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26/04/2019

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di Raffaela Citterio

Il progetto Meetpad della Regione Marche

Una piattaforma di collaborazione multicanale progettata e sviluppata per snellire ed efficientare i processi legati alle Conferenze di Servizio e per velocizzare la conclusione dei processi amministrativi.

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Il 24 agosto 2016 un terremoto di magnitudo 6.0, a cui sono poi seguite altre forti scosse a ottobre e gennaio 2017, ha devastato il Centro Italia, colpendo duramente una gran parte del territorio della regione Marche. Il processo di ricostruzione in queste aree sta comportando una mole di lavoro impressionante: dall’avvenuto avvio alla futura conclusione di tutte le attività previste, sono stimati centinaia di migliaia sopralluoghi da effettuare, pratiche da gestire e interventi di ricostruzione da attivare. Le Marche sono impegnate in un processo che vede coinvolti 85 comuni per una popolazione di circa 350.000 residenti, e comunque 195 comuni marchigiani nei quali almeno un’abitazione privata o un’opera pubblica hanno subito danni. La Regione Marche, tra i diversi interventi finalizzati a governare efficacemente il processo di ricostruzione postsisma, ha avviato il progetto MeetPAd, un percorso teso alla standardizzazione dei procedimenti e allo snellimento dei processi tramite l’adozione di una serie di strumenti di interazione online, gestionali e di condivisione documentale in grado di razionalizzare, rendere più fluidi ed efficienti e semplificare il dialogo da remoto, la collaborazione digitale e la condivisione di contenuti tra i vari enti pubblici coinvolti nella ricostruzione.


Andrea SergiacomiIl progetto MeetPAd
“Il progetto ha preso il via ufficialmente ad agosto 2018, e riguarda in primo luogo le Conferenze di Servizio, gli istituti previsti dalla legge finalizzati all’emissione di provvedimenti amministrativi che comportano l’acquisizione di informazioni di varia natura da parte di diversi enti pubblici - spiega Andrea Sergiacomi, responsabile per l’attuazione dell’Agenda Digitale Marche. Sono previste Conferenze di Servizio per rilasciare autorizzazioni in ambito ambientale, per autorizzare gli scavi tesi a diffondere la banda larga sul territorio, ma oggi le più urgenti sono quelle finalizzate alla ricostruzione post-sisma, visto che circa la metà degli interventi edilizi previsti per diventare operativi richiedono l’attivazione di una o più Conferenze di Servizi. Senza l’ausilio di strumenti digitali adeguati i tempi necessari per esaminare ogni pratica sarebbero molto lunghi. L’obiettivo del progetto MeetPAd è quello di ridurre drasticamente le tempistiche, garantendo nel contempo un elevato livello qualitativo delle analisi e delle delibere. A tal fine abbiamo predisposto un ambiente applicativo e virtuale unico per condurre riunioni a distanza, con validità giuridica, per accedere alla documentazione ufficiale da remoto, per raccogliere informazioni relative ai procedimenti, per gestire in modo unitario i flussi, per produrre, scambiare e formalizzare i documenti necessari alla conclusione del procedimento e per favorire la cooperazione e l’interoperabilità. Altro risultato che ci preme conseguire, è quello di fornire il servizio agli utenti in modalità SaaS, secondo le recenti circolari emanate da AgID (Agenzia Italia Digitale), dunque censendolo nel nuovo catalogo nazionale ‘Marketplace Cloud PA’ ed erogandolo attraverso il nostro datacenter regionale, in via di certificazione, rispettando le specifiche tecniche previste per un Cloud Service Provider qualificato”.

I processi coinvolti
Con riferimento ai servizi digitali correlati alla Conferenza di Servizi telematica, attraverso l’entry point di una scrivania virtuale l’operatore accede a molteplici funzionalità: preistruttoria, per le operazioni preliminari; calendario elettronico; autenticazione per dare valore giuridico al collegamento di una sessione di lavoro; delega attività o sostituzione dell’operatore; protocollazione dei documenti a norma; condivisione di documenti di lavoro; georeferenziazione e visione su mappa dell’area geografica interessata; verbalizzazione automatizzata; gestione conference room integrata con sistemi multipli di videoconferenza; repository dei modelli tramite modulistica standardizzata; integrazione alla firma digitale di atti e documenti ufficiali; integrazione dei sistemi PEC per le notifiche ufficiali. Il tutto attraverso una interfaccia semplice e intuitiva.

L’architettura
La soluzione applicativa MeetPAd, progetto che si inserisce a pieno titolo nell’ambito dell’Agenda Digitale Regionale che riveste un ruolo centrale nell’elaborazione delle strategie di sviluppo del territorio, prevede una architettura a microservizi, e per la sua realizzazione sono state utilizzate le più evolute e consolidate tecnologie open source. Il sistema si avvale, per gli aspetti infrastrutturali, di sicurezza e di interazione tra componenti delle caratteristiche e dei pattern implementativi della piattaforma WS02 Enterprise Integration attraverso la quale l’intera soluzione applicativa è mediata e resa interoperabile, garantendo quindi la conformità alle linee guida AgID in tema di interoperabilità. “Gli elementi chiave del progetto – evidenzia Sergiacomi – sono la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi e dei relativi servizi online, e la dematerializzazione degli atti e documenti da questi derivanti, in chiave interistituzionale (ovvero un unico sistema documentale al servizio di più PA), per quanto di competenza della Conferenza dei Servizi. Le soluzioni vengono implementate su infrastruttura cloud, tenendo conto della progressiva migrazione della Regione Marche verso il proprio sistema di datacenter, sicuro, scalabile, software-defined e verso una virtualizzazione sempre più spinta basata su tecnologie open source”.

Puntare anche sull’intelligenza artificiale
MeetPAd è un progetto poliennale, proiettato al 2021. Nell’ambito di questo percorso è previsto, a tendere, anche l’utilizzo di tecnologie di intelligenza artificiale. “Prevediamo di realizzare una chat bot in grado di interagire con gli utenti, automatizzando così alcuni passaggi, a cominciare dalla richiesta di assistenza e supporto per le più comuni informazioni sull’utilizzo della piattaforma, e di introdurre funzionalità in grado di storicizzare dati e documenti al fine di trovare quei comuni denominatori che potranno snellire ulteriormente gli iter procedurali e automatizzare le ricerche in una knowlegde base interna, suggerendo le migliori modalità di gestione di situazioni analoghe, magari già affrontate dagli amministratori pubblici in diversi periodi temporali – dice ancora Sergiacomi. Si tratta di funzionalità più complesse, che richiedono maggiori approfondimenti anche in termini di sicurezza e conformità normativa, ma ci stiamo impegnando affinché le tecnologie digitali più innovative esprimano tutto il loro valore in termini di servizi ai nostri utenti”.

I benefici attesi
Il progetto è attualmente in fase di realizzazione. Dopo una prima fase in cui sono stati realizzati ambienti di test e collaudo, sono ora in fase di rilascio tutte le funzionalità previste in modalità sincrona insieme ai servizi di interoperabilità con le piattaforme regionali esistenti di archiviazione / protocollazione, PEC e videoconferenza. È previsto inoltre un percorso formativo per gli utenti, nonché servizi di manutenzione e assistenza remota. Oltre alla Regione Marche, che svolge un ruolo di coordinamento, i destinatari e beneficiari di questo progetto sono tutti i soggetti pubblici presenti sul territorio (province, comuni, sovraintendenza ecc.), nonché le associazioni e tutti i soggetti coinvolti nella ricostruzione post-sisma, nell’attuazione del piano regionale banda ultra larga, nei processi di valutazione dell’impatto ambientale, etc. “Riteniamo che questo progetto rappresenti una svolta per lo snellimento, la standardizzazione e la deburocratizzazione di tutti quei procedimenti che richiedono l’intervento di più amministrazioni nel perfezionamento dei processi decisionali – conclude Sergiacomi. L’intento è ridurre i tempi e i costi legati alla richiesta di autorizzazioni per attività edilizie e di impresa, nel pieno rispetto delle normative in essere e dei requisiti tecnici prodotti dai gruppi di lavoro ‘architettura’ e ‘processi’ coordinati da AgID, in tema di semplificazione amministrativa. Al tempo stesso l’infrastruttura realizzata servirà a governare processi e servizi sincroni e asincroni in modo trasversale, a prescindere dallo specifico procedimento, e risulterà un sistema sviluppato per componenti atomiche e micro-servizi facilmente riutilizzabili, e quindi estensibile ad altre applicazioni regionali ed anche sull’intero territorio nazionale, se d’interesse per altre PA”.

 

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