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29/04/2015

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Opentex: l'ufficio postale sempre aperto

La soluzione messa a punto da AGS, disponibile sia onpremise che in cloud, consente di dematerializzare le spedizioni postali in modo semplice, efficace e conveniente

Quanti margini di miglioramenti ci sono ancora nel nostro Paese in tema di ottimizzazione dei processi attraverso una digitalizzazione più spinta? “Moltissimi, soprattutto nelle piccole e medie imprese, che devono competere in mercati sempre più globalizzati e in continua evoluzione. L’importante è rendere disponibili soluzioni che possono risolvere problematiche specifiche, poco invasive, semplici da utilizzare e in grado di garantire un rapido ritorno dell’investimento grazie anche a modelli commerciali innovativi, a cominciare dal cloud”. A parlare così è Oscar Padrin, amministratore unico di AGS (Advanced Global Solution), system integrator nato nel 1998 che vanta una presenza particolarmente significativa nel mondo finanziario e delle telecomunicazioni, con clienti del calibro di Vodafone, Fastweb e Banca Mediolanum, solo per citarne alcuni.

Per dare al mercato le risposte che cerca, nel 2012 la società ha avviato un processo di diversificazione con l’obiettivo di affiancare alla consulenza tecnologica e funzionale sui sistemi IT una vera e propria attività di sviluppo software. Sono così nate due nuove legal
entities, SSD (Software Solutions Designs), specializzata nella progettazione e realizzazione di soluzioni per la gestione delle commesse che permettono di misurare l’impiego delle risorse e le spese generali sostenute su ogni progetto confrontando in tempo reale i valori effettivi con quelli pianificati, e OTE (Open Technology Experts), che ha l’obiettivo di sviluppare e promuovere l’utilizzo della tecnologa open source a tutti i livelli.

 

L’accordo con Poste Italiane
In qualità di azienda fortemente pragmatica, dopo aver individuato nella gestione delle commesse un’area che in Italia presenta ancora ampi margini di crescita, l’attenzione di AGS si è focalizzata su un’altra attività che qualsiasi organizzazione, piccola o grande che sia, deve affrontare quasi quotidianamente: la postalizzazione dei documenti. Per questo, racconta Padrin, “nel 2013 abbiamo stretto un accordo di partnership con Poste Italiane
che ci ha permesso di sviluppare una soluzione, battezzata OpenTEX, in grado di esporre i servizi di Poste Italiane sul web, in particolare per quanto riguarda i servizi di posta prioritaria, raccomandate online, telegrammi e pagamento dei bollettini di conto corrente postali”. Una soluzione che presenta peculiarità interessanti rispetto all’offerta che le stesse Poste Italiane propongono. 

 

I punti di forza di OpenTEX
Un primo aspetto significativo, forse il più importante, è il fatto che OpenTEX opera su una specifica anagrafica che si può integrare in maniera semplice e veloce con tutte le altre anagrafiche presenti nel sistema informativo dei clienti. OpenTEX, inoltre, consente di segmentare i dati presenti nell’anagrafica in maniera molto granulare, per creare gruppi e sottogruppi omogenei: questo permette una allocazione dei costi molto puntuale e la possibilità di calendarizzare gli invii in base alle specifiche esigenze di ogni insieme. La soluzione consente quindi di fatto di effettuare invii massivi di documenti, di storicizzarli e di verificare nearreal-time lo stato di avanzamento della lavorazione di ogni singolo documento.
Oltre a velocizzare e semplificare tutte le operazioni legate alle spedizioni, OpenTEX consente di demandare all’esterno anche le attività di stampa e imbustamento, indispensabili ma molto dispendiose soprattutto in termini di tempo: in pratica il documento viene inviato in formato digitale a Poste Italiane che si occupa di stamparlo e imbustarlo presso i propri centri stampa. In questo modo, oltre a liberare risorse al proprio interno da adibire ad attività a maggior valore aggiunto, i clienti possono beneficiare di ulteriori vantaggi, a cominciare dalle economie di scala che può mettere in atto Poste Italiane in fase di acquisto e scelta della carta - anche riciclata - ottimizzazioni che non sono quasi mai alla portata del singolo professionista o di una azienda di dimensioni medio-piccole.


Semplice e conveniente
“OpenTEX, accessibile all’indirizzo www.opentex.it, è fruibile da qualsiasi tipo di device, fisso o mobile, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 - prosegue Padrin. Ma i vantaggi non si fermano qui. Un altro punto di forza è il modello commerciale che abbiamo messo a punto. Abbiamo infatti deciso di renderlo disponibile in due modalità: sul cloud, per una maggiore facilità e immediatezza di utilizzo, oppure on premise, ovvero installato presso il cliente”.
Inoltre con OpenTEX viene semplificata e ottimizzata anche la gestione di cassa delle spedizioni postali: in caso di fruizione in modalità cloud, infatti, viene eliminata la necessità di acquistare i francobolli, la cui contabilizzazione e tutt’altro che banale, grazie alla disponibilità della modalità pay-per-use attraverso l’acquisto di un credito prepagato, mentre nel caso dell’adozione onpremise grazie agli accordi stipulati da AGS con Poste Italiane è possibile stabilire il pagamento a 30 giorni, semplificando anche in questo caso la gestione amministrativa. Sul portale OpenTEX sono pubblicate tabelle estremamente esaustive che consentono di avere una panoramica completa delle tariffe applicate, nonché un tool che permette di visualizzare immediatamente i risparmi che si possono ottenere inserendo dati reali. Lanciato ufficialmente alla fine del 2014, OpenTEX ha già suscitato un forte interesse presso associazioni, studi professionali e PMI. La Federazione Italiana di Tiro con l’Arco (FITArco) è stata tra i primi a sperimentare la soluzione, verificandone l’efficacia, l’efficienza e la semplicità di utilizzo. “Il primo invio ha riguardato circa 400 documenti, il secondo circa 600, e ora che la soluzione è stata rodata la utilizzeranno regolarmente - racconta Silvia Cottino, product manager di OpenTEX. Abbiamo fornito a FITArco tutto il supporto necessario per integrare OpenTEX all’interno dei loro sistemi informativi e di quelli di alcuni loro interlocutori, mantenendo sempre un allineamento costante”.


Sviluppi futuri
“Naturalmente continuiamo a investire per rendere il servizio sempre più efficiente e, soprattutto, utile”, assicura Padrin. AGS, ad esempio, sta lavorando per far si che l’anagrafica di OpenTEX possa diventare l’unica anagrafica centralizzata dei sistemi informativi presenti all’interno delle aziende clienti. Inoltre è in fase di sviluppo un PEC Manager che consentirà all’utente in alternativa di inviare la corrispondenza tramite un messaggio di Posta Elettronica Certificata. Sempre nell’ottica di offrire un servizio sempre più completo è stata siglata una partnership con Euronovate, azienda attiva nel mercato della firma grafometrica, che consente di acquisire e apporre la firma di un documento in formato elettronico. “Vogliamo permettere ai nostri clienti di aggiungere una funzionalità di verifica supplementare nei propri flussi documentali - puntualizza Padrin. Non stiamo parlando necessariamente di firme aventi valore legale, un livello di controllo persino eccessivo parlando di spedizioni postali, ma un passaggio che consente di tracciare il percorso che viene fatto dai documenti inviati all’esterno attraverso la postalizzazione”.
Nel corso del 2015 AGS intende investire in modo consistente per dare visibilità a OpenTEX impegnandosi anche a costruire un ecosistema di business partner motivato e qualificato in grado di accelerare la penetrazione della soluzione su tutto il territorio nazionale. Non dover più perdere tempo all’ufficio postale per spedire lettere, raccomandate e telegrammi, infatti, è il sogno di tutti.

 

 

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