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23/05/2012

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Per Olivetti il futuro negli ambienti d'ufficio deve essere paperless

Documenti digitali legalmente validi grazie alla firma grafometrica per eliminare i costi della dematerializzazione.

 

Documenti digitali legalmente validi grazie alla firma grafometrica per eliminare i costi della dematerializzazione

 

 

 

Perché, sia nelle aziende che nella pubblica amministrazione, si continuano a spendere somme ingenti per dematerializzare documenti generati in maniera tradizionale, vale a dire cartacea? La risposta è semplice: perché si è convinti che solo così i documenti originali (contratti, ordini, richieste e attestazioni di vario genere) abbiano valore legale.

 

“La vera sfida della gestione documentale, oggi, è proprio questa: abilitare quello che viene comunemente chiamato ‘contratto nativo digitale’, attraverso soluzioni che risolvano contestualmente tutte le complessità tecnologiche, normative e di usabilità”, conferma Ottaviano Tagliaventi, marketing document management di Olivetti, società presente nel mercato della dematerializzazione con la soluzione HDO, Hub Documentale Olivetti, una suite completa di servizi erogati quanto più possibile in modalità cloud, che copre tutto il ciclo del documento, dalla creazione in formato digitale, oppure dalla più tradizionale dematerializzazione del documento nativo cartaceo, all’inserimento dello stesso, diventato elettronico, nei processi di gestione e validazione aziendale, sino ad arrivare alla conservazione del documento a norma di legge per tutto il tempo prescritto dalle normative nazionali e internazionali.

 

 

Arriva la firma grafometrica

 

 

Olivetti ha affrontato e risolto brillantemente questa complessità, lanciando, lo scorso anno, soluzioni di dematerializzazione dei documenti basate sulla cosiddetta firma grafometrica che consente al documento così sottoscritto di avere lo stesso valore legale di un documento firmato in maniera tradizionale. Per l’acquisizione della firma autografa, infatti, sono disponibili oggi tavolette per la firma (dette signature pad) che non solo catturano l’immagine della firma ma anche i suoi parametri comportamentali (grafometrici) che la normativa riconduce alla classificazione di dati biometrici.


In altri termini, questa tecnologia consente di catturare non solo quello che si può ‘vedere’ – e, quindi, copiare – ma anche quello che ‘non si può vedere’, e che quindi non è possibile falsificare in alcun modo. Un signature pad per firma grafometrica di fatto permette di acquisire per ogni punto della firma, effettuata con speciali penne elettroniche, la pressione esercitata sulla penna, il ritmo, la velocità di scrittura (e di conseguenza l’accelerazione), rendendo disponibile una fotografia molto accurata dei dati grafometrici che rendono unica e irripetibile una firma, consentendo di ricondurla con estrema precisione a chi l’ha generata. D’altro canto, si obbliga chi l’ha in custodia ad ottemperare a tutti gli obblighi previsti dalla normativa vigente, inclusi quelli sulla privacy (tema tutt’altro che irrilevante).


Pensare che la firma grafometrica si riduca all’acquisizione di una firma con questi dispositivi è quindi limitativo. Ciò che dà valore legale al documento è il processo che Olivetti ha implementato e propone, utilizzando certamente questi nuovi strumenti, ma che del processo sono solo la parte più visibile al cliente finale.


La firma grafometrica, dunque, è uno strumento che consente di dematerializzare i documenti che devono essere sottoscritti con firma autografa direttamente all’origine. Il fatto che questa modalità sia ormai ampiamente riconosciuta lo dimostra l’elevato numero di istituzioni finanziarie tenute ad ottemperare per legge al requisito di forma scritta che l’hanno adottata, scegliendo nella maggior parte dei casi le soluzioni Olivetti, che solo nell’ultimo anno ha implementato in Italia ben 56.000 punti firma.

 

R.C.
 

 

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