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OfficeLayout - Case History & Inchieste
 

10/05/2017

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di Paola Cecco

I nuovi spazi di ABB per lavorare smart

L’iniziale necessità di riorganizzare gli spazi per aumentarne l’efficienza di utilizzo, lascia il posto alla volontà di ripensare il concetto stesso degli ambienti di lavoro e la logica del loro utilizzo.

ABB

“Il nostro modo di lavorare cambia, si sta meno tempo alla scrivania, c’è più mobilità interna ed esterna all’azienda, cresce il lavoro in team – spiega Silvio Tentori, Country Real Estate Manager di ABB Italia –. È sorta quindi l’esigenza di spazi nei quali le persone potessero svolgere al meglio sia compiti individuali, sia attività con una forte componente relazionale”. 
Nasce così il progetto “SpazioA”, declinazione italiana della strategia di Gruppo “Workplace 2020” che prevede la razionalizzazione degli spazi ufficio e, contestualmente, l’incentivazione di forme innovative del lavoro. L’intervento ha finora interessato circa 3.000 dei 16.000 mq nei quali sono stati applicati nuovi criteri nell’organizzazione del layout interno, affinché rispondesse con maggiore coerenza alle esigenze spaziali del lavoro “moderno”, favorendo l’adozione di stili di vita più sani. 
“Molteplici gli aspetti presi in considerazione per traguardare ciò che i trend in atto nella progettazione di spazi ufficio suggerivano per il futuro – prosegue Tentori – come la presenza in azienda di generazioni differenti e l’implementazione di tecnologie di collaboration che abilitano nuove abitudini lavorative. Sebbene infatti la popolazione in azienda sia composta da una proporzione equilibrata fra old e young generation, nella progettazione dei nuovi uffici abbiamo tenuto conto delle esigenze dei leader del futuro. Attraverso la tecnologia sono stati invece migliorati i sistemi di gestione dello spazio, la flessibilità, la sicurezza e la sostenibilità. 
Iniziative che stanno portando a una rivoluzione culturale definita dai nuovi layout dello spazio di lavoro: uno spazio condiviso, ma arricchito con diversi worksetting che possono essere scelti dalle persone in azienda in funzione dell'attività lavorativa da svolgere.
Non si è trattato quindi di un semplice restyling, ma di un’operazione che, frutto di una stretta collaborazione tra le funzioni Real Estate, Human Resources e Information Systems,  ha permesso di ridefinire le funzionalità degli spazi, le dotazioni tecnologiche e le policy di utilizzo degli stessi in relazione ai nuovi stili di leadership orientati al lavoro per obiettivi. ‘SpazioA’ rappresenta quindi un’importante leva di innovazione che verrà estesa all’intero edificio e che già coinvolge altre sedi italiane”.




Un caso di co-design, tra progettista e cliente

Il team di DEGW ha affiancato ABB nella progettazione degli spazi attraverso il tipico modello di consulenza che integra e caratterizza la sua offerta progettuale, con un articolato processo d’indagine sui modi di lavorare dell’azienda come strumento fondamentale per la progettazione e l’ottimizzazione dei nuovi spazi di lavoro.
Gli spazi in origine erano organizzati secondo un classico layout composto principalmente da uffici chiusi, alcune postazioni in open space e rari ambienti condivisi per il lavoro di gruppo o individuale. L’analisi dell’utilizzo degli spazi è stata condotta attraverso la raccolta di dati oggettivi, con la Time Utilization Survey che ha monitorato 300 postazioni di ogni tipo per due settimane, e informazioni soggettive, attraverso una Workplace Performance Survey che ha coinvolto tutte le 1.200 persone che vi lavorano. Il quadro delineato ha messo in evidenza un utilizzo degli spazi non costante: uffici chiusi utilizzati per il 40% del tempo lavorativo, elevata mobilità interna (20%), presenza in sede al 58%.
Gli spazi offrivano dunque grandi potenzialità per ridefinire gli standard spaziali e progettare un layout completamente nuovo un distillato di diversi scenari possibili, regolarmente condivisi, in fase di consulenza, con il board aziendale evidenziandone vantaggi, criticità e impatti economici, quindi di un grande lavoro di squadra tra DEGW e ABB. 
Il risultato è l’adozione di un full open space e un incremento degli spazi di supporto fino al 30%. Ispirato al concetto dell’activity based working, il progetto ha infatti previsto al fianco delle sale meeting tradizionali, nuovi worksetting come le Quiet Room, i Phone Booth, la Library, i Chat Sofa, l’area Brain Storming. Sono stati anche progettati spazi ad hoc, modulabili in base allo stato di avanzamento delle attività, per gruppi di lavoro specifici come quelli per le task force dell’area Ingegneria. Ambienti flessibili in grado di riconfigurarsi, senza costi aggiuntivi di re-layout, in funzione della dimensione dei team di lavoro che variabili in funzione delle diverse commesse.
Per accompagnare al meglio l’utilizzo del nuovo habitat ufficio, gli apporti Information Systems e Human Resources sono stati fondamentali: il primo per supportare la mobilità e l’abilitazione tecnologica degli spazi, studiando un nuovo sistema la prenotazione delle sale meeting e di altri supporti e associandovi funzioni potenziali come il billing, l’ordinazione di facility come catering o allestimenti particolari, il tutto anche attraverso tool informatici multilingua che massimizzano la disponibilità degli spazi e riducono i tempi di non utilizzo; il secondo per agire sul fronte culturale, sui comportamenti (come il tono di voce, il controllo dei cellulari, la clean desk policy), sulla circolazione delle informazioni, sui nuovi stili di leadership dove i responsabili condividono con i collaboratori gli stessi spazi di lavoro.

Un luogo in cui vivere nuove forme di socialità 
I nuovi spazi di ABB sono espressamente progettati per concorrere a un processo di innovazione, per creare un luogo in cui “vivere” una socialità differenziata a seconda delle necessità; per rafforzare il senso di appartenenza; per incrementare il comfort ambientale attraverso la scelta dei materiali e dei colori, il controllo della luminosità e dell’acustica, la funzionalità del layout. 
Ciò dimostra che i progetti architettonici dedicati alle nuove forme “smart” del lavoro contemporaneo, quando ben condotti, significano non solo “sostenibilità” economica e migliori energie per l’habitat ufficio, ma anche razionalità nel consumo del suolo e delle risorse esistenti, liberando altrettante energie per nuovi usi potenziali sul territorio.

ABB

“A distanza di qualche mese dall’insediamento nei nuovi uffici – conclude Tentori – i riscontri rilevati al nostro interno sono positivi sia per quanto attiene la qualità sia per la disponibilità e la differenziazione dei nuovi spazi ufficio. Le persone percepiscono il rinnovamento e cercano di farlo proprio anche modo di lavorare.
La difficoltà maggiore è il cambio di mentalità delle persone in azienda, che vanno guidate nell’utilizzo dei nuovi spazi e strumenti affinché siano stimolate a uscire dalla propria ‘area di comfort’ per spingersi a esplorare nuove situazioni di lavoro individuale e di team.
Emblematico il caso della brain storming area che, seppur apprezzata per allestimento, comfort e tipologia di arredi non convenzionali, ha suscitato più di una perplessità per la mancanza di tavoli o appoggi per poter utilizzare laptop o prendere appunti in modo tradizionale. Non sì è quindi visto, aldilà delle forme e dei colori, il profondo cambiamento nelle modalità lavorative che si è voluto introdurre con i nuovi allestimenti. Credo che ci vorrà tempo e un corretto supporto formativo, per portare le persone a un livello di maturazione e consapevolezza che permetta di comprendere come il progetto dei nuovi spazi abbia abilitato la possibilità di esprimersi in modo differente, valorizzando comportamenti già in atto, ma sinora limitati da spazi più tradizionali”.

(Foto: Dario Tettamanzi)

 

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