Mitel
OfficeLayout
 

23/06/2017

Share    

di Alessio Cipolla

Le nuove sale riunioni

La condivisione e la collaborazione, alla base del sistema di lavoro contemporaneo, portano alla moltiplicazione degli spazi riunione, ambienti sempre più informali e diversificati

AnauniaAnaunia

Come atolli facenti parte di uno stesso arcipelago, nascono all’interno dell’ufficio una moltitudine di spazi di incontro diversi per funzioni, dimensioni e caratteristiche. Ambienti che affiancano le più tradizionali sale riunioni con l’obiettivo di supportare le attività interne. L’evoluzione delle modalità lavorative ha infatti evidenziato criticità legate alla difficoltà di far coesistere, in uno stesso ambiente, attività di condivisione e collaborazione con compiti che richiedono concentrazione. L’ufficio è diventato così molteplice e ibrido, e si arricchisce di una moltitudine di spazi concepiti per supportare incontri di brainstorming, condivisione, scambio e sviluppo di idee, come anche attività che richiedono concentrazione e riservatezza.
La classica sala riunioni viene così declinata al plurale in spazi di diverse dimensioni, più o meno attrezzati e più o meno informali, secondo funzioni ed esigenze diverse da azienda ad azienda. Spetta al progettista il compito di individuare il numero, le dimensioni e le posizioni di questi ambienti, calibrando l’offerta di spazi di incontro e riunione in base a un’attenta analisi dell’organizzazione, delle attività e del modo di fruire gli spazi. Per massimizzarne le possibilità di utilizzo, i criteri di scelta di allestimenti e arredi premiano caratteristiche quali la flessibilità e la riconfigurabilità. Mentre la tecnologia assume un ruolo di primo piano abilitando, attraverso l’integrazione e l’interoperabilità dei diversi sistemi, nuovi modi di interagire e collaborare. Fondamentale in tal senso il ruolo del system integrator che media tra le esigenze del cliente e l’offerta di tecnologie evolute, proponendo soluzioni user friendly che permettono di settare, in modo semplice e immediato, sistemi audio/video e parametri ambientali in funzione dei bisogni individuali.

Spazi di incontro e riunione a supporto delle attività interne 
In un contesto ufficio profondamente modificato cade la contrapposizione tra spazi di riunione e aree operative in openspace; gli incontri in azienda perdono la formalità del passato per divenire un luogo di condivisione e collaborazione a supporto delle attività svolte alla scrivania. “I compiti che l’individuo svolge quotidianamente possono essere ricondotti ad attività di tipo individuale che richiedono concentrazione, come la produzione di contenuti che non presuppongono lo scambio o l’interazione con i colleghi, e ad attività di collaborazione che implicano invece la comunicazione e la condivisione di informazioni – spiega l’architetto Cristiana Cutrona, titolare dello studio REvalue –. Sono nate in questi anni nuove tipologie di spazi con l’obiettivo di alleggerire la postazione di lavoro, spostando in aree a corollario dell’open space le attività rumorose e disturbanti, come anche le attività che richiedono elevati livelli di privacy. Ne deriva che l’area di lavoro non è più solo la scrivania, ma tutto l’ambiente costituito dalla postazione e dall’insieme di piccoli e dinamici ambienti attorno a essa. Se dunque le tradizionali sale riunioni, usufruibili mediante prenotazione, sono abitualmente localizzate in aree periferiche, ad esempio in prossimità dei connettivi verticali, come gli sbarchi ascensori, per consentirne una condivisione tra più piani; i nuovi setting, fruibili liberamente, trovano collocazione nelle immediate vicinanze delle aree operative.  Negli uffici contemporanei convivono dunque diverse tipologie di spazi: quelli “pubblici” rappresentati dalle sale riunioni tradizionali dedicate a incontri più formali, quelli “privati” identificabili con la postazione lavoro e gli spazi-filtro, il “connettivo” o il “tessuto poroso” che, travalicando il concetto obsoleto di corridoio, accoglie i worksetting che rappresentano l’estensione della scrivania.
Nel futuro assisteremo presto al superamento del modello ibrido, che verrà sostituito da un modello adattivo, sempre più fluido e poroso, in cui i confini tra pubblico, privato e filtro saranno sempre meno definiti, ogni worksetting sarà liberamente riconfigurabile dall’utente in relazione all’esigenza del momento di maggiore privacy o condivisione.” La trasformazione del modo di vivere gli ambienti di lavoro influenza le scelte progettuali e di allestimento. Le nuove tipologie – dedicate principalmente ad attività di brainstorming, incontri one-to-one, focus group, videoconferenze e telefonate riservate – diventano infatti più informali e differiscono gli uni dagli altri per dimensione, dotazioni e allestimenti.

L’allestimento della sala riunioni, dalla specializzazione alla riconfigurabilità
In funzione della disponibilità di spazi di riunione, il progettista può decidere di creare ambienti specializzati con layout diversi per ogni attività oppure, dove gli spazi sono limitati, optare per flexible room con setting flessibili e facilmente riconfigurabili in relazione dell’attività del momento. Anche la frequenza d’uso ha un peso determinante nelle scelte di allestimento, come chiarisce l’architetto Cutrona: “Se l’utilizzo di un determinato ambiente è limitato a 2/3 volte la settimana, come progettista devo fare in modo che per il restante tempo lo stesso possa essere impiegato per altre attività. Vengono quindi scelti arredi flessibili, più leggeri e mobili, che permettono di passare, ad esempio, da una configurazione con tavolo riunione unico a configurazioni a banchi per workshop o training. Il tavolo deve essere quindi adattabile e consentire molteplici funzioni, offrendo magari la possibilità di essere chiuso e trasformato in lavagna per il lavoro in team. Nella riconfigurazione della sala l’utente deve essere indipendente, cioè deve poterne modificare l’assetto degli arredi in modo intuitivo e senza richiedere l’intervento di personale specializzato”.
In questi ambienti il classico tavolo riunioni, bello ed elegante, si è via via trasformato in elemento di arredo multifunzionale, predisposto per il lavoro di gruppo durante il quale bisogna condividere, interagire, comunicare, collaborare, creare, e svolgere tante altre attività ormai indispensabili nel lavoro d’ufficio. Le principali caratteristiche richieste per questo tipo di tavoli, sono un design ricercato e attuale, l’ergonomia nel rispetto delle vigenti normative in materia, disponibilità e impiego di materiali di tendenza, qualità al top, dimensioni del piano di lavoro ampie, componibilità e trasformabilità, possibilità di realizzare fuori misura, nonché la predisposizione e l’integrazione di tecnologie informatiche indispensabili nei tavoli di ultima generazione. A completamento della sala, vengono previsti mobili contenitori, boiserie, librerie, madie, porta tv, supporti e contenitori multimediali, etc, tutti elementi caratterizzati da un evidente aspetto estetico, da una buona funzionalità, e da un’efficace tecnicità. Parola d’ordine leggerezza ed eleganza, senza perdere di vista anche in questo caso le utilissime soluzioni destinate a contenere tecnologie indispensabili per il lavoro di gruppo, anche a distanza.

Il valore dell’integrazione dei sistemi tecnologici
L’evoluzione della tecnologia guida il cambiamento verso un nuovo modo di interagire attraverso strumenti di collaborazione idonei alla trasmissione di concetti, idee, progetti e informazioni. “Il cambiamento del modo di lavorare stravolge i paradigmi della comunicazione attraverso l’utilizzo dei mezzi tecnologici come ‘canale espressivo’” sottolinea Luciano Zoccoli, managing director di Ayno. “In piedi, davanti a uno schermo di grande formato che visualizza contenuti si può trasmettere l’emotività che il fisico esprime con i movimenti e le gestualità: rabbia, disinvoltura, scoraggiamento, felicità, ecc…, unendo due canali di comunicazione: il body language e il content”. Le sale riunioni diventano dunque il contenitore privilegiato e lo strumento fondamentale per l’elaborazione di contenuti e l’espressione della creatività individuale e di gruppo. Per svolgere tali funzioni, la sala riunioni necessita quindi di apparati per la visualizzazione di PC in modalità wireless, lavagne interattive per lo sviluppo di idee, sistemi per comunicare con l’esterno, come la videoconferenza o l’audioconferenza, sistemi di prenotazione di sala, microfoni, monitor, telecamere, ecc. Tecnologie in grado di consentire alle persone di “relazionarsi” e collaborare in uno spazio condiviso che può essere reale o virtuale. Va però sottolineato che per realizzare un sistema ergonomico e funzionale, è importante coinvolgere – nelle fasi di acquisto, realizzazione e l’installazione delle strumentazioni – diverse figure aziendali: non solo l’IT Manager e il technology buyer, ma, anche il progettista che si occupa dello space planning, passando dal responsabile dei servizi generali, il marketing manager e il responsabile risorse umane”.

Ayno Microsoft_Surface-Hub

Ayno Microsoft_Surface-HubL’obiettivo del system integrator è quello di mettere a disposizione del cliente un’offerta tecnologicamente avanzata, qualitativamente ed esteticamente accattivante, ma soprattutto user-friendly come racconta Ruggero Tagliabue, direttore commerciale di Tagliabue Sistemi: “Il lavoro del system integrator è influenzato dal continuo processo di innovazione tecnologica che porta a selezionare la soluzione più adatta analizzando le reali esigenze del cliente. L’obiettivo è rendere gli strumenti di comunicazione efficaci, ma soprattutto accessibili e semplici da usare. Sempre più per le connessioni si utilizzano sistemi wireless attraverso i quali è possibile condividere documenti senza la necessità di un collegamento cablato tra i diversi dispositivi, con una netta riduzione degli ingombri. Parallelamente le tecnologie video costano sempre meno e si arricchiscono di nuove funzioni grazie all’impiego di software e dispositivi touch, che trasformano il monitor in lavagna multimediale e interattiva da utilizzare per aprire documenti, scrivere appunti direttamente sullo schermo e per trasmettere velocemente gli esiti dell’incontro a device personali o a un gruppo di lavoro che opera da remoto. In molti casi i video integrano telecamera e microfono, per sessioni di videoconferenza rese disponibili, a costi accessibili e senza infrastrutture di sala, anche da servizi offerti in cloud. L’innovazione tecnologica investe anche il tema della gestione degli spazi di riunione. Per aziende con un numero elevato di sale riunioni, il modo di prenotare è ormai reso facile da software di messaging e scheduling e da pannelli fuoriporta che permettono di gestire l’apertura della sala, resa accessibile solo all’utente che l’ha prenotata”.
Il benessere delle persone passa anche attraverso la qualità ambientale dei luoghi di lavoro, nelle sale riunioni, dove la permanenza può anche essere di molte ore. “Mettere l’uomo al centro significa dare un livello di comfort accurato per l’utente con sistemi di controllo e domotica di sala dal semplice uso – prosegue Tagliabue –. Nelle meeting room c’è un’accentuazione delle esigenze per il comfort perché si utilizzano sistemi audio-video che richiedono un accurato studio di acustica e illuminazione. Va infatti tenuto sotto controllo il fenomeno di riverbero che si può generare durante un’audio-conferenza creando difficoltà nella comprensione del parlato, come anche la riflessione della luce quando si utilizzano monitor o si proiettano immagini. Sempre più le funzionalità di gestione vengono rese disponibili direttamente sullo smartphone consentendo di memorizzare preferenze personali in termini di ambiente, luce, temperatura, apertura o chiusura tende, ecc.”.

 

TORNA INDIETRO >>