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02/11/2017

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di Paola Cecco

Le nuove meeting room, tra reale e virtuale

Dall’analisi di uno fra gli ambienti maggiormente soggetti a una rivoluzione compositiva, conseguente alle trasformazioni dei metodi di lavoro, ha origine l’analisi sul ruolo delle tecnologie nel mondo dell’ufficio.

DauphinL’evoluzione delle meeting room, passate da pochi ambienti di grandi dimensioni alla successione di sale più piccole, ma allo stesso tempo più funzionali perché pensate per specifiche esigenze, diventa il banco di prova per l’implementazione di nuovi servizi e prodotti proposti dalle aziende del settore IT.

In che modo le tecnologie possono rendere gli spazi di riunione più produttivi ed efficienti?

Che vantaggi possono scaturire dalla collaborazione tra architetti e system integrator?

Come avvicinare i clienti alla tecnologia per far sì che ne siano sfruttate tutte le potenzialità?

Quali i rischi porta l’implementazione dei nuovi servizi in cloud per la sicurezza e la privacy?

Temi scottanti, che portano in primo piano il ruolo delle tecnologie di comunicazione come leva per la trasformazione di questi ambienti dal punto di vista fisico e sul piano virtuale con nuove modalità di svolgimento degli incontri. Numerose le chiavi di lettura e le prospettive sul futuro delle tecnologie, sempre più basate su sistemi aperti, scalabili, e orientate all’Internet of Things e all’Intelligenza Artificiale. Il traguardo auspicabile riguarda non solo l’aggiornamento delle infrastrutture e dei sistemi tecnologici per incrementare l’efficienza dei meeting, ma anche lo studio di soluzioni cloud che mantengono attivo il lavoro svolto anche successivamente all’incontro.

La tavola rotonda organizzata da Officelayout con i rappresentanti delle aziende di rilievo nel settore delle tecnologie per la comunicazione – Canon, Cisco, Epson, NEC Display Solutions, LG Electronics e Samsung – ha approfondito questi temi tracciando le prospettive del futuro.

I trend per le meeting room: nuove dimensioni e nuovi strumenti
Cambiano i modi di lavorare e si trasformano gli ambienti fisici: le sale riunioni, da spazi di grandi dimensioni diventano più piccole, più numerose e specializzate. Di conseguenza anche la tecnologia si adegua, studiando nuove soluzioni per garantire qualità audio-visiva e consentire nuove modalità di interazione. Sistemi sviluppati per la durata della riunione, ma anche per le fasi pre e post incontro, per aggiornare i documenti in formato nativo, aggiungerne in modo asincrono rispetto agli altri partecipanti e garantire la qualità della presenza da remoto. La tecnologia deve essere user friendly e basarsi su infrastrutture certe, per fare in modo che l’utente sia spinto a sfruttarne le potenzialità. Parole d’ordine: zero manteinance e fluidità dei sistemi.

Enrico MioloEnrico Miolo, sales Cisco Collaboration
Nelle nuove sale riunioni è presente un forte dualismo tra spazi fisici e virtuali, fra loro imprescindibili nell’era dello smart working. Cisco propone diversi scenari in funzione delle caratteristiche dimensionali e del tipo di utilizzo di ogni spazio per le riunioni: dalla piccola sala personale alla quiet room, dalla sala formazione sino alla sala consiglio. 
Va sottolineato che il meeting non può ridursi unicamente all'esperienza in real time, perché tipicamente ci sono anche una fase di preparazione e una fase successiva all’incontro, entrambe fondamentali. La tecnologia dunque, oltre ad abilitare la conversazione real time con la massima definizione, qualità e semplicità, deve abilitare la condivisione delle informazioni anche nelle fasi precedenti e successive; anche in questo caso il cloud permette di creare ‘stanze’ virtuali asincrone che supportano il workflow dei vari partecipanti prima e dopo la data della riunione. 

Carla ConcaCarla Conca, business manager Visual Istruments, Epson
Come fornitori di soluzioni visual siamo andati incontro all’esigenza di avere spazi di riunione di dimensioni ridotte, per 3-4 persone, predisponendo proiettori a ottica ultra corta, si hanno così proiezioni di dimensioni fino a 100 pollici che combinano alta definizione e la possibilità di visualizzare dati come se si trattasse di monitor. 
Il mondo della videoproiezione si sta spostando verso soluzioni lampless con sorgente laser che, una volta installati, non necessitano manutenzione per la sostituzione delle lampade, il videoproiettore diventa così un monitor virtuale che si materializza solo quando acceso. 
È poi fondamentale offrire un ambiente aperto per garantire l’interoperabilità dei sistemi, motivo per cui i nostri proiettori sono predisposti per interagire con i sistemi operativi più diffusi e per una facile integrazione nel proprio ambiente di lavoro. 
 
Massimiliano CarlesiMassimiliano Carlesi, corporate sales manager, NEC Display Solutions
Analizziamo con il cliente la conformazione degli spazi di lavoro e le esigenze di interazione proponendo soluzioni visual che vanno dalla classica proiezione, utilizzata in ambienti di una certa dimensione quali board room o auditorium, ai più moderni monitor utilizzati in ambienti di dimensioni ridotte dove vengono organizzati meeting più frequenti con team più snelli che implicano un diverso utilizzo delle tecnologie. 
Un trend molto sentito è quello dell’interattività dei sistemi, quindi la possibilità di avere superfici touch di varie dimensioni che rappresentano l’evoluzione della tradizionale lavagna. Le metodologie di lavoro “agile”, portano infatti a organizzare riunioni di project management, molto brevi e frequenti, che invitano i partecipanti ad alzarsi, muoversi e interagire con il supporto di post-it per dare forma alle idee. In risposta a queste modalità lavorative abbiamo sviluppato soluzioni che offrono le stesse possibilità, sia per l’interazione orizzontale (tavoli touch) sia verticale (lavagne e pareti scrivibili). Si tratta di soluzioni che consentono la massima flessibilità nel modo di lavorare rendendo le elaborazioni create durante la riunione disponibili per lavorarvi in seguito. 

Stefano PanzettaStefano Panzetta, pre sales team leader Samsung Electronics Italia,
Samsung da diversi anni si sta focalizzando sulla proposta di soluzioni più che di prodotti. Nel settore delle meeting room il trend è il grande formato interattivo con un’intelligenza di base all’interno del System on Chip (SOC) integrato.  Il monitor una volta acceso presenta già funzioni interattive che permettono di disegnare in modalità touch; con l’aggiunta di un PC embedded (standard OPS) le funzionalità si ampliano ulteriormente ed è possibile collegarsi a internet e gestire in tempo reale testi, presentazioni, pagine web, video e ogni altro file utilizzato durante la presentazione. Si possono inoltre condividere documenti in modalità wireless con tablet e smartphone senza dover ricorrere a software o App dedicati. La riunione può includere anche i partecipanti da remoto, sfruttando le soluzioni Smart Conference, che combinano le soluzioni visual Samsung con la tecnologia di videoconferenza di partner terzi.

Claudio FassiottiClaudio Fassiotti, vertical segment key account manager Canon Italia
Qualità, innovazione e integrazione dei sistemi sono le parole d’ordine per una buona riuscita del progetto. L’esperienza maturata nel campo della fotografia ha portato Canon allo sviluppo di proiettori con ottiche ad altissima qualità, che permettono di realizzare schermi di grandi dimensioni e avere immagini perfettamente a fuoco. Inoltre grazie a queste ottiche è possibile installare il videoproiettore a distanze estremamente ridotte rispetto alle soluzioni esistenti. Un altro aspetto molto importante è la gestione dei contenuti da parte dell’utente che deve poterne fruire in modo rapido e immediato, diventa quindi fondamentale avere la possibilità di gestire segnali in diverse modalità, ad esempio Wi-Fi, HDBaseT, ecc. 
Lavoriamo anche nell’ottica facilitare il lavoro di un trainer, con videoproiettori che consentono di registrare in live la propria lezione o spiegazione, in modo da non dover replicare il contenuto degli incontri e di inviarlo a chi non ha potuto parteciparvi. 

Luca RussoLuca Russo, sales manager, Av specialist LG Electronics
Diversi sono gli aspetti che caratterizzano le moderne meeting room, innanzitutto la tecnologia deve offrire la possibilità di collaborare in maniera fluida e deve essere fruibile e condivisibile da tutti.  L’obiettivo primario è la creazione di spazi comuni con la giusta proporzione fra fisico e virtuale, fra luce e audio, tra realtà aumentata e soluzioni tecnologiche che permettono di raggiungere un mix perfetto per un’esperienza unica.  L’on/off delle tecnologie può essere automatizzato attraverso sistemi di riconoscimento biometrico che settano i parametri di illuminazione, audio e video secondo le preferenze di chi accede alla sala. L’impiego di reti Wi-Fi per il trasferimento dei dati introduce un tema scottante quello della sicurezza e la tutela della privacy, fra diritti del lavoratore e dispersione di dati sensibili. 


Le riunioni del futuro 
Cloud, Intenet of Things, Intelligenza Artificiale e Realtà Aumentata ampliano le funzionalità delle sale meeting con sviluppi ancora tutti da indagare. 

Massimiliano Carlesi, Nec 
Nel futuro si assisterà a una separazione tra i servizi e le interfacce di input/output della comunicazione; se infatti la parte di servizi sarà annegata nella rete e nel cloud, in modo integrato e pervasivo, l'interazione dell'utente con i dispositivi sarà sempre più vocale e gestuale. I display saranno integrati direttamente nelle pareti che nelle versioni più evolute, diventeranno esse stesse dispositivi di output video. Parallelamente con la diffusione dell’IoT si avranno a disposizione una serie di dati che permetteranno di valutare per esempio l’efficienza dei meeting, con report a supporto dell’organizzazione aziendale e delle attività HR.

Enrico Miolo, Cisco
Fra le novità imminenti e rivoluzionarie vi è l' Intelligenza Artificiale su cui Cisco sta investendo anche con la recente acquisizione di MindMeld, società che si occupa di sistemi di Intelligenza Artificiale integrabili in futuro nelle nostre soluzioni per i meeting. Probabilmente ci sarà una ulteriore semplificazione dovuta all’utilizzo di comandi vocali durante i meeting e all’utilizzo di BOT che, per esempio, potrebbero creare in automatico il verbale della riunione. Il nostro sito https://projectworkplace.cisco.com è già oggi disponibile in realtà aumentata. 

Carla Conca, Epson
Un'altra possibilità legata al lavoro collaborativo è data dalla realtà aumentata. Una tecnologia che nata per l'industria e il campo sanitario è ora applicata anche a mostre, siti archeologici o percorsi culturali. Epson produce dei visori ‘see through’ che permettono di sovrapporre al proprio campo visivo delle informazioni aggiuntive. Il software è un sistema aperto basato su Android che lascia aperti sviluppi e soluzioni ad hoc anche in ambito corporate per arricchire l’esperienza dei meeting. 

Stefano Panzetta, Samsung
Samsung sta sviluppando soluzioni interattive con tecnologia SOC (System-on-Chip) di ultima generazione, sicure, flessibili e semplici da utilizzare. Con la recente acquisizione di Harman si può prevedere in futuro un’evoluzione dell’offerta che includerà anche la parte audio e la gestione della domotica di sala. L’interazione vocale è un altro tema su cui Samsung sta investendo molto e che potrà certamente in futuro rendere ancora più “natural” la gestione delle riunioni.

 

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