Intelligenza Artificiale 2019
Applicazioni
 

29/08/2019

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di Paolo Morati

Movimentare (anche) le informazioni

L’esperienza della multinazionale tedesca KION Group tra messaggi e fatturazione elettronica.

Stefano Tagliabue

Oltre 33.000 dipendenti distribuiti in più di 100 paesi, più di 1,4 milioni di carrelli, oltre 6000 magazzini automatici consegnati ai clienti in tutti e sei i continenti, e un fatturato di 8 miliardi di euro nel 2018. Sono questi alcuni dei numeri di KION Group, multinazionale tedesca specializzata in sistemi di movimentazione dei materiali e che opera sul mercato con i brand Linde, STILL, Dematic, Baoli, Fenwick e OM Voltas. “KION è il più grande produttore di carrelli in Europa ma anche il secondo più grande leader mondiale nello sviluppo di tecnologie per l’integrazione della supply chain e l’automazione di magazzino”, spiega Stefano Tagliabue, Senior Director IT EMEA South East di KION Group.

Pensare in digitale
Una realtà estesa come quella di KION Group, operativa su più versanti e con diverse organizzazioni e brand (vedere box in queste pagine), ha un lunga storia fatta di periodiche innovazioni e sviluppi per rispondere alle esigenze del mercato e dei suoi utenti di riferimento. Oggi la sua ambizione è quella di diventare una ‘double digit company’ e questo anche grazie alla strategia 2027 che ha messo al centro i temi di automazione, digitalizzazione e innovazione come alcuni dei suoi principali campi di azione. E che necessariamente vede quindi la struttura IT evolversi di conseguenza. “Non è una novità il fatto che il ruolo del Cio stia cambiando sotto la pressione delle nuove tecnologie digitali; nel contempo KION, come altre realtà, ha creato la nuova posizione di Digital Officer ricoperto da Susanna Schneeberger, che ha oggi il compito di orchestrare e immaginare una nuova organizzazione IT, di cui anch’io faccio parte, e di attuare nel Gruppo quella trasformazione digitale di cui oggi tanto si parla. Il preciso obiettivo è di diventare generatori di fatturato grazie allo sviluppo di un portafoglio di servizi digitali per i nostri clienti. Il Cio di gruppo, il mio diretto responsabile che risponde al Cdo, ha invece un duplice ruolo: da una parte governare il portafoglio dei servizi a supporto del business: occorre pur sempre fare uscire i carrelli dalla produzione una volta venduti; dall’altro sostenere questo processo di cambiamento rivedendo rapidamente l’architettura IT per affrontare il prossimo decennio, digitalizzare i processi e ripensare questi stessi servizi secondo nuove modalità. Alcune delle principali iniziative progettuali riguardano in tal senso la migrazione di vari servizi dall’on premises verso il nostro tenant residente presso il cloud Microsoft Azure, il completamento entro il 2019 della migrazione a Office 365, il rinnovo delle reti globali, e l’avvio delle iniziative di collaboration tra team delocalizzati offrendo la possibilità alle persone di fruire delle informazioni in ogni dove, fino alla telefonia integrata”, prosegue Tagliabue che in tale scenario, come senior Director IT EMEA South East, ha il ruolo di governare i team IT locali nella Region di sua competenza, e garantire il rispetto dei principi di governance dell’IT nonché supportare l’attuazione della strategia di gruppo.

La chiave del documentale
Tra i sistemi fondamentali in uso presso le aziende ci sono quelli per la gestione documentale che negli anni si sono via via sempre più evoluti considerando anche le normative di riferimento che hanno introdotto una serie di obblighi. Su tale fronte KION Group ha in corso una collaborazione più che decennale con DocFlow avviatasi con OM Carrelli Elevatori, oggi STILL. “Parliamo della gestione di fatture e documenti nel sistema documentale integrato con il sistema SAP di STILL, tutt’ora presente ma in sola consultazione e in modalità outsourcing sempre presso DocFlow. Inoltre la collaborazione, e i servizi che nel tempo si sono susseguiti, ha riguardato la postalizzazione delle fatture, i servizi di mailing massiva, la conservazione digitale, il processo di verifica fattura e dematerializzazione, la fatturazione alle PA, e l’archiviazione dei messaggi Pec (posta elettronica certificata)”, spiega Tagliabue aggiungendo che grazie ad un altro processo di riorganizzazione avviato nel 2015, e che stabilì l’IT come una funzione corporate indipendente dai brand e dai Paesi, è stato poi possibile costruire delle sinergie tra i vari team IT e le stesse entità legali del Gruppo. Grazie alla nuova governance è stato possibile condividere le best practice dei team IT a beneficio di tutte le società del gruppo. Un esempio su tutti il servizio per la conservazione digitale a norma sviluppata in STILL insieme a  DocFlow; è stata introdotta prima in Kion Rental Service poi in Linde Italia, quindi in Baoli Emea; il tutto solo dopo aver raccolto offerte da altri competitor, come da policy, e con la condivisione e approvazione anche da parte della casa madre.
Tra i cambiamenti di recente avvenuti sul fronte documentale in Italia c’è stato l’obbligo della fatturazione elettronica tra soggetti privati, a partire dal 2019. Anche KION Group ha quindi dovuto rispondere a questa esigenza e lo ha fatto considerando che tale principio di fondo avrebbe portato dei vantaggi così come qualche grattacapo. “Se da un lato moriva definitivamente la fattura cartacea ancora pretesa da alcuni clienti, così come la sua postalizzazione, sapevamo tuttavia che gli impatti sui i sistemi sarebbe stata notevole e che anche l’organizzazione si doveva preparare al cambiamento. Insieme ai responsabili amministrativi delle società abbiamo di conseguenza portato a bordo del progetto i key user corretti, con riferimento a contabilità cliente e fornitore, e vendite. Questo avendo tempi purtroppo strettissimi e decidendo di affidarci ancora una volta a DocFlow tenendo conto che era un partner già accreditato presso l’Agenzia delle Entrate, che parlava la nostra lingua e conosceva la normativa, oltre a prevedere costi d’implementazione e supporto soddisfacenti. Tutti fattori che hanno fatto prevalere tale scelta rispetto alla proposta di Gruppo, e con una condivisione all’unanimità da parte di tutto il business. Un processo interno che ha richiesto qualche mese, ritardando notevolmente l’avviamento del progetto”, sottolinea Tagliabue.
Dal punto di vista tecnologico, anche per partire rispettando le scadenze, è stata di conseguenza selezionata l’opzione base dell’offerta, rimandando ad un momento successivo alcune integrazioni, con DocFlow che di fatto agisce da intermediario ricevendo e spedendo le fatture in formato XML generate dai sistemi SAP. “La scelta, specialmente sulla gestione fatture fornitori, ha risposto all’esigenze di tutte le società nella separazione dei flussi destinati ai sistemi SAP, tenendo conto che STILL ne usa due, e nel predisporre le logiche di smistamento in funzione della tipologia dei documenti in ingresso, che fossero intercompany con il formato IDoc, e rispetto ad altri fornitori per rispettare le logiche di processo proprie di SAP. Sulla parte attiva abbiamo invece introdotto tutte quelle funzionalità specifiche richieste dal business per una gestione efficace degli eventi restituiti dal sistema di intercambio (SDI), e i criteri chiave di ricerca dei documenti. Inoltre abbiamo predisposto una funzionalità aggiuntiva per il caricamento manuale delle fatture B2B grazie alla quale riusciamo a gestire eccezioni che ancora SAP non è in grado di offrici, come la spedizione via mail a certi clienti particolari con le fatture di cortesia, e per la notifica che SDI ha accettato e inoltrato la fattura XML. Questi sono solo esempi del livello di flessibilità offerta dalla scelta fatta; sarebbe stato ‘impossibile’ o comunque molto oneroso e con tempistiche ben diverse se avessimo sposato l’opzione raccomandata da casa madre”.
Ecco che le aree di impatto del progetto hanno compreso i processi di amministrazione contabilità clienti e attivo passivo nonché i responsabili dei diversi flussi di business delle vendite, quali ad esempio vendite dei prodotti nuovi e usati, i ricambi, il noleggio a breve e lungo termine, e l’IT di Gruppo.
Stefano TagliabueQuando si introducono delle novità di processo, che vanno serviti da una nuova tecnologia, è importante anche riuscire ad ‘estrarre’ i risultati ottenuti dall’esperienza nel corso del tempo. Tagliabue evidenzia che prima dell’avvento della fatturazione elettronica il Gruppo disponeva già di un discreto automatismo nella gestione delle fatture, ma sulla contabilità fornitore è stato ridotto ai minimi il processo di dematerializzazione e di riconoscimento dei file PDF allegati alle mail inviati dai fornitori italiani. “Certamente la nostra fabbrica lavora soprattutto con fornitori esteri – circa il 60 % – per cui non possiamo parlare di una semplificazione globale, ovvero non abbiamo assistito alla dismissione di alcuni servizi IT, ma bensì all’affiancamento di nuovi dedicati alla fatturazione B2B. Il calo di operatività nella registrazione delle fatture fornitori Italia è inoltre in parte vanificato dalle attività manuali di controllo delle fatture incomplete ricevute dai nostri fornitori, ad esempio la mancanza del nostro ordine d’acquisto. Su alcuni processi, come i flussi Intercompany, le cose si sono poi complicate. L’integrazione EDI SAP su SAP era già una realtà che abbiamo dovuto interrompere e rivedere per far transitare i messaggi obbligatoriamente da SDI, comportando una modifica nei nostri sistemi per l’inserimento dei file IDoc di SAP come allegati alla fattura XML stessa. La situazione si è ormai quasi stabilizzata ma ciò richiede ancora uno sforzo di controllo per verificare se tutto quanto inviato è stato anche effettivamente ricevuto e viceversa”.
Con il progetto legato alla fatturazione elettronica è stato poi unificato il flusso PA e B2B, l’abolizione dello spesometro, l’invio dell’esterometro mentre la produzione resta comunque in capo all’IT di KION Group. E alcuni dei suoi clienti iniziano a reclamare nel contempo un file fattura XML più ricco di informazioni che, anche se non ritenute obbligatorie da parte dell’Agenzia delle Entrate, sono importanti per il cliente in fase di registrazione. “I clienti iniziano ad esigerne, giustamente, di più ricche che non abbiamo considerato in fase di avviamento. Tuttavia cerchiamo di arrivare ad un buon compromesso perché non è possibile personalizzare un template XML per ogni cliente”, afferma Tagliabue accennando infine a un progetto previsto per il futuro: “Come accennato in precedenza, STILL ha attivo il servizio di archiviazione delle Pec. Disporre di un semplice repository non è però la risposta che oggi si aspetta il business per la gestione di queste comunicazioni. La necessità è quella di snellire il loro processo di gestione attraverso un portale integrabile con il nostro fornitore di servizi di posta certificata per i flussi ingresso e uscita, l’archiviazione per thread, le funzionalità di ricerca, mantenendo attiva la conservazione a norma dei messaggi. In tal senso riteniamo che lo strumento Flowee della stessa DocFlow possa essere la risposta a questo tipo di bisogno e contiamo di affrontare il progetto nel 2020”.

 

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