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Applicazioni - Hardware
 

12/05/2016

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di Enrico Barbaglio

Metti un multifunzione nel motore

Il controllo più efficace dei processi documentali porta efficienza nell’intero processo aziendale: un lavoro da multifunzione intelligente.

Alla fine sono più o meno solo vent’anni! Era la fine degli Anni ’90 quando all’interno della associazione ASSO.IT si discuteva di cosa fosse un multifunzione. E soprattutto si discuteva di quante funzioni dovesse avere una fotocopiatrice (oltre al fare fotocopie) per definirsi multifunzione. Oppure di quante ne dovesse avere un fax (oltre al trasmettere fax). O infine quante altre funzioni doveva garantire una stampante per poter essere classificata come un MFP, ovvero il multifuzione vero e proprio. Da allora fino a oggi abbiamo vissuto cambiamenti epocali. Non però quello della scomparsa del documento cartaceo, ma certamente una completa rivoluzione nella modalità di distribuzione delle informazioni di tipo cartaceo, come pure straordinaria è stata l’evoluzione delle modalità di gestione delle informazioni in ambito documentale. Un’evoluzione che inizialmente ha visto la trasformazione dei dispositivi di stampa in dispositivi implementabili in una rete di personal computer, in dispositivi in grado di ricevere documenti da stampare anche grazie a collegamenti remoti che hanno creato il paradigma vincente di fine Anni ’90; quando si è passati dal concetto di ‘Stampa e Distribuisci’ alla realizzazione di un processo ‘Distribuisci e Stampa’. Nel contempo grazie alla velocità del flusso delle informazioni circolanti, i documenti sono aumentati a dismisura e da qui anche la necessità di riprodurli, spingendo verso l’alto il consumo di carta. Parliamo di web, di email e di condivisione. Gli uffici ancora oggi si affidano alla stampa e nessuno è sprovvisto di almeno un sistema di stampa. Questo però non significa che non sia profondamente cambiato il ruolo che oggi un sistema di stampa può giocare e di fatto gioca all’interno di un’azienda e dei processi che questa azienda mette in campo per crescere e ottimizzare il proprio business. ASSO.IT, nel corso del 2015 si è data un programma di lavoro che è ben rappresentato dalla Infografica in questa pagina. In questa mappa di lavoro sono ben evidenziati i due aspetti che oggi devono essere sempre presi in considerazione nel momento in cui si decide di inserire dei dispositivi di stampa in una azienda, ovvero: la sostenibilità del sistema di stampa e l’ottimizzazione della gestione documenti. Visto che in ogni azienda è presente un dispositivo di stampa, ecco che il ragionare sull’ottimizzazione e la miglior gestione di un parco ‘dispositivi di stampa’ impatta trasversalmente tutto il sistema delle imprese. Dalle PMI alle medie e grandi aziende dalle utility alle PA.



Sostenibilità e processi aziendali 
Il primo pilastro della road map ASSO.IT focalizza l’attenzione sui sistemi di stampa valutandone l’impatto in termini di sostenibilità e spiegando come l’integrità di sistema sia la miglior garanzia per un sempre bilanciato e verificato riscontro delle caratteristiche di qualità e sicurezza dei prodotti. Anche entrando nei meriti di una gestione durante la fase d’uso, che è però valutata non tanto rispetto ai processi in cui viene inserito l’utilizzo del sistema di stampa, ma proprio rispetto al rapporto tra utilizzo e ambiente circostante, al rapporto tra utente del sistema e sistema. Il secondo pilastro entra invece nelle valutazioni di come sia cambiata la presenza di un sistema di stampa all’interno di un percorso di processo aziendale, e di come l’evoluzione tecnologica compiuta dal sistema ‘mutifunzione’ rende oggi possibile parlare di sistemi di acquisizione e stampa volendo con questo appellativo classificare proprio quanto è composto dal dispositivo hardware multifunzione congiuntamente alle parti necessarie per l’espletamento delle funzionalità di stampa, copia, scansione (e trasmissione fax nel caso), e quindi consumabili, supporti e software di gestione. Ciò che una volta era una stampante o una copiatrice, e che 20 anni fa ha cominciato a chiamarsi multifunzione perché poteva svolgere funzioni aggiuntive rispetto alla funzione primaria, oggi è in realtà un Hub di smistamento di necessità legate alla creazione, produzione o archiviazione di documenti. Che possono trasformarsi in carta, ma possono anche rimanere in digitale. Secondo ASSO.IT sono 5 i fattori principali di cambiamento che impattano il mercato dei sistemi di stampa. Vediamoli insieme qui di seguito.



Che cosa cambia
In un qualunque ciclo di vita aziendale il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato uno dei processi vitali per le attività di business e per quelle amministrative. Ogni necessità di memoria di processo o attività era legata al riscontro in un documento cartaceo. Oggi non è più così e le capacità di archiviazione digitale e di recupero delle informazioni archiviate attraverso software o soluzioni cloud-based hanno drasticamente diminuito il valore del documento cartaceo come oggetto di ‘memoria’. Viceversa la funzione di ‘comunicazione’ è quella che oggi i documenti e i documenti stampati hanno come funzione primaria. Entriamo più nello specifico nella parte legata alla produzione del documento. In questo processo vi sono stati cambiamenti sia di tecnologie (laser/led, ink-jet, colore, bianco e nero, ecc) sia di tipologia, numero e configurazione dei dispositivi presenti e utilizzati negli schemi di flusso documentale di una azienda. Collegamenti in rete, gestione in cloud dei dispositivi, comandi di stampa provenienti da molteplici device elettronici, e non solo da un personal computer. Di conseguenza cambia il modo con cui vengono offerti prodotti e servizi correlati a un sistema di stampa. Le logiche del ‘pay per use’ sono ampiamente entrate a far parte dei modelli di offerta dei fornitori di dispositivi e sistemi di stampa. Meno focus sul prodotto, più focus sul servizio. Da parte dell’utilizzatore aziendale c’è invece un minor legame con il concetto di possesso, e invece una maggior attenzione alla disponibilità, garantita, dell’utilizzo del dispositivo. Cambia il perimetro del mercato Questo fenomeno è stato, nello specifico, il motivo per cui ASSO.IT ritiene che l’ottimizzazione della gestione documentale debba essere un argomento centrale per l’associazione dei produttori di sistemi di stampa. I multifunzione sono da un lato la risposta che i produttori hanno portato sul mercato per soddisfare una domanda crescente nelle aziende, dall’altro sono i dispositivi grazie a quali si è potuto centralizzare l’intelligenza di trattamento e gestione dei documenti, siano essi di tipo cartaceo o di tipo digitale, e si sono potute far nascere anche nuovi tool e soluzioni per la stampa. Acquistare o vendere sistemi di stampa mutifunzione necessita competenze che non sono semplicemente legate alla parte stampa, ma che devono riguardare invece altri elementi quali il cloud, la sicurezza, la stampa in mobilità, l’outsourcing e la gestione documentale. Si tratta quindi di studiare soluzioni modulari e via via aggiornabili in sintonia con le crescenti esigenze aziendali.

Il multifunzione come intelligenza di sistema 
Proprio perché i sistemi multifunzione attualmente disponibili sul mercato sono più potenti ed efficaci dei passati dispositivi di stampa hanno ampliato il loro utilizzo. Non sono più legati alle funzioni principali di stampa e copia, ma sono strumenti di trasformazione digitale per l’acquisizione, l’integrazione e la comunicazione delle informazioni. Installare un sistema multifunzione può permettere di ridefinire il processo di esecuzione dei flussi di lavoro. I multifunzione possono fungere da piattaforma per la crescita, offrendo soluzioni di gestione dei flussi di lavoro efficienti in termini di costi e di tempo e in grado di adattarsi agli obiettivi aziendali: per esempio migliorando la conformità e la sicurezza e supportando le iniziative di mobilità e di riduzione dei costi. L’ottimizzazione dei flussi di lavoro va oltre la crescita e la produttività, in quanto rende l’azienda meno dipendente dai processi cartacei e di archiviazione fisica ormai obsoleti e dalle attività inefficienti, migliorando la flessibilità e il dinamismo dell’organizzazione. Un argomento fondamentale che stimola l’attenzione delle imprese nell’inserire sistemi multifunzione all’interno dei propri processi documentali e aziendali è quello che una recente ricerca di IDC ha messo in evidenza: il 67% delle piccole e medie imprese in Europa considera la produttività una priorità. Tuttavia, sebbene i servizi cloud offrano la possibilità di accedere facilmente a una tecnologia sofisticata, soltanto un’azienda su tre pianifica il modo in cui assorbirà e gestirà l’aumento delle informazioni in un mondo sempre più digitale. 

Abilitare la crescita di servizi aggiuntivi
Le caratteristiche che deve avere un multifunzione per poter essere considerato una sorta di intelligenza centralizzata di sistema sono riassumibili nella capacità di favorire una gestione efficace dei documenti, nella capacità di offrire applicazioni a sostegno delle attività mobili, nella proposta di soluzioni intuitive per l’acquisizione, la ricerca, la distribuzione di documenti e dei loro contenuti, la possibilità di vedersi associare delle policy di sicurezza e controllo dell’output. Nello specifico si può rilevare come il multifunzione sia una soluzione che soddisfa appunto più di un terzo delle imprese, secondo le quali l’automazione dei processi aziendali deve innanzitutto consentire di disporre dei documenti archiviati in un unico posto. La possibilità di poi effettuare la scansione di documenti e salvare i documenti in PDF o PDF/A, rende il sistema anche già adatto alle esigenze di archiviazione digitale a più lungo termine. È parere dell’associazione che il ruolo dei sistemi multifunzione sia destinato a crescere all’interno della composizione dei parchi macchine da stampa presenti nelle aziende e nella pubblica amministrazione. Una recente ricerca di ASSO.IT indica come l’incremento di fatturato più alto anno su anno arrivi proprio dalla presenza di soluzioni di servizio, e non dalla semplice vendita di hardware (vedi grafico). Uno stimolo quindi a far crescere la presenza di sistemi in grado di offrire servizi aggiuntivi oltre a quello della stampa, e tra questi i sistemi multifunzione sono certamente i più adatti allo scopo.

*l'autore è Segretario Generale di ASSO.IT

 

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