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09/09/2015

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Lo Smart Working è realtà

A Pesaro i dipendenti pubblici possono restare sempre connessi, a vantaggio della produttività e della flessibilità dell’Amministrazione

Il Comune di Pesaro ha infatti avviato un processo di cambiamento volto a mettere il cittadino al centro di un ecosistema in cui la Pubblica Amministrazione Locale fungerà da hub di servizi. In linea con i punti cardine della Riforma della PA attualmente in gestazione, le piattaforme digitali possono abilitare un reale scenario di semplificazione e orientamento al cittadino ed è per questo che il Comune di Pesaro ha scelto di puntare sull’innovazione adottando in particolare la soluzione Microsoft Office 365, con il supporto del Partner SoftJam, nell’ambito di Microsoft CityNext, l’iniziativa volta a promuovere la diffusione delle Smart City sul territorio italiano facendo leva sulle nuove tecnologie - cloud, mobile, social enterprise e big data - per rispondere in modo efficace alle esigenze dei cittadini.

Il percorso compiuto
Dopo essere passati, nel 2011, dalla versione pacchettizzata di Microsoft Office alla soluzione OpenOffice, per ragioni di natura finanziaria e per l’assenza di un costo di licenza, nel 2014 la scelta del Comune è stata quella di tornare a Microsoft, andando però oltre una semplice suite di produttività individuale per beneficiare di un servizio cloud e inserire funzionalità aggiuntive di comunicazione integrata e collaborazione capaci di inaugurare un nuovo modo di lavorare in una logica di Smart Working, generando anche efficienze in termini di riduzione delle spese telefoniche e dei costi/tempi di trasferta per le riunioni tra enti pubblici.

I risultati
Grazie all’adozione di Office 365 per circa 500 utenti, il Comune di Pesaro spenderà quindi circa l’80% in meno, godendo però al contempo di funzionalità che vanno oltre la produttività individuale e dei vantaggi del Cloud Computing. Sarà infatti possibile usufruire dell’aggiornamento costante senza costi aggiuntivi; adottare servizi in linea con il profilo dell’utente e pagare per utente in base all’utilizzo; usare le soluzioni su 5 dispositivi anche in mobilità e poter contare su un backup sicuro e sulla disponibilità anche in assenza di connessione; avere garanzia di compliance rispetto a sicurezza e privacy in linea con gli standard europei e utilizzare modalità di comunicazione evolute come chat, conferenze virtuali, condivisione di documenti e social network interni. L’intera migrazione della posta è stata portata a termine in un solo mese. A metà maggio, i primi esiti del progetto d’innovazione sono positivi, poiché i circa 700 dipendenti del Comune apprezzano la possibilità d’interagire più facilmente tra le 33 sedi dell’Amministrazione e reputano importante la possibilità di essere sempre connessi per poter offrire un servizio più continuativo ed efficace ai circa 100.000 cittadini che nei prossimi anni vedranno la propria municipalità evolvere sempre più in linea con i principi guida dell’Agenda Digitale.

I nuovi scenari
Alcuni scenari di utilizzo sono già attivi: con la piattaforma di produttività Cloud Microsoft Office 365 è infatti possibile collaborare in tempo reale per la redazione di documenti, dematerializzarli e archiviarli in modo digitale, realizzare riunioni virtuali e, in definitiva, ottimizzare i processi per soddisfare al meglio la cittadinanza. “La nostra Amministrazione sta evolvendo al passo con i tempi con l’obiettivo di diventare un hub di servizi sempre più evoluti per i cittadini. I dipendenti pubblici giocano un ruolo chiave in questa missione e la tecnologia può chiaramente rappresentare un valido alleato per aiutarli ad essere più produttivi e ad offrire un servizio efficace alla cittadinanza. Microsoft Office 365 ci permette di rinnovare i nostri processi e di inaugurare uno stile di lavoro più moderno e flessibile, che colga tutte le opportunità offerte dai nuovi trend tecnologici, come il Cloud Computing e la Mobility, per fare di Pesaro una Smart City capace di dar vita a un modello di partecipazione attiva con dipendenti più motivati e cittadini più soddisfatti. Non solo, grazie alla piattaforma di produttività adottata e agli strumenti di comunicazione integrata e collaborazione è possibile recuperare efficienza e ridurre la spesa IT, per dedicare più risorse ai servizi sul territorio” - ha dichiarato Matteo Ricci, Sindaco di Pesaro. “La Pubblica Amministrazione sta vivendo un processo di cambiamento verso una PA sempre più orientata al cittadino e l’innovazione rappresenta un driver primario di efficientamento. L’esperienza del Comune di Pesaro dimostra come sia importante fare una stima puntuale dei costi IT per selezionare le soluzioni più in linea con le esigenze dei singoli enti, senza cadere nella tentazione di un taglio indiscriminato degli investimenti tecnologici. Il costo di licenza è solo uno degli aspetti da considerare, ma ci sono tutta una serie di elementi da non trascurare, come i costi d’implementazione, i risparmi possibili e i guadagni di produttività. Migrare a Office 365 ha consentito al Comune di risparmiare circa l’80% rispetto all’open source, ma, soprattutto, ha offerto la possibilità di intraprendere un percorso di evoluzione in una logica di Smart Working, che rende i dipendenti più produttivi e motivati anche per la capacità di gestire al meglio il proprio work-life balance. Una ricerca Microsoft-Harris Interactive dimostra come la maggior parte dei lavoratori italiani (52%) sarebbe disponibile a lavorare di più, pur di beneficiare di maggiore flessibilità, e che chi fa uso di tecnologia, che consente di lavorare fuori dal tradizionale contesto lavorativo, si considera più produttivo (92%), ma anche più collaborativo (85%). Dipendenti pubblici più motivati possono quindi costituire la chiave di volta per un servizio pubblico più efficiente e più efficace” - ha dichiarato Claudia Bonatti, Direttore della Divisione Office di Microsoft Italia. “Il progetto che abbiamo portato avanti con il Comune di Pesaro è la dimostrazione di come una Pubblica Amministrazione possa trovare la forza di fare delle scelte innovative, di ammodernarsi per fornire al suo interno, ma anche alla cittadinanza, servizi di alto livello. In questo scenario il ricorso alle tecnologie cloud di Microsoft è stato indubbiamente un grande facilitatore e, al tempo stesso, costituisce anche una scelta futuribile, che consentirà di ottimizzare i costi e di rimanere costantemente al passo con le evoluzioni tecnologiche”, ha spiegato Andrea Pescino, Amministratore delegato di Softjam.

 

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