Estate 2019
Hardware
 

19/11/2013

Share    

Le strategie di acquisizione di pc e periferiche

La pressione sui prezzi è sempre molto forte e l'età del parco installato si allunga. Uscire da questo circolo vizioso è una priorità per i fornitori, ma anche per le aziende utenti

 

Sono stati precisamente 201 i lettori di Office Automation che hanno spontaneamente risposto alle domande che la redazione ha configurato sul tema: ‘Le strategie di acquisizione di personal computer e di periferiche per l’ambiente d’ufficio’. Si tratta della prima esperienza che abbiamo fatto scommettendo sulla gentile disponibilità dei manager che ruotano intorno al mondo IT, e quindi non solo CIO, che scelgono il nostro mensile per aggiornarsi sulle novità e sui temi più caldi che riguardano il loro lavoro. Sicuramente non saremo esenti da critiche, sicuramente abbiamo molte cose da affinare, ma detto questo però il risultato ci appare molto lusinghiero e quindi possiamo dire di essere contenti per il numero di risposte che abbiamo registrato. Ringraziamo quindi i 201 partecipanti alla nostra indagine, con l’augurio di ritrovarli, insieme a molti altri, in quelle che stiamo programmando per il 2014. Crediamo che la cosa migliore sia fornire una lettura sintetica dei dati emersi, e non sviluppare una poderosa analisi che, pur andando nei dettagli, rischierebbe di dare un contributo molto dispersivo e nel complesso poco utile. Le informazioni che emergono possono dare molti spunti nei lettori che si occupano della tematica.

 

Dati e considerazioni

 

• Il dipartimento IT non è più l’unico soggetto che decide le politiche di acquisto relative a pc e periferiche (57,2%). Entra in gioco in modo pesante anche l’ufficio acquisti (43,3%), mentre in subordine alcuni acquisti sono decisi insieme o unicamente da chi guida l’azienda. Infine c’è chi (4%) ha dato anche questo processo in outsourcing (erano previste risposte multiple alla domanda 1).

 

• Se è scontato che per gli acquisti di questi sistemi ci si rivolga principalmente a più fornitori specializzati attraverso un processo tradizionale (70,7%), emerge come seconda modalità l’e-commerce con ben il 22%. Il fornitore unico o il consulente di fiducia raccolgono ancora più di un quinto delle modalità di acquisizione (rispettivamente 16,8% e 4,2%); è confermata la presenza degli outsourcer (4%) mentre è più marginale il ricorso alla grande distribuzione organizzata (3,5%). Si fanno sentire con un sostanziale 12% le modalità in voga del mondo della PA, anch’esse prevalentemente elettroniche, che comprendono: gare pubbliche/convenzioni Consip o altri sistemi (anche per la domanda 2 erano previste risposte multiple).

 

• Il ciclo di vita di questi sistemi è piuttosto lungo, e la ragione si spiega principalmente con la crisi che rallenta gli investimenti. Quasi la metà del campione cambia i sistemi ogni quattro o più anni (31,3%), e c’è chi ci pensa quando i sistemi d’ufficio si rompono o diventano troppo obsoleti (16,9%). C’è però chi rivede il parco dei sistemi IT per l’ufficio ogni tre anni (21,7%) e ogni due (14,8%), ma il 15,3% del campione rinnova parte del parco ogni anno.

 

• Negli ultimi 12 mesi i nostri intervistati hanno principalmente acquistato pc desktop e notebook, o comunque portatili, con una leggera prevalenza nella frequenza d’acquisto dei primi sui secondi (69,6% contro 69%). I tablet hanno raggiunto una quota considerevole del 35,6%, il che testimonia come questi nuovi device stiano diventando sempre più popolari. Da notare invece che gli acquisti di smartphone/palmari sono solo all’1,5%: questo può vuol dire che l’acquisto di telefonia generica o di device specializzati non passa dal Dipartimento IT/ufficio acquisti, ma più probabilmente dalle divisioni di business (commerciali, logistica...). Per quanto riguarda più propriamente le periferiche, i modelli multifunzione arrivano primi con il 46,4% delle scelte, ma c’è chi ancora acquista anche stampanti, ben il 44,8%, o le semplici fotocopiatrici (16,5%). Un quadro a cui si può dare una lettura con due sfaccettature: da un lato c’è chi per esigenze specialistiche continua a preferire ancora le periferiche monofunzione; dall’altro il verbo dell’efficienza che passa attraverso una gestione documentale integrata ha ancora spazio e semmai c’è da capire come si possono abbattere quelle barriere che impediscono una più veloce adozione di queste best practice.

 

• Interessante a questo punto la lettura dei dati sulla gestione della manutenzione e dell’assistenza. Questa viene svolta in modo misto tra personale interno, fornitori dei sistemi e, in diversi casi, anche da outsourcer. A prevalere sono i primi con il 63%, seguiti dai secondi, 48,9%, e quindi dagli outsourcer, 22,8% (erano ammesse risposte multiple). Interessante questo ultimo dato. In generale in questo ambito gli outsourcer trovano più spazio sul fronte proprio dei servizi di assistenza che non sulla gestione del processo di acquisto che, come abbiamo visto nelle risposte alle domande 1 e 2, si ricavano uno spazio del 4%. Una forte discrepanza che segnala delle criticità, ma anche un’opportunità: gli outsourcer che troveranno la proposta di business giusta anche per gestire gli acquisti oltre all’assistenza, possono riuscire a colmare questo ampio gap in tempi anche rapidi. • Guardando invece ai parametri che guidano la scelta degli strumenti da acquistare, il primo criterio, che registra il 67,6%, è l’esperienza diretta fatta in passato: ovvero se un prodotto si è dimostrato affidabile, è facile che in caso di sostituzione si vada dallo stesso fornitore; il prezzo è un fattore fondamentale, 57,7%, e nel periodo attuale non poteva che essere così. Più sorprendente invece il fatto che ben il 30,2% si affidi al consiglio del fornitore: ciò significa che chi tra gli operatori ha continuato a lavorare bene sulla relazione con i clienti oggi riesce a continuare a fare business. La notorietà del brand pesa poco, 12,6%; mentre chi guarda invece alle caratterisiche tecniche/prestazioni e compie delle prove sui prodotti d’ufficio sono ormai un’esigua minoranza (2 risposte in totale) e sono andati a popolare la categoria ‘altro’ che nella sua frammentarietà ha comunque raccolto il 15,4% delle risposte.

 

• Venendo alla gestione del budget dedicato per l’acquisizione di questi sistemi, nel 2014 si dovrebbe verificare un piccolo miglioramento rispetto alla situazione degli ultimi due anni. Negli ultimi 24 mesi, le aziende hanno principalmente diminuito il budget dedicato all’acquisto di sistemi IT per l’ufficio, 53,3%, mentre il budget è rimasto costante nel 32,4% e addirittura aumentato del 14,3% (risposte relative alla domanda 7). Nei prossimi 12 mesi invece i budget dovrebbero rimanere costanti nel 57,4% dei casi, continuare a diminuire nel 30,2% e aumentare nel 12,6%. Il fatto quindi che da una prevalenza di tagli agli investimenti si passi a una sostanziale stabilità è un primo segnale di inversione di tendenza, anche se questo fattore potrebbe essere messo a repentaglio a fronte di una situazione economica generale che permanga in difficoltà. Conclusioni Un segmento del mercato IT fatto prevalentemente da prodotti standard e commodity rimane sostanzialmente ancora legato a un modello più tradizionale di gestione degli acquisti e dell’assistenza di questi sistemi. Questo naturalmente per un insieme di motivazioni molto articolato che riunisce aspetti sia negativi – come per esempio la poca propensione a innovare anche i modelli di gestione – sia positivi: si premia l’affidabilità della relazione che nel tempo si è instaurata con il o i fornitori che nel tempo hanno conquistato la fiducia dell’azienda utente. Questo stato di cose si traduce però nell’individuazione del fattore ‘prezzo’ come unico elemento sul quale agire per limitare gli investimenti allo stretto necessario generando come conseguenza anche un allungamento del ciclo di vita del parco installato. L’innovazione è rappresentata dall’arrivo dei tablet, ma non ci sono altri segnali oltre a questo fenomeno. Il dato secondo noi più significativo di tutta la ricerca è il fatto che gli acquisti da siti di e-commerce di questi sistemi è pari ormai al 22%, da leggere in parallelo a quel 12% fatto invece grazie ai sistemi messi in atto da Consip o entità similari a supporto dei soggetti pubblici. Due dati da mettere in relazione al fatto che quasi il 60% del nostro campione è rappresentato da medie aziende, o comunque realtà della PA. Nella nostra opinione, un miglioramento che porterebbe effetti positivi sul fronte prezzi e contemporaneamente sull’età del parco installato potrebbe proprio essere quello rappresentato da qualche entità dell’offerta che facendo tesoro delle best practice sul fronte pubblico offra servizi di acquisizione e gestione simili a quelle Consip, o di altri, anche alle aziende private. Chissà se qualche distributore, qualche outsourcer o altri operatori che oggi si muovono in un mercato che permane difficile ci sta pensando?

 

TORNA INDIETRO >>