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03/04/2013

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Le opportunità per il business dalle soluzioni UCC

Le implementazioni di questi sistemi si stanno ormai radicando in diverse imprese

 

L’utilizzo delle reti dati e di internet in particolare ha rivoluzionato le modalità di comunicazione in ambito aziendale, oltre che consumer. Volendo tracciare in breve questa evoluzione, si può dire che dopo essere partiti dalla posta elettronica si è passati alle chat in tempo reale prima testuali e poi anche video e il passo successivo ha invece portato a soluzioni che mettono in condizione i partecipanti a una riunione virtuale di interagire quasi come se fossero presenti fisicamente nella stessa stanza. Tutto questo si racchiude sotto l’ombrello della Unified Collaboration and Communications, argomento oggetto di questa inchiesta svolta tra alcuni operatori del settore.

 

 

Processi di business più efficaci e più efficienti


Partiamo quindi cercando di capire come questa particolare tipologia di soluzioni sia in grado di supportare le aziende utenti che cercano di impostare dei processi di business più efficaci ed efficienti. “Le soluzioni di UCC Aastra da sempre evolvono per incontrare le nuove richieste del mercato. Soluzioni in grado di migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi facilitando il lavoro di squadra e la collaborazione fra team migliorando così, in modo significativo, i flussi di lavoro e i tempi di risposta ai clienti - dichiara Fabio Pettinari, direttore marketing & business development in Aastra Italia. Strumenti quali l’instant messaging e la condivisione dei documenti facilitano l’accesso alle informazioni, la video collaborazione riduce le distanze e le modalità operative di condivisione delle informazioni. Con una diffusione capillare di tali strumenti i benefici si riflettono in una maggiore efficacia ed efficienza dei processi di business con una perfetta integrazione”.

“L’introduzione di strumenti di Unified Communication nasce prevalentemente per indirizzare una tematica di costi anche se il vero beneficio è sicuramente quello di aumentare l’efficienza operativa di una impresa attraverso l’introduzione di nuove modalità di interazione e collaborazione inizialmente all’interno dell’impresa e in un secondo momento anche verso l’esterno - afferma invece Alberto Lugetti, direzione marketing BT Italia. Efficienza di costo, introduzione di modalità di lavoro più efficienti e capacità di comunicare e collaborare in tutto il mondo indipendentemente dalla collocazione fisica sono infatti tra i principali benefici che si possono associare all’UC. Le soluzioni oggi disponibili, proposte in modalità ‘as a service’, consentono alle imprese di introdurre strumenti di questa tipologia con minori investimenti iniziali rispetto a qualche anno fa, permettendo così alle imprese di ottenere con maggiore anticipo i benefici promessi”.


“Si tratta di uno dei temi sui quali la soluzione architetturale Collaboration di Cisco porta i maggiori vantaggi per il business, l’esperienza dell’utente e le infrastrutture IT. Una architettura integrata, ora disponibile anche per le piccole aziende a partire dai 25 utenti grazie alla Communication Manager Business Edition 6000, consente di indirizzare i processi senza barriere legate a differenti tecnologie o differenti sistemi operativi. Voce, video e contenuti sono gestiti sia su dispositivi dedicati che su pc, Mac e tutti i tipi di dispositivi mobili quali tablet e smartphone - sottolinea dal canto suo Michele Dalmazzoni, collaboration architecture leader di Cisco Italia. Cisco sta lavorando con una matrice orientata su due direttrici: un set di processi dedicati ai settori verticali quali il bancario, manifatturiero, moda; e un set rivolto ai processi trasversali quali il tema del social enterprise; HR 2.0 e l’e-learning integrato”.


 

“Per IBM è chiaramente un settore in continua evoluzione. Stiamo assistendo a una transizione dalle soluzioni di comunicazione e collaborazione unificata a soluzioni di social communication che permettono agli utilizzatori di beneficiare degli strumenti di social networking messi a loro disposizione per facilitare l’interscambio di conoscenza e informazioni in modo da potersi dedicare alle comunicazioni a più alto valore - racconta John Pierre Campitelli, social communication specialist, Software Group - IBM Italia.Per esempio, se riesco a condividere un contenuto, file, in un luogo comune accessibile ai collaboratori della mia azienda, diminuiranno le interruzioni continue mentre sarà possibile concentrarsi sulle informazioni e sugli aspetti più rilevanti e significativi. Secondo IBM, con l’integrazione delle tecnologie di comunicazione e quelle di collaborazione si può estendere l’infrastruttura esistente e abilitare la trasformazione del business aziendale per raggiungere una semplificazione dei processi, un miglioramento dei rapporti di lavoro, una gestione sempre più efficiente, processi decisionali più rapidi e una sostanziale riduzione dei costi”.


“Gli strumenti UCC stanno sempre più influenzando e cambiando le aziende italiane in una logica di sempre maggiore efficienza ed efficacia. Infatti uno dei principali punti di forza di queste soluzioni consiste nella possibilità di ridurre i costi come le spese di trasferta e telefoniche e naturalmente la migliore collaborazione consente di essere non solo più efficienti ma anche più efficaci nei rapporti con clienti e fornitori - spiega Tamara Zancan, product manager unified communications and collaboration di Microsoft Italia. In particolare l’impatto degli strumenti UCC sull’efficacia dei processi di business è legato alla capacità di reagire rapidamente alle esigenze di mercato, poiché potendo accedere alle informazioni in maniera più semplice e veloce, gli utenti aziendali, riescono a essere sempre più flessibili e produttivi. Microsoft è conscia dei benefici offerti dall’UCC e pertanto s’impegna per accompagnare le aziende nel percorso di adozione di strumenti avanzati di comunicazione e collaborazione integrati nei processi di business, in particolare facendo leva su Microsoft Exchange, per la gestione di e-mail, calendario e contatti su pc, telefono o browser, e su Microsoft Lync, per i servizi di audio/video e web conferencing, messaggistica istantanea e telefonia integrati in un’unica piattaforma”.


“Il futuro non può attendere, anche in Italia le imprese per nulla moderne nella loro organizzazione e ancora troppo poco aperte alle nuove chance della vera flessibilità necessitano di ‘ripensare il lavoro e liberare il potenziale’ - sostiene Gianfranco Ulian, head of business development di Siemens Enterprise Communications. Si tratta di modelli organizzativi non convenzionali caratterizzati da maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi di lavoro, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare; le soluzioni di UCC abilitano questi modelli e costituiscono un catalizzatore straordinario in quanto permettono la creazione attorno all’individuo e non viceversa, di un ecosistema di comunicazione che toglie il disordine creato dalla proliferazione di comunicazioni disparate, frammentate e travolgenti che in molti casi impediscono collaborazione e produttività, piuttosto che consentirla. Il lavoro è una cosa da fare non un posto dove recarsi; il paradigma per noi fornitori di tecnologia recita: from ports to people”.


“Le soluzioni UCC sono già, ma sempre più lo diventeranno, una realtà imprescindibile per l’organizzazione del lavoro all’interno delle aziende. Le interazioni aziendali sono gestite attraverso una serie di strumenti tecnologici volti all’ottimizzazione dei costi e dei tempi. Le necessità di comunicare alla base dei vari processi spesso riguardano anche la delocalizzazione del lavoro che deve consentire agevolmente collegamenti all’interno della sede, ma anche tra le sedi esterne di una stessa realtà aziendale. Solo l’interoperabilità di tali applicazioni permette però un reale beneficio - sottolinea Fabio Tessera, vice presidente Semea per Vidyo. La collaborazione comprende vari strumenti di comunicazione su IP, in ufficio ma sempre più spesso in mobilità, volte a offrire nuovi servizi ai clienti interni ed esterni all’organizzazione tramite web conferencing, Voip, messaggistica, data & application sharing e videoconferenza, tutti elementi che se unificati offrono notevoli vantaggi in termini di: decisioni più rapide, accesso immediato agli esperti, miglioramento dell’equilibrio lavoro/vita privata e in ultima analisi un miglioramento a 360 gradi dei processi aziendali. Il fenomeno del Byod impone poi un ulteriore accelerazione alla diffusione di soluzioni UCC integrate e sicure”.


“Le soluzioni di Unified Communications ottimizzano i processi di business, facilitando la comunicazione tra colleghi e collaboratori e tra l’azienda e i propri clienti. Grazie ai sistemi Wildix, società che sviluppa e produce soluzioni hardware e software di comunicazione integrata, le distanze sono ridotte ai minimi termini e la produttività aumenta, supportando e semplificando ogni attività, dunque abbattendo il tempo impiegato per compiere qualsiasi operazione - risponde infine Stefano Osler, amministratore delegato di Wildix. Con un unico strumento, infatti, è possibile gestire diverse tecnologie contemporaneamente (presence, SMS, mail, instant messaging, fax e altre) e accelerare così le comunicazioni tra i reparti e le persone. Le soluzioni Wildix supportano anche il cloud e sono disponibili gli applicativi per tutti gli smartphone, in linea con la nuova tendenza del Byod”.

 

 

 

 

Le opportunità per il business


Dunque il tema mobile al centro. Cerchiamo ora di capire in quali applicazioni possono effettivamente nascere nuove opportunità per il business dall’utilizzo delle soluzioni UCC in abbinamento con dispositivi come tablet e smartphone. “L’estensione delle soluzioni UCC ai device mobili è un passaggio obbligato per la completa efficacia dei processi e la diffusione di efficienza a tutto il personale aziendale, anche a chi opera all’esterno della stessa, esaltando al meglio le opportunità del Byod - sostiene Pettinari di Aastra. Maggiori informazioni a disposizione sempre e ovunque portano a una maggiore mobilità, agilità e flessibilità venendo incontro alle esigenze dei clienti e quindi del business”.


Per Lugetti di BT: “Indubbiamente i device mobili di ultima generazione offrono nuove e innovative declinazioni per quanto concerne le potenzialità delle soluzioni UCC e stanno cambiando effettivamente il modo di lavorare. E’ quindi fondamentale per le aziende far confluire in un ambiente efficace e sicuro questi strumenti così da mantenere il controllo dei dati aziendali e consentire di risparmiare tempo e denaro. Dal punto di vista applicativo, nell’ambito nel nuovo portfolio BT One, BT ha di recente presentato le nuove app per smartphone e web client capaci di ridurre significativamente le spese del cellulare di quelle aziende con dipendenti che viaggiano frequentemente all’estero o che fanno traffico internazionale. Queste applicazioni permettono ai clienti di ridurre fino al 45% dei costi di roaming, abbattendo voci di spesa elevate e spesso non prevedibili”.


“Siamo ormai a pieno titolo nell’era post pc e tra le tendenze che certamente meritano maggiore attenzione possiamo citare il cosiddetto fenomeno della ‘consumerizzazione dell’IT’, e in particolare la tendenza a utilizzare anche nelle relazioni professionali gli strumenti personali. È il trend espresso dal Byod. I tablet sono l’esempio eclatante di questo trend”, afferma invece Dalmazzoni di Cisco.
“È importante assecondare queste necessità di mobilità e collaboration perché i vantaggi di business sono chiari: dalla possibilità di lavorare conciliando vita privata e professionale, alla possibilità di accedere e condividere informazioni senza limiti e preclusioni o vincoli temporali, trovare informazioni, può costituire la base su cui introdurre nuovi strumenti per costruire community collaborative, può abilitare un nuovo approccio alla formazione, a basso costo ed elevata efficacia”.


Campitelli di IBM aggiunge che: “IBM ha da tempo compreso le opportunità legate al mondo dei dispositivi mobili. La strategia di IBM consiste nel focalizzarsi prima di tutto sullo sviluppo dei dispositivi mobili e in un secondo momento di estendere la disponibilità delle soluzioni anche agli altri tipi di dispositivi. Abbiamo già sviluppato soluzioni di social communication come IBM Sametime e IBM Connections che consentono di effettuare numerose attività – come instant messaging, chat, e-meeting, social networking - che possono garantire una costante reperibilità, molto utile in particolare per alcune figure professionali che hanno la necessità di essere sempre rintracciabili, come per esempio i medici. Tutte questa soluzioni sono disponibili su sistemi operativi mobile come iOS, Android e recentemente anche su Windows Phone”.


“Con la consumerizzazione dell’IT, la mobility e il Byod si sta profilando un nuovo modo di lavorare che, grazie all’utilizzo di dispositivi mobili e applicazioni, risponde alle esigenze di flessibilità degli utenti - afferma Zancan di Microsoft. Si rende necessario utilizzare strumenti che, se da un lato abilitano questo nuovo modo di lavorare, dall’altro garantiscano affidabilità, sicurezza e integrazione con le infrastrutture esistenti: ed è proprio questo il valore della Unified Communications. La proposta di Unified Communications di Microsoft intende proprio inaugurare una nuova produttività e un nuovo modo di lavorare per restare sempre connessi, ovunque e in qualunque momento, attraverso tool di comunicazione e condivisione e l’integrazione con applicazioni di business che migliorano l’efficienza dei processi. Questa dimensione utilissima per qualsiasi realtà, sia pubblica che privata, è naturalmente tanto più strategica per figure e ruoli dinamici in costante movimento, dai venditori e responsabili di marketing, ai medici che possono restare in contatto costante con i propri colleghi e pazienti”.


“Consideriamo tutte quelle funzioni la cui attività preponderante viene svolta al di fuori dei confini dell’azienda, intendo il personale nomade a cui va garantita una user experience ottimale: rilevamento metrico, manutenzione impianti, consegne, contact center, recupero/valorizzazione immobili ma anche i ‘knowledge worker’, e altri - racconta Ulian di Siemens EC. In azienda tutto ciò è già significativamente supportato da applicativi specifici remotizzati su device digitali; trasformare questi device in smartphone o tablet, integrare in questi device plug-in che permettano oltre alla fruizione dell’applicativo specifico la gestione nativa e integrata del proprio ecosistema di comunicazione e collaborazione con semplificazione dell’attività stessa, porta lo sviluppo di una sinergia che spesso attraverso la catena del valore si trasforma immediatamente in incremento delle opportunità di business. Sostanzialmente fare di più con meno”.


“Il lavoratore di oggi è soprattutto un mobile worker. L’ufficio perde la dimensione strettamente fisica; può e deve essere a portata di mano ovunque si trovi il lavoratore: alla sua scrivania, a casa o in viaggio. L’ambiente di lavoro si ricrea con la tecnologia su supporti mobile come tablet o smartphone e attraverso le app - spiega Tessera di Vidyo. Risvolti molto positivi rispetto a questo trend tecnologico si possono sicuramente ritrovare nel campo della formazione o dell’assistenza per i clienti, settori nei quali la mobilità degli interlocutori può essere sostituita o comunque migliorata dalla tecnologia. Nel nostro caso l’applicazione VidyoMobile permette di utilizzare il servizio di telepresenza dal proprio dispositivo e si pone come uno strumento importantissimo, per esempio per la condivisione di dati e immagini in movimento che facilita l’assistenza tecnica in contesti dove si necessita di un intervento immediato”.


“Con la soluzione Zero Distance di Wildix le persone possono interagire tra di loro, in qualsiasi luogo si trovino e attraverso dispositivi diversi, come tablet, smartphone o pc. Il client Zero Distance infatti permette di accedere a tutte le rubriche aziendali, condividere il desktop, consultare le informazioni di presence, location e stato dei colleghi, come in ufficio - afferma Osler di Wildix. Dispone inoltre di un client audio video integrato con il quale effettuare chiamate singole o conferenze. Per attivare una web chat bastano pochi secondi, così come per avviare una conversazione completa di audio e video. È possibile partecipare a una vera e propria ‘riunione a distanza’, dove il moderatore può aggiungere o escludere dinamicamente i partecipanti, concedendo o revocando la parola”.

 

 

Chi ha fatto centro con le tecnologie UCC


Sei progetti di punta di aziende italiane che hanno coinvolto le soluzioni di Unified Collaboration & Communications.

 

Michele Dalmazzoni
Collaboration architecture leader
Cisco Italia

Banca Sistema ha recentemente inaugurato a Milano la nuova filiale, all’interno della quale mette a disposizione dei propri clienti uno spazio esclusivo, dal design curato e dotato di soluzioni tecnologiche avanzate tra cui strumenti multimediali e di videocomunicazione in alta definizione di Cisco. La nuova filiale di Banca Sistema, utilizza la collaboration e la videocomunicazione evoluta per permettere ai clienti della banca di accedere in modo diretto alle conoscenze specifiche per le proprie esigenze, a prescindere dalla compresenza fisica e con maggiore flessibilità di tempi e scelte. Un esempio concreto del potenziale che si può ottenere dalle tecnologie di rete per realizzare soluzioni in grado di trasformare radicalmente il modo di lavorare, i processi di business e i servizi offerti ai clienti.

 

John Pierre Campitelli
Social communication specialist
Software Group - IBM Italia

Un caso semplare è Electrolux, leader mondiale negli elettrodomestici, che usa il social software IBM per collegare i suoi dipendenti in 60 Paesi e per favorire un livello più profondo di innovazione e condivisione della conoscenza. Poiché il cuore dell’organizzazione di Electrolux è alimentato dalle innovazioni promosse dai suoi collaboratori, la possibilità di accedere ai contenuti e di collaborare in tempo reale è cruciale. Sia che si trovino fuori ufficio o in sede, i dipendenti possono trovare esperti e acquisire preziose informazioni dai dati presenti sul portale intranet della loro azienda, sulla piattaforma di social networking IBM Connections e tramite il software di messaggistica istantanea IBM Sametime. I dipendenti di Electrolux inoltre hanno accesso a un dashboard di collaborazione sociale.

 

Tamara Zancan
Product manager unified communications and collaboration
Microsoft Italia

Un caso significativo in termini di UCC è il progetto del comune di Mantova, che è stato avviato con l’obiettivo di rendere più efficienti le comunicazioni interne e migliorare la velocità e la qualità della collaborazione. Il comune ha scelto di puntare sulla semplicità della tecnologia Microsoft Lync, che integra tutti gli strumenti di comunicazione in un’unica soluzione agevolando la condivisione d’informazioni e la collaborazione attraverso messaggistica istantanea, Voip, audio video/web conferencing e condivisione del desktop. In pochi mesi il comune ha migrato la posta elettronica su Microsoft Exchange ed è stato implementato Microsoft Lync in alcuni settori pilota. I risparmi stimati sono di circa 315 mila euro all’anno, legati soprattutto alla riduzione della spesa per trasmissioni che incide per il 65% sui risparmi complessivi.

 

Gianfranco Ulian
Head of business development
Siemens Enterprise Communications

Un ritorno di efficienza sui processi e una riduzione dei costi. Con questi obiettivi il Gruppo de Eccher ha deciso di fornirsi di una serie di soluzioni di UCC in grado di mettere in contatto i vari stakeholder che operano a livello internazionale, dall’America all’Australia. Un general contractor fa dell’organizzazione un connotato distintivo per il successo sul mercato ed è quindi facile capire come la tempestività delle comunicazioni sia una condizione necessaria per garantire l’efficacia della loro posizione nella gestione delle dinamiche tipiche dei cantieri; puntando sulla riduzione drastica degli spostamenti di migliaia di chilometri per riunioni di coordinamento, ma soprattutto per ottimizzare i tempi legati al coordinamento stesso.

 

Fabio Tessera
Vice presidente SEMEA
Vidyo

Siamo molto orgogliosi dei miglioramenti che Vidyo ha apportato nel campo della sanità. In altre parti del mondo la telemedicina è una realtà affermata, dati i profondi benefici in termini di costi/miglioramento dei servizi che comporta, ma in Italia, forse anche a causa dei ritardi per l’attuazione dell’Agenda Digitale, ancora non si hanno molte strutture ospedaliere che si sono dotate di questa tipologia di servizi. Fa eccezione la ULSS del Basso Veronese che riunisce quattro complessi ospedalieri dislocati sul territorio, che ha adottato le soluzioni Vidyo con un investimento iniziale contenuto, per un bacino di utenza di 150 mila abitanti e ha ottenuto un risparmio del 50% rispetto ai soli costi di trasferta per la formazione e per i consulti e ha visto un miglioramento della percezione sulla qualità dell’assistenza ricevuta dai pazienti.

 

Stefano Osler
Amministratore delegato
Wildix

Uno dei nostri casi più interessanti riguarda la società Centro Spedizionieri Doganali di Civitanova Marche (MC), che si occupa di consulenza e assistenza in materia doganale, fiscale e commercio estero e dispone di una sede anche in Cina. Per il Centro Spedizionieri Doganali la comunicazione è uno strumento fondamentale di lavoro e deve essere efficiente e rapida. A questo scopo è stato installato un sistema Wildix Multimedia System da 90 interni nella sede centrale, che gestisce anche la comunicazione con l’ufficio in Cina, tramite apparecchi Voip. I collaboratori sono raggiungibili sui loro dispositivi mobili e possono ricevere chiamate come se fossero in ufficio: i costi delle chiamate si sono dimezzati e la comunicazione è semplificata.

 

 

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