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Applicazioni - Servizi
 

10/11/2015

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Le essenze dell’outsourcing

I processi di gestione e manutenzione della piattaforma gestionale implementata da Perfume Holding passano per una strategia di partnership consolidatasi nel tempo

L’inizio dell’uso dei profumi viene storicamente fatto risalire a diversi millenni fa, con gli antichi egizi che ne erano tra i maggiori maestri. Una vera e propria arte evolutasi poi nel tempo coinvolgendo materie prime e tecniche di realizzazione sempre più affinate che hanno portato all’industria delle ‘fragranze e cosmetici’ così come oggi la conosciamo. Nata nel 2010 dall’unione di due operatori affermati di questo settore quali Morris Profumi e Selective Beauty, Perfume Holding è una realtà che si caratterizza per una strategia che prevede un approccio integrato su tutta la filiera coinvolta, coprendo gli aspetti che vanno dalla creazione, alla produzione fino alla distribuzione delle fragranze. Una realtà industriale che ‘viaggia’ tra Parigi, dove c’è la divisione Marketing & Creation, e Parma, dove sono presenti quelle di ricerca e sviluppo, produzione, vendite, amministrazione e il back office, con una distribuzione di prodotti propri e in licenza in oltre 100 Paesi. E che come tutte le realtà industriali ha un’organizzazione che trova nell’IT un servizio importante per poter gestire in modo il più efficiente e integrato possibile le diverse attività che permettono l’esecuzione dei rispettivi processi su diversi livelli. “Dal punto di vista della supply e value chain – spiega Giuseppe Miceli, Vice President Organization, HR & IT di Perfume Holding – abbiamo previsto l’adozione di best practice tipiche del nostro settore contestualizzate però sulla nostra particolare realtà. In breve, la ‘catena’ parte da Parigi dove vengono ideati i prodotti, con gli specialisti che ricercano le diverse essenze e studiano l’utenza target più adatta. Sulla base di quanto elaborato in Francia la palla passa quindi alla ricerca e sviluppo in Italia dove un team di chimici studia la miscelazione più adatta e i tempi di macerazione necessari. Nel contempo, si lavora sul packaging, elemento fondamentale di un comparto che mette al centro le caratteristiche di design per coinvolgere i clienti e poi successivamente fidelizzarli con la qualità del prodotto (e contenuto) finale. Quindi si passa alla effettiva produzione e, infine, alla distribuzione e veicolazione sul mercato”.

La base informatica
Un insieme di processi, quello descritto, abilitato dai sistemi informativi che nel caso di Perfume Holding sono strutturati lato gestionale con un cuore basato da diversi anni sull’Erp Oracle JD Edwards, ritenuto al momento della selezione come il più adatto anche per via della sua modularità e adattabilità, e gestito dal 2011 da Sinfo One con un contratto di application management e maintenance rinnovato lo scorso anno. “Tecnicamente l’Erp è interfacciato per la gestione ordini con le grosse catene italiane alle quali ci rivolgiamo in forma diretta così come, attraverso dei layer di integrazione, con le piattaforme usate dai nostri partner e fornitori commerciali e di distribuzione all’estero. Sempre su piattaforma Oracle abbiamo poi anche la parte di Data Warehouse”, continua Miceli sottolineando come la scelta di affidarsi a Sinfo One è partita dalla ricerca di un’azienda che avesse una dimensione comparabile alla loro in modo tale da poter instaurare una vera e propria partnership ‘win win’ e non un semplice rapporto tra cliente e fornitore. “Le caratteristiche del partner di outsourcing dovevano essere una forte specializzazione nell’ambito industriale così presente nella nostra area geografica – quindi food, farmaceutico, fragranze e cosmesi – portandoci un vantaggio in termini di innovazione grazie a uno storico concreto e a best practice pregresse. Da questo punto di vista possiamo dire di aver finora potuto sfruttarne appieno le competenze non solo tecniche ma anche di implementazione e delivery, essendo seguiti non solo per l’aspetto tecnico ma anche quello di ottimizzazione dei processi tanto che abbiamo ridotto i tempi di segnalazione delle risoluzioni, risolti i malfunzionamenti ricorrenti ed eliminati i blocchi di sistema. Con anche il vantaggio economico e di soddisfazione interna derivante dalla vicinanza e dalla rapida presenza al fianco delle nostre risorse”.

Più progetti realizzati
Andando nel dettaglio e in ordine cronologico, a partire dal 2011 Perfume Holding ha dunque avviato dapprima un lavoro di stabilizzazione dei sistemi e uno relativo alla certificazione Gmp (Good manufacturing practices), ossia le buone prassi di fabbricazione, con grande impatto sui sistemi informativi in termini di gestione documentale e una revisione di tutti i processi operativi, dalla tracciabilità all’etichettatura. Quindi si è intervenuti a livello di Data Warehouse e produzione di reportistica per migliorare le analisi interne a fini di controllo finanziario e comprensione generale dell’andamento aziendale. “Passando al 2013, è stato un anno di grandi investimenti tecnologici, con conseguente installazione della nuova ‘major relase’ di JD Edwards, un’attività che senza il contributo di Sinfo One sarebbe stata molto complicata da portare a termine con successo non avendo persone interne di supporto in grado di seguirla. Nel contempo, abbiamo compiuto un investimento sulla parte hardware e finalizzato all’integrazione Edi (Electronic data interchange) sul flusso delle fatture, implementando contemporaneamente il modulo per lo Spesometro obbligatorio a supporto del reparto finanziario”, aggiunge Miceli. Lo stesso anno è quindi avvenuto il trasferimento dello storico dell’Erp implementato in precedenza e dato il via a un progetto per il calcolo dei premi di fine anno in base ai risultati ottenuti dai distributori e dalle profumerie con conseguenti accantonamenti per successivamente, nel 2014, dedicarsi al tema Mrp (Material requirements planning) e a quello della revisione dei flussi di interconnessione con la tesoreria e relativo al servizio di home banking.

Gestire integrando
Confermando di essere impegnata in un costante miglioramento dei propri processi anche nel 2015, Perfume Holding ha proseguito con il programma di efficientamento della propria infrastruttura applicativa gestionale anche per via di una recente riorganizzazione. “Abbiamo quindi provveduto a un ampliamento dei layer di integrazione con le consociate estere – prosegue Miceli – aggiungendo all’anagrafica dei clienti anche ordini fatturati, movimenti contabili, un’attività che a breve riguarderà anche la gestione magazzini remoti. Essendo la capogruppo francese, abbiamo poi provveduto a una serie di adempimenti fiscali e avviata l’integrazione di un nuovo software di tesoreria, nonché a una revisione dei flussi organizzativi interni sia sul ciclo attivo e passivo che sul workflow di autorizzazione delle spese”.

L’IT che deve cambiare
Oggi Perfume Holding sta lavorando al processo di gestione della qualità e del bilancio consolidato, a iniziative di dematerializzazione, nonché di alta affidabilità, business continuity e disaster recovery con messa in massima sicurezza di tutto l’ambiente. Senza escludere un futuro passaggio al cloud. “In definitiva credo che nello scenario in cui ci stiamo oggi muovendo sia anche importante una ridefinizione del ruolo dell’IT che non può vivere in un compartimento stagno, ma deve interfacciarsi costantemente con il business e l’organizzazione aziendale nel suo complesso, catturandone le esigenze e quindi implementando sistemi che possano soddisfarle in modo efficace”, conclude Miceli.

 

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