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01/09/2017

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Il lavoro d'ufficio tra frustrazioni e opportunità

Una ricerca Censuswide promossa da Sharp mette in luce le attuali difficoltà che possono essere superate con soluzioni tecnologiche sicure e che puntano all’incremento della produttività.

In un mercato e una società sempre più mediate da internet, servizi online, condivisioni di informazioni e dati personali in tutte le attività quotidiane, Sharp ha fotografato lo stato attuale del mondo del lavoro che sta attraversando un’importante fase di transizione. Alcune professioni infatti saranno via via eliminate con la diffusione di macchine computerizzate, calcolatori di portata straordinaria, robot, ma altre invece saranno chiamate a ridefinirsi. Se da un lato il lavoro si sta quindi digitalizzando e lo scenario a cui si andrà incontro sarà quello per il quale sempre più spesso si lavorerà al fianco dei robot e l’automazione è una possibile via per mantenere elevati standard di vita, dall’altro però l’uomo rimane al centro. L’individuo infatti è l’unico in grado di tradurre veramente i processi e interpretare la realtà capace di relazionarsi con le macchine e anche con i suoi simili.

Ritardi culturali e tecnologici: Italia allineata all’Europa
Alcuni settori sono già oggetto di profonde trasformazioni in chiave digital, ma noi siamo davvero pronti per tutto questo? Le diverse realtà hanno tecnologie adeguate per cavalcare il cambiamento? I dipendenti sono preparati all’avanzata delle tecnologie? La ricerca condotta da Censuswide per conto di Sharp su 6.045 impiegati in Francia, Germania, UK, Italia, Svezia, Polonia, Paesi Bassi, Repubblica Ceca e Ungheria dimostra come una tecnologia non aggiornata sia sinonimo di voci di costo difficilmente percepibili, ma che in realtà hanno un impatto importante nella gestione di un’impresa. I problemi esplorati riguardano l’uso delle tecnologie negli uffici: il tempo che esse fanno perdere o guadagnare, la loro incidenza sulla produttività, sulla motivazione, sulla collaborazione, sulla sicurezza dei dati. Tecnologie obsolete e difficili da usare, ancora presenti in moltissime realtà aziendali, rallentano infatti il flusso di lavoro impedendo di raggiungere risultati e performance ottimali. Il sociologo Domenico De Masi ha definito la ricerca Sharp/Censuswide uno studio particolare e interessante, in grado di misurare il gap esistente a livello tecnologico. Secondo il sociologo però il problema oggi è anche quello di metabolizzare le nuove tecnologie che, solo se usate bene, possono essere uno strumento straordinario. Dalla ricerca emergono tre considerazioni importanti:

- il ritardo culturale di una notevole percentuale di impiegati
che stentano a utilizzare le nuove tecnologie con la necessaria dimestichezza;

- il ritardo tecnologico e organizzativo di un significativo numero di aziende che impiegano tecnologie datate e procedure antiquate;

l’omogeneità tra la situazione italiana e quella degli altri Paesi europei, per cui il cultural gap tra il nostro e l’altrui digital divide è molto minore di quanto si pensi.

I risultati più significativi
Solo il 44% degli impiegati italiani e il 49% degli altri europei dice di lavorare bene con i colleghi e di incoraggiarsi a vicenda. Un quarto degli intervistati europei vive in un contesto lavorativo poco incoraggiante; un terzo si dichiara demotivato, costretto a passare troppo tempo su compiti noiosi, lavorando così in modo datato e frustrante; il 70% lamenta un ambiente di lavoro di scarsa ispirazione e poco incline alla creatività. Tutti gli intervistati provano frustrazione almeno tre volte al giorno nei confronti dei dispositivi tecnologici che utilizzano in ufficio dai pc alle stampanti passando per fotocopiatrici e sistemi audiovideo. La maggior parte del tempo viene persa cercando i file sul server - 14 minuti al giorno - a causa della mancanza di adeguati strumenti di ricerca. Ulteriori perdite di tempo quotidiane riguardano proprio l’uso della stampante: 6 minuti ogni giorno vengono sprecati in attesa che il dispositivo si riscaldi; e quasi nove minuti aspettando che le pagine vadano in stampa. L’attesa dell’avvio della strumentazione audiovideo, invece, causa una perdita di tempo in media di 8 minuti al giorno. Aiutare i colleghi a usare programmi base, come quelli di scrittura, oltre a sottolineare inefficienze nella formazione aziendale costa in media 12 minuti al giorno e circa 8 giornate lavorative l’anno. E ancora il 53% degli intervistati in Italia dichiara che la propria postazione di lavoro non è aggiornata dal punto di vista tecnologico. Se invece l’ufficio risultasse dotato di una migliore tecnologia, oltre due terzi dei lavoratori (68,2%) è convinto che sarebbe più produttivo; circa la metà - 45,9% - più motivato e il 40,2% più creativo.

Il fronte aperto della sicurezza
Un altro tema importante riguarda poi il rischio di fuga di dati sensibili, a causa degli impiegati che non prendono sul serio il tema della sicurezza. Il 10% degli intervistati in Italia ha affermato di avere avuto accesso a informazioni riservate che non avrebbe dovuto conoscere. Circa il 23% dichiara di condividere file su spazi non protetti anche senza l’approvazione dell’azienda; il 34% ammette di ignorare il protocollo ufficiale e di portare a casa il lavoro da completare (media europea 29%). Inoltre oggi il 75% dei dipendenti lavora da remoto e l’81% degli impiegati accede a documenti di lavoro durante le trasferte, di conseguenza risulta sempre più urgente che le aziende trovino il giusto equilibrio tra questo nuovo modo di lavorare e la condivisione sicura dei dati. Secondo De Masi è diventata ormai urgente la necessità di arginare, grazie a una formazione adeguata, la troppo facile disinvoltura con cui vengono trattati i dati aziendali per evitare pericolose fughe di informazioni critiche.

Carlo Alberto TenchiniIl punto di vista di Sharp
Le tecnologie Sharp nascono con un preciso imprinting, che è fatto della più ampia connettività e di una grande integrabilità nei flussi informativi, aspetti che le rendono strumenti ideali per favorire la migrazione verso processi aziendali più moderni ed efficaci. “L’integrazione di tecnologie e servizi, su cui molto Sharp sta spingendo e investendo – ha chiarito il direttore marketing e comunicazione, Carlo Alberto Tenchini - consente alle persone di lavorare, condividere informazioni e collaborare in modo estremamente efficiente, aumentando la produttività e la soddisfazione legate alla propria professione”. Le soluzioni che Sharp propone per migliorare il lavoro di squadra sono diverse: dal display piatto interattivo Big Pad, che semplifica la condivisione delle idee e permette a più persone di intervenire contemporaneamente sulla stessa presentazione, al sistema di archiviazione basato su cloud, che agevola la condivisione dei documenti. Sharp ha creato una gamma di prodotti che, mantenendo sempre un elevato livello di sicurezza, possono aiutare a risparmiare tempo in ufficio, come le MFP (Multi-Function Printer) che consentono archiviazione e ricerca intelligente dei documenti, i display interattivi che consentono di condividere contenuti senza l’uso di cavi, le app per la stampa mobile e le soluzioni per flussi di lavoro, che consentono di automatizzare i processi amministrativi di routine, lasciando all’utente più tempo per esprimere la sua creatività. Un insieme di servizi e di soluzioni in grado di operare una piccola rivoluzione cartesiana nei processi lavorativi delle aziende. Con Sharp viene esaltata l’importanza delle tecnologie, che si mettono però al servizio dei manager e di tutto il personale per mantenere sempre al centro lo sviluppo delle competenze umane attraverso l’utilizzo consapevole di strumenti ‘intelligenti’, concepiti per aumentare l’interazione e la collaborazione.

 

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