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14/01/2016

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di Olivia Rabbi

La trasformazione dell’ufficio direzionale

Il nuovo manager approccia lo spazio e gli strumenti di lavoro in maniera più dialettica, con un confronto con i collaboratori più paritetico. Continua a mantenere il proprio ufficio liberandolo da quegli elementi di simbolizzazione e di esclusività.

Le nuove modalità di lavoro in ufficio portano fra le mura delle società un nuovo approccio rispetto alla visione classica e spesso stereotipata dello spazio di lavoro manageriale. La stessa figura del manager sta vivendo, sulla propria pelle e competenze professionali, la trasformazione in atto nell’organizzazione aziendale. Ma quali sono le ricadute sulla progettazione, i sistemi di arredo e la fruizione dello spazio del manager? 
Difficile tracciare un volto univoco dell’ambiente direzionale, declinato in infinite modalità di utilizzo dello spazio. Alle interpretazioni classiche, si affiancano infatti gli approcci più innovativi dove i flussi di lavoro e le esigenze personalizzate dell’utenza portano alla rinuncia alla separazione rigida dello spazio e delle funzioni per una gestione integrata e marcatamente “orizzontale” dell’ambiente ufficio, come dimostrano recenti realizzazioni architettoniche e di interior design.  Ma un caposaldo resiste. Il manager conserva il proprio ruolo di leader con una identità riconoscibile: meno carismatico, più empatico e perno di una nuova rete dinamica di relazioni. Attorno a lui ruota l’intera trasformazione in atto, che lo vede indiscusso protagonista e figura chiave e punto di snodo del percorso di cambiamento.   E la scrivania direzionale? Da sempre simbolo metaforico e assoluto del “potere”, diventa il luogo della condivisione del lavoro, del confronto e del sapere con i propri collaboratori. Come dimostrano anche le ultime tendenze di ricerca ed espressione nel campo del disegno industriale che continuano a coniugare – fra approccio classico ed estrosità – le caratteristiche di eleganza esclusiva, ricercatezza dei materiali e massima integrazione con le tecnologie. Per approfondire il tema dello “spazio direzionale” nell’era della collaboration, dei social network e dello smart working, abbiamo incontrato Matteo Barone della società di consulenza strategica di direzione Methodos; e Robel Woldetsion, real estate global project di Unicredit

Il nuovo manager “primus inter pares”
Intervista a Matteo Barone, responsabile dell’area Stakeholder and Employee Engagement per la società di consulenza strategica di direzione Methodos  

Il manager sta vivendo, sulla propria pelle e competenze, la trasformazione dell’organizzazione aziendale. Qual è oggi il suo ruolo?
Il ruolo del manager ha seguito l’evoluzione delle organizzazioni aziendali e del contesto sociale nel quale queste si contestualizzano. Il tema che guida questo cambiamento è la flessibilità, stiamo assistendo a una mutazione della società civile verso una maggiore fluidità, sinergia, integrazione, scambio, osmosi. Termini che indicano un aumento delle relazioni e delle connessioni. Le economie del mercato, i tempi e le esigenze della competitività richiedono un’accentuazione progressiva e costante della capacità di creare legami per avere più apertura alle opportunità, aprirsi agli scambi interni ed esterni dell’organizzazione, sviluppare innovazione in maniera più veloce, creare una relazione più stretta tra impresa e cliente e impresa e mercato, superando i confini locali, geografici, spaziali e temporali dell’organizzazione. Il manager è la figura che ha dovuto interpretare per primo questo cambiamento di assetto operando una trasformazione su di sé, da figura di presidio di posizione a figura di snodo in grado di favorire e valorizzare questo potenziale di sinergia e di scambio. Un ruolo che cambia dal punto di vista delle competenze e, soprattutto, della percezione che questa figura offre di sé. Cambia anche il sistema che è chiamato a governare passando da soggetto che esprime un potere legato a una posizione connotata da elementi simbolici di status e di autorità, a soggetto facilitatore, che favorisce e media le relazioni.  Il manager oggi è molto più “mobile” da tutti i punti di vista, presente ma in grado di connettersi ed entrare in una relazione più sociale e chiamato anche ad abitare lo spazio sia virtuale che fisico in maniera diversa abbandonando i propri elementi e contesti di riferimento tradizionali. La funzione di guida del manager resta centrale ed è ancora più importante, in quanto è un punto di riferimento che indica il senso della strategia dell’organizzazione, specie in uno scenario complesso e imprevedibile come l’attuale. E questo punto di riferimento ce lo si aspetta prossimo e accessibile, un ‘primus inter pares’ nel quale permangono autorevolezza e doti di leadership ma svuotato da quegli elementi di distanza e di esclusività.

(Fonte: Methodos)

Qual è l’impatto dello smart working sul management? 
Assistiamo a svariate tipologie di smart working, dall’attivazione di politiche di flessibilità oraria all’implementazione delle tecnologie digitali, fino alla revisione del layout d’ufficio. Crediamo che lo Smart Working debba essere concepito in maniera integrata, interpretando l’organizzazione in modo da ottenere il miglior risultato possibile in termini di velocità, valorizzazione delle persone, benessere e comfort, un concetto che introduce elementi di flessibilità nel tempo del lavoro per incontrare le esigenze dei collaboratori nello spostamento casa ufficio e permettere loro di costruire il proprio equilibrio di vita. Lo smart working differenzia i contratti immaginando benefit mirati, cambia gli spazi alla ricerca del migliore equilibrio, benessere e funzionalità ergonomica ragionando su processi di lavoro e sulla loro ottimizzazione, abilita le tecnologie che consentono di costruire sistemi di relazioni a distanza mettendo in connessione gli attori che possono portare valore alla filiera. Ma è anche il frutto di un’organizzazione che costruisce una cultura interna in grado di cooperare, lavorare e portare risultato. In questo senso, il leader è l’attore primario del cambio culturale pronto a non basarsi sul presenzialismo ma capace di delegare, definire gli obiettivi, tirare fuori il meglio del potenziale dai collaboratori, un abilitatore culturale che permette a tutti gli elementi dello smart working di attuarsi. Non esiste nessuna policy di flessibilità contrattuale o di orario, nessuna nuova piattaforma tecnologica o cambiamento di spazio che funzioni se non abbiamo un corpo manageriale che è per primo il testimone di un modo diverso di abitare queste opportunità. Il manager ha un ruolo centrale a lui spetta il compito di osservare i cambiamenti in tutti i loro aspetti – cultura, management, regole e normativa del lavoro, migrazione digitale e spazi fisici – nell’ambito di un sistema integrato che va predisposto e abilitato in maniera organica perché funzioni in modo coerente. Il manager dovrebbe essere considerato la figura chiave a partire dall’inizio del percorso di evoluzione, affiancandolo e allenandolo alla nuova visione.

Quali sono le dotazioni, in termini di spazio, arredi e tecnologie, di cui il manager ha bisogno per svolgere al meglio le proprie attività?
Il perimetro d’azione del manager è sempre più complesso. Si relaziona con interlocutori e colleghi collocati in Paesi diversi, figure con le quali è chiamato a confrontarsi su policy aziendale, programmi, processi di lavoro e attività produttive. Ha la necessità di essere connesso a questo universo complesso di relazioni nel modo più efficiente e produttivo e le tecnologie di comunicazione divengono fondamentali. La postazione del manager è tecnologica e attrezzata per rendere disponibile il corrispettivo del suo ambiente di lavoro in virtuale, dal portale Internet ai sistemi di teleconferenza, ai sistemi di clouding condividendo e cooperando in tempo reale nella massima mobilità. Se parliamo di ambiente ufficio, il manager non ha l’esigenza di uno spazio protetto e riservato sempre e comunque. L’ufficio chiuso non è più necessario ma si traduce in uno spazio modulabile che segue il flusso di attività del manager e dell’organizzazione stessa. Lo svolgimento di pratiche più gestionali e ordinarie può avvenire insieme ai colleghi in uno spazio condiviso, mentre in altre occasioni ha la necessità di poter radunare team di lavoro in spazi dedicati come sale riunioni connesse virtualmente con altri ambienti. Ha bisogno di spazi di privacy, ma anche di spazi di socializzazione nei quali condividere con i colleghi il confronto sul lavoro in situazioni di benessere, riposo e svago. Certamente, questa mutazione di ruolo e di habitat richiede al manager un “allenamento culturale” e per accompagnare questo cambiamento non bastano le dotazioni di spazio e tecnologie ma competenze specifiche. 

Case History: in Unicredit l’ufficio del manager è multifunzionale 
Nella strategia di progettazione dei nuovi uffici direzionali di UniCredit la postazione di lavoro diventa il luogo emblematico della condivisione. Ne parla Robel Woldetsion, real estate global projects di UniCredit Business Integrated Solutions che, partendo dall’esperienza consolidata dal Gruppo negli ultimi anni, spiega come cambiano le esigenze del top management per la gestione e fruibilità dello spazio ufficio, alla luce dell’evoluzione dell’organizzazione aziendale.

In che modo gli uffici direzionali sono espressione dell’organizzazione aziendale?
È senza dubbio cambiato l’approccio al lavoro. Oggi l’attenzione del manager è sempre più focalizzata al risultato, di conseguenza gli ambienti devono rispondere all’esigenza di svolgere in autonomia attività individuali o di collaborazione. In UniCredit, per esempio, gli spazi sono stati ripensati guardando soprattutto alle reali esigenze dei colleghi, che possono scegliere l’ambiente più adatto in cui lavorare, sempre supportati da una tecnologia all’avanguardia. Nel 2008 UniCredit ha avviato un piano di razionalizzazione degli edifici direzionali con l’obiettivo di consolidare tutte le principali sedi europee, seguendo linee guida comuni quali lo spostamento verso zone più funzionali delle città, sostenibilità e nuovi standard di occupazione dello spazio. Conseguentemente sono stati ripensati tutti gli ambienti di lavoro. Il Gruppo è passato da un approccio classico con uffici singoli a un impianto nuovo in grado di rispondere alle effettive esigenze dei colleghi e del management. Il criterio guida per la progettazione degli spazi ufficio in UniCredit si basa oggi sullo Smart Working che in questa prima fase ha riguardato le sedi direzionali del Gruppo, con il coinvolgimento di oltre 2.700 persone su 5 siti, per arrivare a un totale di 23mila persone entro il 2018. In Italia l’iniziativa si è concretizzata nelle sedi di Milano (in via Livio Cambi e in fase pilota in UniCredit Tower), Torino e Bologna seguendo un approccio graduale: sono stati introdotti open space e spazi “specializzati” come, per esempio, sale riunioni grandi e piccole, phone booth per telefonate o video conferenze individuali oppure le cosiddette focus area chiuse e dotate di postazioni schermate per favorire silenzio e concentrazione, con una conseguente riduzione degli uffici singoli che a oggi rappresentano il 2% delle postazioni complessive. Applicando i principi di sharing economy agli spazi di lavoro abbiamo trasformato la assegnazione esclusiva della scrivania in un accesso libero alle postazioni. In UniCredit Business Integrated Solutions, società globale di servizi di UniCredit, l’ufficio singolo in dotazione al top management ha perso di esclusività acquistando un nuovo significato e divenendo un vero e proprio “Office and Meet”, ossia un ambiente chiuso da utilizzare sia come ufficio sia, all’occorrenza, come sala riunioni. In questa accezione tutti i dipendenti possono avervi accesso in caso di assenza del manager, perché lo spazio è soggetto a una specifica policy per cui tutti gli oggetti personali e professionali come il pc portatile devono, a fine giornata, essere rimossi dalla scrivania.

Come descriverebbe l’ufficio direzionale del futuro?
L’integrazione sempre più spinta tra spazio fisico e spazio digitale porterà probabilmente a concepire in modo diverso gli spazi ufficio e i momenti di scambio e interazione. In UniCredit questa trasformazione è in parte già iniziata. Abbiamo infatti esteso i principi dello Smart Working alla città, dando la possibilità di lavorare un giorno a settimana dai cosiddetti Hub, spazi ufficio del Gruppo posizionati in zone strategiche della città, oppure, in alternativa, da casa. Tutto si lega sicuramente a un nuovo modo di approcciare il lavoro ma soprattutto è funzionale alla volontà di migliorare la qualità della vita delle persone.

 

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