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07/10/2013

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Kelyan presenta la Scrivania Digitale

Una soluzione che automatizza in toto il ciclo passivo per permettere la diminuzione dei costi e l’aumento di efficienza della contabilità fornitori

Kelyan, con sedi operative in Emilia Romagna, Piemonte, Lombardia e Veneto e copertura commerciale in tutta Italia, opera da oltre trent’anni nel settore dell’IT. Da ormai dieci anni si è specializzata sui servizi in modalità cloud e su soluzioni innovative che aiutano le aziende a creare efficienza di processo.
Tra le soluzioni più importanti di Kelyan ci sono quelle che permettono di ridurre i costi dei processi di ciclo attivo e di ciclo passivo. E proprio per l’automazione del ciclo passivo, per permettere la diminuzione dei costi e l’aumento di efficienza della contabilità fornitori, Kelyan ha appena annunciato una soluzione rivoluzionaria: la Scrivania Digitale.
Solo nel corso degli ultimi anni l’argomento smaterializzazione ha avuto una maggior attenzione da parte delle aziende, in quanto è stato introdotto un quadro normativo chiaro che non solo consente, ma incentiva la dematerializzazione in materia di documentazione amministrativa. Il concetto di paperless, però, rappresenta una sfida all’interno dell’azienda per quanto riguarda il ciclo passivo, che richiede la gestione di diversi canali di ricezione delle fatture e comprende processi normalmente lunghi e passibili di errori umani nelle fasi più critiche. Tutto ciò rendeva la dematerializzazione del ciclo passivo fattibile soltanto in realtà in cui il volume di documenti trattati permette un approccio industriale, con l’attivazione di centri servizi dedicati.

 

 

Un nuovo approccio: la Scrivania Digitale
 

La Scrivania Digitale di Kelyan è composta da un insieme di servizi pensati per portare il massimo automatismo nelle fasi di lavorazione dei documenti del ciclo passivo, il tutto gestibile e controllabile da un dispositivo touch screen: si hanno così insieme i vantaggi della maneggevolezza della carta e i vantaggi dell’automazione di processo, dalla ricezione alla registrazione della fattura.
La soluzione consente l’acquisizione delle fatture passive direttamente dalle loro diverse fonti; la gestione dei differenti formati, rendendo digitale ciò che è cartaceo e mantenendo digitale ciò che già lo è; il riconoscimento delle informazioni chiave contenute per la specifica classificazione documentale; l’integrazione con le informazioni dal data base aziendale e l’inserimento di informazioni complementari; la conferma delle informazioni o la loro correzione; la registrazione automatica delle fatture nel sistema gestionale o ERP; l’automazione dei controlli e dei processi di autorizzazione; l’archiviazione del documento e la sua eventuale conservazione a norma; l’utilizzo dei documenti digitali in tutte le fasi successive di lavorazione.
“I vantaggi che derivano dall’adozione della Scrivania Digitale sono molteplici - sottolinea Guido Trepella, direttore della BU documentale di Kelyan. Innanzitutto bassi costi di setup e una effettiva semplificazione dei processi, grazie alla combinazione di componenti di OCR e analisi semantica con l’uso di touchscreen. L’interfaccia user friendly, inoltre, facilita al massimo le attività di digitalizzazione, per cui non sono richiesti percorsi formativi mirati. Con l’ottimizzazione dei processi legati al ciclo passivo, infine, i margini di errore si riducono drasticamente, mentre gli SLA concordati garantiscono l’efficacia e l’efficienza del sistema anche a fronte di un incremento improvviso delle richieste”. Il ritorno dell’investimento, insomma, è assicurato, grazie alla riduzione dei costi di archiviazione e delle risorse allocate, che possono essere destinate ad attività a maggior valore aggiunto. 

 

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