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29/05/2012

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Nel biofarmaceutico i processi possono essere smart

Dematerializzare i documenti. Dematerializzare i processi. Risparmiare in termini di carta/spazio fisico. Distillare efficienza dall’automazione delle operazioni ripetitive a scarso valore e da un migliore sfruttamento di dati e informazioni. C’è tutto questo nel progetto che vede l’azienda della biofarmaceutica Kedrion attivo dal 2001 quando dematerializzare significava liberarsi degli archivi cartacei e che oggi significa anche collaboration e big data.

 

 

 

 

Per Kedrion la gestione dei workflow documentali è di importanza strategica

 

Michele Ciceri


Dematerializzare i documenti. Dematerializzare i processi. Risparmiare in termini di carta/spazio fisico. Distillare efficienza dall’automazione delle operazioni ripetitive a scarso valore e da un migliore sfruttamento di dati e informazioni. C’è tutto questo nel progetto che vede l’azienda della biofarmaceutica Kedrion attivo dal 2001 quando dematerializzare significava liberarsi degli archivi cartacei e che oggi significa anche collaboration e big data.

Con la particolarità, nel caso di Kedrion, di trovarsi in un settore dove le regole sono rigorose e frequenti i controlli da parte delle autorità. Oggi, dopo 11 anni, in Kedrion non esitano a dire che la scommessa è stata vinta grazie a un insieme di fattori positivi: un management lungimirante, una Direzione IT che ha saputo raccogliere la sfida, una tecnologia vincente e un fornitore in grado di lavorare come un partner: DocFlow. Ad affermarlo è Alessandra Moscaggiura, IT Manager dell’azienda biofarmaceutica lucchese, che ci guida in questo racconto.

 

 


L’azienda Kedrion

 


A Castelvecchio Pascoli, in provincia di Lucca, si trova il quartier generale della società biofarmaceutica Kedrion, punto di riferimento del Servizio Sanitario Nazionale per la produzione di farmaci plasmaderivati. Costituita nel 2001, Kedrion ha acquisito competenze che oggi le danno un ruolo di rilievo anche all’estero attraverso officine di produzione autorizzate, uffici di rappresentanza, centri di raccolta plasma, un esteso network di distributori e partnership strategiche con le realtà sanitarie di numerosi paesi in Europa e nel mondo.


Le attività del Gruppo riguardano quattro segmenti: la produzione e commercializzazione di farmaci plasmaderivati derivanti dal processo di frazionamento del plasma; la commercializzazione di vaccini antinfluenzali e di prodotti farmaceutici di sintesi; la raccolta e la commercializzazione del plasma nei mercati esteri; altre attività, tra cui il trasferimento tecnologico del proprio know how di competenze (sia intra-company sia inter-company) e il conto lavoro, vale a dire il meccanismo attraverso cui Kedrion, in accordo con le istituzioni sanitarie, riceve e trasforma tutto il plasma italiano raccolto dalle donazioni. Un impegno a parte è la ricerca nel campo dei farmaci plasmaderivati per il trattamento dei deficit rari, un segmento in cui oggi Kedrion è impegnata in progetti di ricerca in collaborazione con soggetti pubblici e privati.


Di pari passo, l’innovazione rappresenta per Kedrion un elemento di distinzione all’interno del proprio modello industriale e un’importante leva strategica. Solo grazie all’innovazione continua, l’azienda è infatti riuscita a raggiungere risultati di eccellenza, individuando soluzioni tecnologiche e produttive tra le più efficaci e instaurando un circolo virtuoso di miglioramento dei prodotti e dei processi.

 


L’esigenza

 


“Le Direzioni amministrative di Kedrion sono lo snodo di un sistema complesso di linee guida, politiche e best practice che mirano a controllare il flusso bidirezionale con le istituzioni pubbliche e con chi si occupa della compliance interna ed esterna all’azienda”, spiega Alessandra Moscaggiura.


Per questo Kedrion ha avviato nel 2001 un progetto di razionalizzazione della documentazione in azienda. Moscaggiura sottolinea che: “L’obiettivo iniziale del progetto era soprattutto recuperare lo spazio fisico occupato dagli archivi cartacei e migliorare la reperibilità e condivisione delle informazioni tra i vari reparti aziendali. Più precisamente, le linee guida adottate per l’individuazione della soluzione tecnologica si articolavano intorno a quattro esigenze: dematerializzare e automatizzare i processi della Direzione amministrativa rendendoli più snelli e facili per l’utente; integrare i contenuti destrutturati con i dati e i processi mantenuti dalle Direzioni Erp; rendere fruibile il patrimonio documentale garantendo accessi differenziati e rispetto delle policy interne; monitorare e tracciare i flussi sensibili, abilitando contestualmente la conservazione e norma dei documenti archiviati”.


Il punto di partenza è stato individuato nell’ufficio legale, dove, spiega Moscaggiura: “L’esigenza era di organizzare la parte contatti in funzione delle relative scadenze, delle esigenze interne e della compliance”.

 


La soluzione

 


Kedrion ha iniziato la razionalizzazione della gestione documentale nel 2001 con le soluzioni tecnologiche e il supporto della società DocFlow, punto di riferimento in Italia nell’Enterprise Content Management con un approccio orientato ai processi. “In quegli anni erano pochi a parlare di dematerializzazione e ancora meno di workflow documentali – afferma Moscaggiura – e per avviare progetti di questo tipo serviva una visione precisa e convinta. Vista allora era una sfida, oggi possiamo definirla una scelta vincente”.


A cominciare dalla prima implementazione, l’Ecm Di DocFlow è diventato una soluzione enterprise espandendosi a molte aree amministrative all’interno di Kedrion, dimostrando in questo modo che una soluzione flessibile consente di porre l’utente al centro della progettazione IT. “La perfetta integrazione di DocFlow con SAP, un’altra adozione non scontata decisa da Kedrion in quello stesso periodo, ha facilitato molto la scelta”, aggiunge Moscaggiura. Oggi il modulo di DocFlow denominato Synergy ERP Integration consente a Kedrion di collegare e sincronizzare i documenti alle transazioni del sistema SAP. Il relazionamento tra i vari documenti, per esempio tra l’ordine di vendita, il documento di trasporto e la fattura, avviene durante la notte attraverso la funzione LinkDocument della piattaforma DocFlow.

 


Il progetto oggi

 


Oggi il sistema documentale DocFLow organizza per Kedrion le informazioni di circa 15mila fatture fornitore e 18mila fatture cliente ogni anno (il dato si riferisce al 2011). Le funzionalità d’uso attivate sulla piattaforma sono al momento 5, a cui si aggiunge la connessione-sincronizzazione con SAP.


Ufficio Legale. Il sistema documentale permette la gestione di contratti, bozze, corrispondenza, documentazione scambiata fra le parti e altro ancora. I documenti entrano nel sistema documentale attraverso il software Application Integration installato sui pc degli utenti. Questo permette di importare i documenti con un semplice drag and drop. I contratti sono inseriti e gestiti da uno scadenziario schedulato giornalmente che invia una mail di notifica all’Ufficio in prossimità della scadenza temporale dei contratti.


Supply Chain. Qui il sistema documentale permette la gestione dei documenti di convenzione con enti (regioni, consorzi di regioni, ospedali ecc) e i relativi allegati. Per esempio:
• reference verso un contratto quadro già archiviato nella libreria in dotazione all’Ufficio Legale;
• archiviazione di rinnovi da parte dell’ufficio Supply Chain dopo le necessarie approvazioni;
• gestione della corrispondenza in ingresso (cartacea e/o e‐mail);
• gestione della corrispondenza in uscita e collegamento delle fatture attive già presenti sulla libreria dell’amministrazione finanza e controllo;
• archiviazione dei documenti generati dal Quality Control tramite QM di SAP.

Anche in questo caso i documenti sono inseriti nel sistema attraverso il software Application Integration installato sui pc degli utenti. Esiste inoltre un servizio che si occupa di prelevare e mantenere aggiornata l’anagrafica dei clienti SAP nella libreria documentale.


Product Development. In questo caso il sistema documentale permette di archiviare i contratti e la documentazione fornitori e di gestire la relativa anagrafica. Il folder comprende:
• ipotesi di contratto, NDA e preventivi;
• contratti con gestione del ciclo approvativo;

• protocolli di studio, documenti dei comitati etici, certificazioni di società private, report sull’esito delle consulenze;
• reference alle fatture già presenti in libreria amministrativa;
• report sulle performance del fornitore per tipologia di servizio, con visualizzazione delle informazioni per una valutazione del fornitore.
I documenti sono inseriti nel sistema documentale attraverso l’importazione da interfaccia WEB di DocFlow.


Conservazione sostitutiva. Il modulo di Synergy denominato AipaDocs permette di firmare i lotti di archiviazione per mezzo di una smart card gestita dalla responsabile del dipartimento Amministrazione e Finanza.
Registrazione di fatture soggette a finanziamento. Anche il processo che riguarda i documenti di questo tipo, cioè le fatture legate a progetti finanziati dallo Stato, è gestito dalla piattaforma DocFlow e ha come punto d’arrivo la conservazione a norma.


“La disponibilità di una piattaforma ampia e scalabile come quella di DocFlow ci permette di attivare le funzionalità tenendo conto delle esigenze dei vari reparti aziendali – spiega Moscaggiura – potendo sempre contare sul supporto e sulla consulenza tecnica di un vendor che lavora insieme a noi come un partner”.

 


Benefici

 


“Grazie al sistema documentale di DocFlow abbiamo ottenuto notevoli vantaggi nella consultazione e condivisione del patrimonio documentale e delle informazioni in esso contenute; il tutto in modo rapido e sicuro”, afferma l’IT Manager di Kedrion. “Di conseguenza abbiamo registrato la drastica riduzione dei costi relativi agli archivi cartacei, oltre che dei tempi di rilascio e consegna della documentazione verso le istituzioni e verso i dipartimenti interni. Nel complesso, abbiamo registrato un notevole incremento della qualità del servizio”.


Tutto ciò si è trasformato in vantaggi concreti per il business, che anche se difficili da misurare possono essere valutati alla luce di alcuni fatti: “L’azienda è cresciuta, ma nel reparto amministrativo non si è reso necessario un incremento del personale perché il sistema documentale ha alleggerito i carichi di lavoro non strategico. Nel contempo – conclude Moscaggiura – l’efficienza è migliorata e siamo riusciti a destinare ad attività più a valore lo spazio fisico che prima era occupato dai faldoni cartacei”.
 

 

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