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26/06/2012

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La ricerca dell’efficienza non è solo per le grandi imprese

I servizi per ottimizzare i processi di stampa guardano alla fascia media del mercato

 

 

 

 

I servizi per ottimizzare la stampa guardano alla fascia media del mercato


Ruggero Vota

 

 

Forse non tutte le aziende sanno che la stampa dei documenti è una delle attività sulla quale possono essere esercitate con successo politiche di razionalizzazione e, quindi, riduzione dei costi. Su questo fronte sul lato dell’offerta sono ormai mobilitati da tempo i protagonisti del mercato della stampa, che partendo dalle grandi imprese, stanno portando queste best practice sempre più anche nelle medie aziende.

 

È quindi a un gruppo ristretto di questi operatori che abbiamo chiesto di tracciare lo stato dell’arte di questo specifico mercato.

 

 

Le motivazioni di una scelta

 


Portare il complesso delle attività di stampa a essere gestite come un servizio da realtà specializzate esterne è generalmente motivato dalla ricerca di una maggiore efficienza di queste attività, come ci confermano i nostri interlocutori.

 

“Risparmio garantito e aumento della produttività sono due driver molto importanti per i clienti e sono centrali anche nella strategia Canon Managed Print Services che da oltre 5 anni stiamo portando sul mercato – afferma Davide Balladore solution products marketing consultant e solution marketing di Canon Italia. Gli strumenti e le piattaforme per il supporto al business delle aziende stanno radicalmente cambiando e per questo si sente sempre più parlare di business agility, ovvero la strategia in grado di dare vita a una realtà aziendale capace di adattarsi rapidamente alle esigenze del proprio settore e alle richieste dei propri clienti, innovando continuamente”.


In linea con questa strategia: “Canon propone prodotti e piattaforme software innovative che permettono ai propri clienti di gestire flussi di stampa anche tramite strumenti come smartphone e tablet. Il risparmio e la produttività possono essere misurati concretamente grazie alle soluzioni software Canon, che tramite la piattaforma completamente modulare uniFLOW, è in grado di creare report dettagliati e di gestire utenti, centri di costo e budget in linea con le policy aziendali”.


“Il risparmio sui costi è oggi un elemento molto importante ma per arrivare a questo risultato è necessario prima avviare una fase di assessment dell’attività di stampa in azienda e quindi operare per avere un controllo dei costi collegati a questa attività – racconta Davide di Scioscio, business manager office products di Epson Italia. Il controllo dei costi, quindi, è questo il driver che spinge le aziende, ancora di più in questa fase economica, a scegliere di rivolgersi a un servizio di gestione dei processi di stampa. Con soluzioni come Epson Print Performance, evoluzione di Click&more, che permette di organizzare e gestire il processo di stampa in modo efficiente e completo, si ottiene una precisa e puntuale definizione dei costi e un risparmio complessivo in termini di risorse impiegate. Un risultato questo, spesso difficile da ottenere nelle aziende, dove nella gestione del processo sono coinvolte tipicamente due divisioni (l’IT che acquista l’hardware e i servizi generali che comprano i materiali di consumo) con conseguente forti difficoltà nel definire costi certi e tenere controllati i costi effettivi”.

 

 

“Il driver principale rimane quello dell’ottimizzazione dei costi che, grazie ai servizi documentali gestiti, possono essere ridotti fino al 30% rispetto alla situazione di partenza – spiega Luca Tomelleri, communication manager di Ricoh Italia. La riduzione deriva per esempio: dalla modalità pay-per-use con cui vengono erogati i servizi, dal consolidamento dei dispositivi di stampa grazie alla multifunzionalità, dall’eliminazione degli sprechi e dalla riduzione dei consumi energetici introducendo sistemi ottimizzati da questo punto di vista. Tra gli altri driver di questi progetti vi è poi la necessità di aumentare l’efficienza dei processi migliorando non solo le attività di stampa, ma anche la gestione dei documenti digitali”.

 


I volumi da cui iniziare

 


Detto questo, rimane il fatto che fare un investimento per gestire i processi di stampa come un servizio può essere anche un impegno sostanzioso, intermini soprattutto di risorse economiche. Un punto dirimente che quindi molte aziende utenti vogliono chiarire prima di intavolare una trattativa con un fornitore che porti all’implementazione di questi servizi, è quello legato al volume della produzione di stampe che rendono conveniente l’investimento. E su questo punto non c’è una piena concordanza tra i protagonisti dell’offerta.


“Il rinnovato servizio di gestione dei costi di stampa firmato Epson Print Performance prevede una gestione completa di tutto il processo di stampa, dall’organizzazione e rifornimento dei materiali di consumo, all’analisi precisa dello stato dei diversi dispositivi, rilevato da un software appositamente installato – dichiara Davide di Scioscio. EPP offre vantaggi anche con poche centinaia di pagine al mese, ma le aziende di solito cominciano ad essere interessate a gestire i costi in maniera specifica a partire da volumi di produzione pari a 800-1.000 pagine al mese”.


“In realtà non esiste una soglia minima di volumi, dal momento che i servizi sono erogati in modalità pay-per-use, per cui i clienti pagano solo in base all’effettivo utilizzo – afferma Luca Tomelleri. Nel servizio sono inclusi l’infrastruttura tecnologica, i servizi di assistenza tecnica e manutenzione e la gestione dei consumabili. Il progetto è sempre preceduto da una fase di consulenza in cui viene calcolato il costo totale della gestione documentale (TCO) e l’impatto ambientale dei processi. Dopo l’auditing si passa alla progettazione di un ambiente IT ottimizzato dal punto di vista dei costi e delle emissioni di CO2 e in grado di aumentare l’efficienza e la produttività aziendale”.


“Non c’è una regola precisa, anche se, quando parliamo di progetti Canon MPS generalmente sono coinvolte aziende che hanno almeno una decina di device e più di 50 utenti, per arrivare alle corporate company o comunque a realtà con centinaia di device e migliaia di user – spiega Davide Balladore. Molto importante è la fase di analisi dove riusciamo a capire, oltre alla dislocazione e al numero di device e user, come sono configurati i flussi di stampa, con quale architettura e quali sono i costi relativi ai processi di stampa. Da qui si costruisce il progetto Canon MPS. La progettazione della soluzione Canon MPS è diversa l’una dall’altra, visto che, con il cliente si studiano le esigenze e di conseguenza i nuovi flus-si di stampa che devono tenere conto ed integrare a pieno quelli che sono i nuovi strumenti aziendali”.

 

 

Storie di successo

 


Infine, come terzo punto abbiamo chiesto ai rappresentanti delle aziende intervistate di citare un loro caso di successo che porti una testimonianza qualificata dei risultati che sono stati ottenuti dalle aziende interessate grazie all’adozione dei loro servizi.


“Sono molte le aziende italiane che hanno scelto i nostri servizi per migliorare la gestione dei processi di stampa e dei documenti – racconta Luca Tomelleri. Sul sito www.document.it è presente una raccolta di interviste realizzate a manager di aziende nostre clienti sui progetti realizzati. Cito tra i tanti come caso esemplificativo quello di Marzotto che ha adottato i Managed Document Services di Ricoh ottenendo tra l’altro una significativa riduzione dei costi rispetto alla situazione di partenza, maggiore efficienza organizzativa, possibilità di miglioramento grazie a un sistema costante di monitoring del progetto”.


“Fiera Milano aveva l’obiettivo di mettere in atto una politica di saving dei costi di gestione e manutenzione, di ottimizzazione delle risorse e di razionalizzazione dei processi di stampa – illustra Davide Balladore. Per questo il servizio Canon MPS è stato da subito identificato come idoneo a rispondere alle specifiche esigenze dell’azienda. Una realtà all’avanguardia come Fiera Milano, il più importante operatore fieristico italiano, che ha sede in uno dei poli fieristici più grandi del mondo, e senz’altro il più affascinante dal punto di vista architettonico, non poteva non essere sensibile all’ottimizzazione dell’infrastruttura tecnologica posta a servizio dei suoi dipendenti. La gestione centralizzata della nuova rete di stampanti e multifunzione ha portato un risparmio del 23% sui costi di manutenzione dei dispositivi di stampa attivi presso Fiera Milano. Il progetto di Managed Print Services, messo a punto da Canon in collaborazione con il personale IT del cliente, ha portato come vantaggi anche una drastica riduzione dei dispositivi installati che sono passati da 319 a 182 unità. Il progetto ha inoltre combinato la soluzione per il flusso di lavoro Canon uniFLOW, che include le funzionalità di sicurezza, e My Print Anywhere con la possibilità di monitorare il flusso di stampa e i relativi costi. Insieme a questo, gli ultimi casi di successo possono comunque essere consultati sul sito www.canon.it/case-study”.


“Con la scelta di un contratto Epson Print Performance per le sue 70 unità, tra cui molti dispositivi del modello WorkForce Pro, distribuite su tutto il territorio italiano, Semeraro ha ottenuto un risparmio pari a circa il 20% rispetto alla gestione precedente – afferma Davide di Scioscio. Al di là del lato economico ‘puro’, vorrei sottolineare come la flessibilità della nostra soluzione abbia permesso a Semeraro di gestire in modo semplice ed efficiente il parco macchine dislocato in vari uffici distribuiti in tutta la Penisola”.
 

 
TAG: Inchiesta

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