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29/11/2012

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Una opzione più veloce per la conservazione sostitutiva

I.CON. offre un approccio più standard rispetto alle logiche dei ‘mega progetti’


Anche nel comparto della gestione documentale si sta rafforzando, in alcune aree specifiche, l’esigenza di mettere in campo un’offerta di soluzioni standard, o comunque industrializzate. È questo il passo compiuto di recente da uno dei nomi storici di questo mercato, ovvero I.CON. società operativa sul fronte del documentale fin dal 1994.

 

 

Andare oltre le vecchie logiche
 

 

“Da quell’epoca la gestione documentale ne ha fatta di strada, espandendo il suo raggio d’azione in altri ambiti contigui a quello originario e non ultimo abbracciando con successo il business process management, coinvolgendo temi come la mappatura e la gestione in ottica di ottimizzazione dei processi aziendali – spiega Erminio Viscardi, managing director I.CON. La novità di oggi è la conservazione sostitutiva che però non è un tema che può essere affrontato con le vecchie logiche. In questo senso abbiamo operato per raggiungere un’importante partnership con Poste.com che ci ha portato a delle riflessioni molto interessanti”.
 

I.CON. è un system integrator specializzato che opera su tutta Italia con una quarantina di persone dalla sede principale di Vimercate (provincia di Monza e Brianza) e dalla filiale di Roma. Non offre un prodotto sviluppato in proprio, come fanno altre realtà italiane che operano in questo mercato: “Abbiamo sempre offerto piattaforme di mercato come Global 360, EMC Documentum e OpenText – racconta Massimo De Toffoli, direttore tecnico I.CON. - il nostro lavoro è complementarle e integrarle per renderle operative seguendo le necessità dei clienti. Siamo anche attivi nello sviluppo di progetti totalmente custom di portata enterprise anche di tipo mission critical, non solo nei contesti di gestione documentale”.

 

 

Abbattere le barriere alla conservazione sostitutiva
 

 

Sebbene per I.CON. il tema della conservazione sostitutiva sia stato affrontato fin dalle sue origini realizzando i primi progetti in casa dei clienti, ovvero dal 2002 quando se ne è iniziato a parlare e la legge non era stata ancora ben definita, l’emergere di un’offerta di servizi di questo tipo disponibili in logiche di full outsourcing ha portato l’azienda a privilegiare partnership importanti: “Abbiamo deciso di mantenere la nostra vocazione progettuale e non trasformarci in un fornitore di servizi erogati da un proprio data center – afferma Viscardi. Sul mercato esistono operatori di eccellenza e quindi preferiamo perseguire una politica di partnership di alto profilo, come testimonia l’accordo con Poste.com”.
 

Detto questo la riflessione portata avanti è molto semplice: i fornitori di questo mercato non possono continuare a proporre delle logiche custom quando l’obiettivo è trasferire un documento generato dai processi aziendali a un outsourcer che offre un servizio di conservazione sostitutiva. La ragione è presto spiegata: “L’ultima fase del ciclo di produzione di un documento, ovvero la sua archiviazione, viene generalmente visto dalle aziende come un’attività che non dà valore – racconta Viscardi. È un controsenso proporre progetti ad hoc, con valorizzazioni piuttosto significative e lunghi tempi di realizzazione, in questo contesto. L’effetto è che oggi l’accesso ai servizi di conservazione sostitutiva in outsourcing risente di una barriera all’ingresso molto elevata”.
 

La risposta di I.CON. è la realizzazione di uno strumento agile che mette a disposizione dei connettori che vanno a interfacciarsi da un lato al sistema BPM adottato dal cliente, dall’altro all’infrastruttura che abilita il servizio di conservazione sostitutiva del provider.
 

“Abbiamo lavorato sulla standardizzazione del colloquio e il risultato è un pacchetto componibile che industrializza la connessione tra i processi aziendali e l’ambiente dell’outsourcer che si occupa della validazione e dell’archiviazione dei documenti, applicando uno spettro di regole standard. Una volta attivato il connettore il servizio può partire in poco tempo”, dichiara De Toffoli.

 

 

Attivi in tempi ridotti
 

 

Questo nuovo approccio è stato vincente nella partnership con Poste.com, proprio perché ha svincolato l’operatore dalla logica del ‘mega progetto’ necessario per l’abilitazione del servizio. “Ufficialmente, grazie alla nuova soluzione la conservazione sostitutiva entra in esercizio in una settimana, ma in diversi casi abbiamo riscontrato tempi anche più brevi”, spiega De Toffoli.
 

La nuova soluzione sviluppata da I.CON. supporta gli ambienti di gestione documentale basati sui sistemi SAP, Alfresco, oltre a quelli dei partner storici EMC Documentum e OpenText, queste ultime nelle varie versioni, insieme a quelle di Global 360, vendor acquisito tempo fa proprio da OpenText. “Stiamo lavorando per raggiungere un altro importante obiettivo, oltre a quello di offrire un time to market veloce nell’abilitazione del servizio – afferma Viscardi. Vogliamo offrire al mercato una soluzione appetibile anche dal punto di vista economico: attualmente proporre ad aziende complesse un’offerta per abilitare la conservazione sostitutiva in full outsourcing a un costo inferiore ai 10.000 euro è pura fantascienza… Noi però ci stiamo arrivando”.
 

 

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