Sicurezza ICT 2019
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18/09/2017

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di Luca Brusamolino

Il gioco delle sedie

Scopriamo insieme l’impatto di desk sharing e clean desk policy su identità organizzativa, benessere e produttività. Un mosaico complesso che include e comprende cambiamenti a più livelli.

Vitra
Ricordate quando da bambini si giocava al gioco delle sedie? Si accendeva la musica, si mettevano tante sedie quanti erano i giocatori meno uno e, appena la musica si interrompeva, chi non riusciva a sedersi veniva eliminato, a questo punto si toglieva un’altra sedia e il gioco continuava fino a che non ne rimaneva soltanto uno. Nelle organizzazioni sta metaforicamente succedendo la stessa cosa. La digitalizzazione e lo smart working creano una grandissima opportunità win win per aziende e dipendenti e gli spazi di lavoro si trasformano, secondo la logica dell’activity based working, in luoghi che facilitano innovazione, creatività e collaborazione. Inoltre, lavorando in mobilità e grazie all’introduzione del desk sharing, si possono ridurre il numero delle postazioni con un saving sui costi degli spazi. Senza però un progetto di riorganizzazione integrato e un pieno coinvolgimento delle persone c’è il rischio di vanificare questa occasione unica e di far percepire questo grande cambiamento solo come una ‘perdita’ trasformando il desk sharing in un grande gioco delle sedie dove qualcuno rimane in piedi, e lo smart working in una scusa per tagliare i costi.

I vantaggi di clean desk policy e desk sharing

• Spazio 
Viene ridotto lo spazio per le postazioni singole che non vengono più assegnate a uso esclusivo di ogni dipendente, ma utilizzate a seconda dell’esigenza. In genere si riduce anche la dimensione della scrivania e si toglie la cassettiera sostituita da locker personali dove riporre oggetti e documenti o strumenti di lavoro.Meno spazio equivale a meno costi di locazione e facilities con una riduzione in media del 30%. Considerando un costo medio di 300 €/mq tra locazione e facilities (studio di eFM – 2016), una PMI di 50/60 persone con 1.000 mq può arrivare a risparmiare 90.000 € all’anno. 

• Aree comuni
Lo spazio liberato dalle postazioni individuali crea la possibilità di avere aree comuni più adatte alle diverse attività lavorative secondo le 4c dell’activity based working: comunicazione, collaborazione, concentrazione, contemplazione. 

• Digitalizzazione
Non avere a disposizione una scrivania assegnata obbliga di fatto a introdurre clean desk policy e spinge l’organizzazione verso digitalizzazione e paperless. I documenti digitali possono essere facilmente organizzati e indicizzati e sono accessibili indipendentemente dal luogo in cui si sta lavorando. Un documento cartaceo invece presuppone un archivio fisico che comporta spazio e spreco di tempo per la catalogazione e la ricerca.

Il ruolo della personalizzazione su benessere e produttività
Le persone personalizzano il proprio spazio, lo rendono più simile alle proprie esigenze, lo arricchiscono con immagini appese alle pareti o foto sulla scrivania. La personalizzazione crea il connubio tra identità individuale e identità organizzativa. Un interessante esperimento di due ricercatori inglesi, aiuta a capire meglio l’impatto dell’ambiente di lavoro su benessere e produttività. I due psicologi hanno allestito 4 diverse tipologie di spazio in cui far completare ai partecipanti delle semplici attività.

• Lean Office - il primo scenario prevedeva un ufficio lean secondo le logiche del razionalismo tayolorista: uno spazio austero con scrivanie sgombre a parte un foglio e una matita e una sedia pieghevole. 

• Enriched Office - nel secondo lo spazio veniva arricchito da elementi decorativi come piante, stampe di opere d’arte e fotografie. 

• Empowered Office - nel terzo veniva data la possibilità di allestire gli oggetti presenti a proprio piacimento, usandoli tutti o nessuno.

• Disempowered Office - nel quarto scenario l’ufficio empowered veniva ri-allestito dall’esaminatore 

Dai risultati dell’esperimento emerge che i livelli produttività, benessere, identità organizzativa e comfort si incrementano nei primi tre scenari e crollano nell’ultimo dimostrando che l’ambiente fisico di lavoro ha un forte impatto sulle persone. Un ambiente piacevole, colorato e con elementi decorativi rende le persone più felici e più produttive ma la variabile determinante risulta essere per i lavoratori avere il controllo e la libertà di poter personalizzare il proprio spazio. Un altro dato interessante emerso è la connessione tra spazio, organizzazione e attività: a chi non piaceva l’ufficio, non piaceva nemmeno l’azienda in cui lavorava e le attività che stava svolgendo
In un altro interessante esperimento pubblicato dal Journal of Environmental Psychology (cfr. “My space: a moderated mediation model of the effect of architectural and experienced privacy and workspace personalization on emotional exhaustion at work” - G.Laurence, Y.Fried, L.Slowik – 2013) viene dimostrato come la personalizzazione del proprio spazio funge da mediatore sulla privacy percepita in ambienti in cui vi è assenza di privacy architettonica, visiva e acustica. Considerando la connessione tra la percezione di privacy e i livelli di stress ed esaurimento da lavoro questo studio dimostra che la personalizzazione degli spazi aiuta a migliorare il livello di benessere.  

Interessante è anche il dibattito tra ordine e disordine; il desk sharing impone una rigida disciplina che viene formalizzata con la clean desk policy e obbliga quindi a essere sempre ordinati non potendo lasciare mai nulla sulla scrivania. Dagli studi più recenti non emerge un vincitore tra “ordinati” e “disordinati”, quello che risulta è una forte correlazione tra lo stato di un ambiente e i comportamenti, le preferenze e le scelte delle persone. Occorre però considerare che le organizzazioni stanno cambiando sempre più velocemente, l’intelligenza artificiale sta andando a sostituire molte attività di tipo routinario e le competenze più ricercate nei nuovi talenti sono soft skill come il pensiero creativo o la capacità di innovazione. 

To share or not to share? 
Il cambiamento in atto è dirompente e riguarda il mondo del lavoro tout court e non solo gli spazi. È il momento che le organizzazioni si concedano la possibilità di ripensarsi e innovarsi, rinnovando i propri uffici in un concetto dinamico sulla base del modello dell’activity based working. 
Tutto questo però è soltanto una piccola tessera di un mosaico complesso che include e comprende un cambiamento nella cultura organizzativa, nella tecnologia e nella leadership che ha un impatto enorme sulle persone, sul business e sulla produttività.
Nella scelta tra desk sharing o scrivania assegnata, tra ordine e disordine, tra clean desk policy e personalizzazione non esiste quindi un unico modello vincente, ma una serie di scelte da compiere a seconda degli obiettivi da perseguire. 
Fondamentale è affrontare il cambiamento con progettualità, analizzando il contesto organizzativo e coinvolgendo e accompagnando le organizzazioni e le persone nelle scelte e nella comprensione delle motivazioni, in modo da vivere il gioco delle sedie con la leggerezza e la curiosità di un bambino e non con la paura di rimanere in piedi o di essere eliminati.

 

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