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08/02/2018

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Gestione documentale: l'innovazione dell'Ordine degli Avvocati di Milano

Diverse le aree di intervento di un progetto che ha coinvolto anche Ricoh.



L’Information Technology sta rivoluzionando l’esercizio della professione legale e anche l’Ordine degli Avvocati di Milano – ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all’Albo Professionale con servizi dedicati – riconosce l’importanza strategica dell’informatizzazione. “L’innovazione tecnologica – spiega Carmelo Ferraro, Dirigente – ha un ruolo importante al nostro interno e nella gestione dei servizi per gli avvocati migliorando le metodologie di lavoro degli studi e degli uffici di cancelleria. Il processo telematico, ad esempio, ha rappresentato una vera e propria svolta in termini di efficienza, velocità nelle comunicazioni e riduzione dei costi”.

Gestione documentale più smart e integrata
Il processo telematico non è l’unico ambito su cui si concentra l’Ordine degli Avvocati per cogliere tutte le opportunità dell’innovazione IT. Un’altra area di intervento riguarda la gestione dei documenti dal momento che, nonostante la sempre maggiore digitalizzazione delle informazioni, i volumi di documenti cartacei sono ancora elevati. Grande attenzione viene quindi posta alla gestione dell’ambiente di stampa e ai processi di produzione documentale, scansione e archiviazione, tutti aspetti per i quali l’Ordine si affida a Ricoh. L’ottimizzazione riguarda sia i dipartimenti interni sia i centri servizi a disposizione degli avvocati nella sede principale e negli uffici giudiziari. “Ricoh è nostro partner da molti anni”, dice Ferraro. “Supportandoci nel rinnovamento periodico delle tecnologie, affinché siano sempre in grado di rispondere alle nostre esigenze”. Tra le ultime novità introdotte in ambito printing vi sono dispositivi multifunzione che, oltre a produttività ed efficienza, offrono semplificazione dei workflow documentali grazie allo Smart Operation Panel. Si tratta di un pannello touch-screen molto intuitivo perché simile ad un tablet e personalizzabile con numerose app.

L’invio della corrispondenza passa dal multifunzione
Questo pannello interattivo permette all’Ordine degli Avvocati di migliorare la gestione della corrispondenza interfacciando il servizio PostaPronta di PRTGROUP direttamente con i dispositivi multifunzione. In pratica, i documenti cartacei da inviare vengono scansiti e i file, grazie ad una soluzione disponibile sul pannello, sono inviati direttamente all’applicazione sul pc per l’invio a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza. “La soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta – commenta Ferraro – elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilità di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un’ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non può ovviamente essere trascurato; le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo HTTPS”.

Tecnologia, organizzazione e cultura
Le soluzioni multifunzione rappresentano quindi un importante tassello nella gestione delle informazioni, un hub da cui transitano documenti cartacei e digitali. Grazie a GlobalScan NX versione Server con sistema per la lettura dei codici a barre, questi sistemi fungono da entry point per l’immissione dei documenti scansiti nei gestionali utilizzati dall’Ordine degli Avvocati. In questo modo si semplificano l’integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e l’archiviazione degli stessi.

“I progetti di innovazione IT sono assolutamente necessari permettendo di migliorare il modo di lavorare degli avvocati, dei giudici e delle cancellerie. La gestione di tali progetti non è mai semplice perché l’innovazione IT implica impatti e cambiamenti organizzativi che non possono essere trascurati. La tecnologia da sola non basta, deve essere sempre affiancata da una cultura nuova e da azioni di change management e formazione”. Se si introducono nuovi sistemi ma le procedure restano invariate, tutti gli sforzi sono vani. Solo integrando tecnologia, organizzazione e cultura aziendale l’innovazione può davvero fare la differenza. “Abbiamo scelto Ricoh – conclude Ferraro – anche per la sua capacità di supportarci nella formazione degli utenti necessaria a modificare l’organizzazione e le modalità operative, nonché di fornisci assistenza tecnica di qualità in modo che i servizi documentali siano sempre disponibili”.

 

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