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Applicazioni
 

12/11/2018

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di Michele Chiumarulo e Gaetano Salvioli

Fatturazione elettronica: la procedura e la normativa

Tutto quello che bisogna sapere per prepararsi alla Fatturazione Elettronica obbligatoria.

A circa 4 anni dall’entrata in vigore dei primi obblighi di fatturazione elettronica in Italia, tra le previsioni di maggiore rilevanza contenute nella legge di bilancio 2018 vi sono quelle che introducono, a partire dal 1° gennaio 2019, l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica. Tale impianto normativo è stato sottoposto alla verifica del Consiglio dell’Unione Europea, il quale con una decisione del 16 aprile scorso ha concesso all’Italia una misura speciale di deroga agli artt. 218 e 232 della direttiva 2006/112/CE, consentendo l’introduzione della modalità di fatturazione elettronica obbligatoria nei termini sotto descritti.

La lotta all’evasione incontra la digitalizzazione
Negli ultimi anni, sono state molte le novità legislative introdotte in ambito tributario con l’intento di portare in alto l’asticella del gettito fiscale nel segno del contrasto all’evasione. Per avere un’idea del fenomeno dell’evasione fiscale nell’ambito dei Paesi dell’Unione Europea, basti considerare che, secondo quanto reso noto dall’Unione, la perdita di gettito derivante a livello consolidato dal mancato incasso della sola imposta sul valore aggiunto, si aggirerebbe annualmente intorno ai 150 miliardi di euro. Se si guarda all’Italia poi, scopriamo che il cosiddetto ‘divario IVA’, ossia la differenza tra il gettito IVA previsto e l’importo effettivamente riscosso è il più alto tra i paesi dell’Unione, attestandosi intorno ai 35 miliardi di euro. Al fine di ridurre tale fenomeno nel nostro Paese, le summenzionate novità legislative hanno spesso comportato l’introduzione di nuovi obblighi dichiarativi o la modifica e l’adeguamento di adempimenti fiscali già esistenti, non sempre incontrando, per tale motivo, il favore dei contribuenti. Per esempio, in materia IVA negli ultimi anni sono stati ritenuti strumenti idonei a contrastare l’evasione, nonché a ridurre i tempi di reazione da parte dell’Amministrazione finanziaria, nuovi meccanismi di applicazione dell’imposta come lo ‘split payment’ e nuovi adempimenti dichiarativi come la comunicazione dei dati delle fatture (c.d. ‘spesometro’) e le comunicazioni periodiche delle liquidazioni IVA. Sempre dall’Unione Europea arriva dunque l’invito rivolto a tutti gli Stati membri a introdurre una serie di misure ulteriori volte a ricondurre entro limiti più fisiologici e meno impattanti il fenomeno dell’evasione, di cui il già citato divario IVA rappresenta ovviamente solo una delle varie manifestazioni, anche attraverso strumenti più tempestivi, flessibili e tecnologicamente più avanzati. È ragionevole ritenere che tali misure debbano contemperare l’interesse delle Amministrazioni finanziarie nazionali di ottenere il maggior numero possibile di informazioni al fine di rendere efficace la propria azione di controllo, con quello di minimizzare gli impatti sulle imprese che dal canto loro cercano di preservare gli sforzi economici già sopportati per modernizzare i sistemi gestionali e i processi interni. Ciò posto, considerata l’esperienza maturata dal nostro Paese che già dal 2014 sperimenta un obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, le Istituzioni hanno ritenuto opportuno estendere l’obbligo verso la più ampia platea dei professionisti e delle imprese, mutuando principi e strumenti della recente esperienza. Il principio alla base dell’estensione di tale strumento non è poi tanto diverso da quello che ispira l’attività di alcune delle multinazionali americane della Silicon Valley, e cioè sfruttare le opportunità che la digitalizzazione porta con sé, prima fra tutti, la possibilità di raccogliere e sfruttare Big Data. In questo caso, si tratta di tutti (o quasi) i dati relativi ai flussi di fatturazione nazionale che saranno subito resi disponibili all’Agenzia delle Entrate al momento stesso della emissione delle fatture. In quest’ottica, una volta ottenuti i dati, si tratterà ‘semplicemente’ di scoprire come utilizzarli al meglio.
Tale principio vale per le stesse imprese che, raccolta la sfida derivante dalla digitalizzazione del processo di fatturazione, dovranno riuscire a trasformare un obbligo in un’opportunità. In questo senso, è di comune esperienza ritenere che i maggiori risultati in termini di efficienza e risparmio li otterranno i soggetti che sfrutteranno la fatturazione elettronica come spinta verso la completa digitalizzazione dei processi gestionali e contabili. Nascita della Fatturazione elettronica ‘estesa’ Senza entrare nel merito di una vera e propria cronistoria dei precedenti normativi in materia, vale ricordare che una Direttiva europea ha imposto - in materia di appalti pubblici - il recepimento negli ordinamenti nazionali dell’obbligo di fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni entro il 27 novembre 2018. In Italia, i relativi provvedimenti normativi sono stati introdotti già nel 2014 e oggi parliamo di una estensione dell’obbligo a tutti i contribuenti, ormai alle porte. Secondo quanto emerge da una recente analisi comparativa delle normative vigenti negli altri Stati membri promossa dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, in materia di fatturazione elettronica la situazione appare fortemente disomogenea, ma con una costante: a oggi la quasi totalità dei Paesi non ha ancora approvato una norma volta a introdurre all’interno del proprio ordinamento un obbligo esteso di fatturazione elettronica con effetti dal 1° gennaio 2019. L’Italia, dunque, nei prossimi mesi potrebbe realmente raccogliere oneri e onori di questo primato normativo. Ecco le date che hanno portato all’introduzione graduale della normativa: - 6 giugno 2014. Avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica in relazione alle operazioni nei confronti di Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

- Dal 31 marzo 2015. Il medesimo obbligo è esteso alle fatture da emettersi nei confronti di tutte le altre Amministrazioni centrali e le Amministrazioni locali.

- Dal 1° luglio 2017. Diviene possibile, su base facoltativa, utilizzare le medesime modalità di fatturazione per le fatture elettroniche tra operatori economici (c.d. ‘business to business’ o B2B);

- Dal 1° luglio 2018. L’obbligo è esteso (i) alle prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano a contratti di appalto di lavori, servizi e forniture stipulati con una amministrazione pubblica; (ii) alle cessioni di benzina e gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori, a eccezione delle cessioni presso gli impianti stradali di distribuzione per le quali l’obbligo si applica dall’1.1.2019.

- Dal 1° settembre 2018. La fatturazione elettronica diviene obbligatoria per le operazioni del cosiddetto tax free shopping di cui all’art.38-quater del D.P.R. n. 633/1972 e cioè per le cessioni effettuate nei confronti di viaggiatori residenti fuori dell’UE di beni di valore complessivo pari almeno a 155 euro.

- Dal 1° gennaio 2019. Secondo quanto introdotto dalla Legge di Bilancio 2008, l’obbligo è ulteriormente esteso al fine di coinvolgere la fatturazione delle transazioni effettuate tra tutti i soggetti residenti (o stabiliti) in Italia, indipendentemente dal fatto che il destinatario della fattura sia un soggetto passivo d’imposta o un privato consumatore.

Durante l’iter temporale sopra menzionato, non sono mancate occasioni in cui da più parti (imprese, professionisti e associazioni di categoria) sono arrivate richieste di proroga o quanto meno di un processo di passaggio al nuovo obbligo che consentisse maggiore flessibilità. Solo nel caso della distribuzione dei carburanti presso gli impianti stradali ciò ha portato a un effettivo Decreto di rinvio da parte del Governo. Al momento invece non sono previsti ulteriori rinvii all’introduzione dell’obbligo. Considerato che in merito alla normativa in commento si contano numerosi interventi di dottrina e alcuni chiarimenti di prassi, nel proseguo cercheremo di fare il punto dello stato dell’arte ad oggi sulla fatturazione elettronica estesa in vigore dal 1° gennaio 2019.

Principi fondamentali
Ai sensi del Provvedimento n. 89757/2018 dello scorso 30 aprile, “La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (o ‘SdI’), di cui al decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 marzo 2008, e da questo recapitato al soggetto ricevente (...). La fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati (...)” I principi cardine su cui si basa la nuova normativa sono racchiusi in due acronimi, XML e SdI. Più in dettaglio:

- Formato XML (Extensible Markup Language). Si tratta del linguaggio informatico che è stato scelto come unico e obbligatorio per la trasposizione delle informazioni della fattura all’interno del relativo file elettronico. Il formato XML, essendo già stato utilizzato e sperimentato per le fatture emesse nei confronti delle amministrazioni pubbliche, sarà sostanzialmente l’unico formato di documento valido per le fatture scambiate anche tra gli operatori economici nazionali. È possibile che nel prossimo futuro sia introdotto l’utilizzo di altri formati.

- SdI (Sistema di Interscambio). È il sistema elettronico che costituisce l’interfaccia messa a disposizione degli operatori economici per veicolare le fatture e regolarne il flusso. Il Sistema nella sostanza filtra e traccia lo scambio di fatture. Da più fonti si prevede che il Sistema di Interscambio a regime dovrà gestire un volume di fatture pari a circa 2 miliardi di documenti. Come vedremo più avanti, c’è da considerare che il legislatore nazionale non si è limitato a intervenire stabilendo l’obbligo di uno specifico formato per le fatture elettroniche e prevedendo una canalizzazione obbligata attraverso il SdI, ma ha altresì introdotto delle regole tecniche che sovrintendono al funzionamento dei rapporti di fatturazione tra le controparti.

Ambito soggettivo e oggettivo
La norma prevede l’obbligo di fatturazione elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi cosidette ‘domestiche’ effettuate tra:

- soggetti residenti, da intendersi quindi le società, i professionisti, gli enti di qualsiasi natura che agiscono in qualità di soggetti passivi di imposta;

- soggetti stabiliti, ossia quelli residenti che agiscono ai fini IVA in Italia mediante una sede secondaria o una stabile organizzazione.

L’obbligo scatterà non solo riguardo alle operazioni B2B, effettuate verso altri soggetti passivi di imposta (nel nostro caso società e professionisti), ma anche quelle B2C poste in essere nei confronti di privati consumatori. Infatti, anche i commercianti al minuto dovranno emettere la fattura in formato elettronico se espressamente richiesta dal cliente al momento dell’acquisto. Non rientrano invece nel perimetro di applicazione della fatturazione elettronica:

- i soggetti passivi che applicano il regime forfettario e quello di vantaggio;

- i soggetti esteri, anche se registrati ai fini IVA in Italia mediante la nomina di un rappresentante fiscale o una identificazione diretta ai fini IVA;

- le operazioni intercorse con controparti estere (i dati di tali operazioni saranno acquisiti mediante apposita comunicazione istituita a partire dal 2019).

La predisposizione e il contenuto
Innanzitutto, vale ricordare che mentre al momento della predisposizione della fattura tradizionale (cosiddetta fattura ‘analogica’) il contribuente gode di una certa discrezionalità nella scelta degli spazi del documento da destinare a determinate informazioni, al contrario, nella preparazione della fattura elettronica, tale allineamento documento/informazione è assicurato dalla struttura del linguaggio informatico racchiuso nel formato file XML, e più nello specifico, dalle regole tecniche che sovrintendono al suo contenuto. Tali regole sono state cristallizzate dal Provvedimento n. 89757/2018 dello scorso 30 aprile che è sostanzialmente il fulcro della nuova procedura di fatturazione B2B e B2C (qui di fianco un esempio di fattura elettronica in formato XML). Le principali norme che regolano il contenuto della fattura (o di quella semplificata) – nel nostro caso articolo 21 e 21-bis del Decreto IVA - continuano ad applicarsi e non subiscono modifiche con l’introduzione della normativa in parola.

Cosa non deve mancare
Per le fatture elettroniche da emettersi verso la PA continuano ad applicarsi le regole tecniche già valide dal 2014, ma attenzione ci sono alcune ‘aggiunte’ obbligatorie a livello di contenuto che occorre considerare al momento della predisposizione della fattura elettronica. Tra l’altro, come anticipato, alcune di queste risalgono al 2014 in virtù della natura pubblica dei soggetti destinatari. Più in dettaglio, il file di fattura emesso verso una Pubblica Amministrazione dovrà obbligatoriamente contenere anche le seguenti informazioni:

- CIG (Codice Identificativo Gara), CUP (Codice Unico Progetto) e codice IPA (Indice della Pubblica Amministrazione).

Tali codici sono comunicati e inseriti già da tempo all’interno delle fatturazioni derivanti da appalti e subappalti pubblici e sono altrettanto obbligatori anche in relazione alle fatture da emettersi obbligatoriamente in formato elettronico dal 1° luglio 2018. Tali fattispecie rientrano infatti nell’alveo delle ipotesi per cui l’obbligo di legge è stato anticipato ed è già in vigore. Inoltre, per tutte le fatture, anche quelle emesse nel mercato B2B:

- PEC o identificativo controparte. Come meglio specificato nel seguito, tali informazioni si rendono obbligatorie al fine del corretto indirizzamento del file verso i destinatari (sia pubblici e sia privati);

- Eventuali allegati, i quali potranno essere contenuti all’interno del file di fattura.

Inoltre, l’articolo 21 del d.P.R. IVA stabilisce che “(...) Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico (...)”. Tale principio, ai sensi della normativa in parola, viene superato con la conseguenza che qualsiasi fattura, qualora predisposta in un formato diverso da XML, non potrà essere considerata una fattura valida ai sensi di legge. L’obbligatorietà di tale formato corrisponde anche a una logica di compatibilità con il sistema di trasmissione le cui regole di funzionamento sono anch’esse stabilite per legge.

Firma digitale non obbligatoria, ma consigliata
La normativa in parola non ha disposto uno specifico obbligo di apporre la firma digitale sul file elettronico della fattura. Ciò posto, qualora si decidesse di firmare il file di fattura su base volontaria, sarebbero ammessi esclusivamente certificati di firma elettronica qualificata rilasciati da certificatori accreditati o dall’Agenzia delle Entrate. Tale adempimento, anche se non costituisce un obbligo, sarebbe consigliabile in considerazione del fatto che in tal modo si ottempera anche a un ulteriore obbligo di legge. Vale a dire quello di assicurare sin dal momento dell’emissione del file XML, l’autenticità della sua origine e l’integrità del suo contenuto.

Le caratteristiche
Più nel dettaglio, secondo quanto previsto dall’articolo 21, comma 3, del Decreto IVA, la fattura, quale documento informatico rilevante ai fini fiscali, deve possedere le seguenti caratteristiche:

- Autenticità dell’origine e integrità del contenuto. Mentre il primo di tali requisiti implica la comprovazione dell’identità del fornitore, del prestatore o dell’emittente della fattura, il secondo implica che il contenuto del file richiesto dalla normativa non sia stato alterato. Tali requisiti, oltre che con l’apposizione della firma come evidenziato sopra, possono essere garantiti anche mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie aventi le stesse caratteristiche (EDI: electron data interchange). Il sistema di controllo di gestione aziendale dovrà pertanto permettere di verificare, per esempio, che l’ordine di acquisto corrisponda a quanto inviato dal fornitore e a quanto effettivamente consegnato, che la fattura sia corretta e che il relativo pagamento sia stato effettuato nell’importo dovuto e sia corrispondente alla fattura stessa, seguendo passo per passo la storia documentata di una operazione dal suo inizio fino al suo completamento.

- Leggibilità del contenuto. Il formato XML della fattura non ha un contenuto immediatamente intellegibile (come per esempio può esserlo invece un PDF) per cui deve poter essere tradotto utilizzando adeguati programmi.

- Non deve essere modificabile. Il file non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati (per esempio comandi interni che permettano l’aggiornamento automatico della data).

Aspetti fiscali e procedimentali della nuova procedura
Le specificità tecniche della procedura richiedono un’attenta analisi dei principi normativi cardine in materia IVA a cui si collegano gli obblighi di fatturazione, liquidazione e versamento dell’imposta.

Emissione della fattura
Uno degli aspetti fiscali che merita particolare attenzione riguarda il momento, e quindi la data, in cui la fattura va obbligatoriamente ‘emessa’. Non bisogna confondere, infatti, i momenti rilevanti ai fini IVA, che sanciscono i relativi obblighi in materia di fatturazione secondo la normativa tradizionale, dagli altri momenti che sanciscono esclusivamente la finalizzazione delle procedure informatiche previste da ultimo. Vediamo come la normativa fiscale e quella tecnica, in materia di fatturazione elettronica, interagiscono. In particolare, ai sensi del Decreto IVA:

- l’emissione della fattura – salvo il caso particolare di fatturazione differita – deve avvenire contestualmente al momento di effettuazione dell’operazione ai fini IVA. La fattura va dunque emessa entro le ore 24 del giorno in cui tale evento si verifica.

- Inoltre, è previsto che “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

- Nel Provvedimento di ultima pubblicazione con cui sono state individuate le nuove regole tecniche per l’emissione e trasmissione delle fatture elettroniche, è invece stabilito che il momento di emissione è individuato dalla data della fattura, nel nostro caso quella “riportata nel campo ‘Data’ della sezione ‘Dati Generali’ del file della fattura elettronica, che rappresenta una delle informazioni obbligatorie (...)”. Da quanto sopra, si evince che la data della fattura deve coincidere, a monte, con la data in cui si è verificato il momento di effettuazione dell’operazione e, a valle, con quello in cui avviene la trasmissione al SdI.

Ciò posto, la nuova procedura elettronica, consentendo la tracciabilità puntuale dei dati e dei tempi di trasmissione, ha anche l’effetto di portare alla luce eventuali casi di ritardo nella trasmissione della fattura. Si pensi, per esempio, al caso di una cessione di beni per cui la relativa fattura XML, seppur predisposta nel momento di effettuazione dell’operazione (per esempio il giorno della spedizione dei beni), sia trasmessa oltre le ore 24 dello stesso giorno, facendo quindi venir meno la tempestività della trasmissione della fattura rispetto al momento in cui è avvenuta la cessione dei beni individuata dalla data della fattura. Tale asincronia è peraltro ancora più evidente se si considera che i tempi di elaborazione da parte del SdI possono variare da pochi minuti sino a 5 giorni, potendo portare allo scarto del file (tali aspetti sono approfonditi più avanti).

In merito, l’Agenzia delle Entrate – pur confermando che il file XML va emesso/trasmesso contestualmente alla data di effettuazione dell’operazione – ha concesso in fase di prima applicazione delle nuove disposizioni, che il file della fattura elettronica possa essere inviato con un ‘minimo ritardo’, che si ritiene tale se, comunque, non sia pregiudicata la corretta liquidazione dell’imposta. Dunque, seppur nei limiti sopra descritti, ai fini della corretta liquidazione dell’imposta, occorre considerare come momento di emissione la data così come è indicata nel campo ‘data’ del file XML e non quella (eventualmente successiva) in cui è avvenuta la trasmissione del file. L’emissione e quindi anche la trasmissione in data successiva al momento di effettuazione dell’operazione è invece espressamente prevista nei casi di fatturazione differita.

Trasmissione della fattura al Sistema di Intercambio
La fase della trasmissione può essere considerata il punto nevralgico dell’intero processo di fatturazione elettronica. Infatti, la trasmissione del file XML produce non solo effetti fiscali nei rapporti con l’Amministrazione finanziaria, ma anche i tipici effetti di natura civilistica tra le parti. Nel processo di fatturazione elettronica, oltre al fornitore/cedente e al committente/cessionario, è coinvolto anche un terzo interlocutore: il già più volte citato Sistema di Interscambio. Attraverso tale sistema, già in uso riguardo alla fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e alle ulteriori fattispecie per cui l’obbligo è già in vigore da 1° luglio, devono necessariamente essere convogliate tutte le fatture elettroniche. Come diretta conseguenza, qualsiasi fattura che transiti al di fuori del SdI – pur in presenza di un valido formato XML e la corretta ricezione da parte del cliente – sarà considerata come non emessa, con possibili ripercussioni di natura sanzionatoria. Ciò posto, il nuovo obbligo di fatturazione elettronica si assolve solo ed esclusivamente mediante l’emissione di un file avente formato XML trasmesso unicamente tramite il SdI al destinatario. Maggiore libertà è invece riconosciuta per quanto attiene alle modalità che i contribuenti possono scegliere al fine di trasmettere le fatture al SdI. Esse sono:

1. Servizio PEC, sistema di posta elettronica certificata.

2. ‘Fatture e Corrispettivi’, identificato anche con la sigla FC, è un sistema di trasmissione web fruibile mediante la specifica funzionalità presente sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

3. ‘Servizio SdICoop’, un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello ‘web service’ fruibile attraverso protocollo HTTPS.

4. ‘Servizio SdIFtp’, un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Le prime due sono procedure di trasmissione più semplici e fruibili, mentre le ultime due sono senz’altro modalità più complesse destinate a soggetti con volumi di fatturato più elevati e necessitano di un preventivo processo di accreditamento al SdI. Ciò posto, anche il destinatario – scegliendo il proprio sistema di ricezione tra le medesime modalità sopra elencate (per esclusione di quella menzionata al punto 2) – renderà noto all’emittente l’indirizzo telematico scelto per il recapito (PEC o codice destinatario) delle fatture. La disponibilità di tali informazioni è di particolare importanza al fine di assicurare una corretta gestione del processo di fatturazione e il tempestivo aggiornamento delle anagrafiche clienti. Per tale motivo comporta la necessità di un contatto tra fornitore e cliente. Vale inoltre considerare che tanto il trasmittente, quanto il ricevente, può scegliere di operare attraverso degli intermediari. In tal caso, il cliente comunica al fornitore l’indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) dell’intermediario scelto.

Servizi gratuiti per agevolare la trasmissione dei file
Al fine di semplificare e automatizzare il processo di fatturazione elettronica, l’Amministrazione finanziaria mette a disposizione degli operatori (imprese, artigiani e professionisti) all’interno dell’Area riservata del proprio sito internet una serie di servizi gratuiti , tra cui anche un software pronto per l’installazione su personal computer che permette di generare il file di fattura. Attraverso la funzione ‘Fatture e Corrispettivi’ è possibile accedere a un’applicazione web che, oltre che a generare la fattura, consente anche di trasmetterla e conservarla. Le stesse funzioni sono racchiuse in una applicazione (‘FatturAE’) per dispositivi mobile, disponibile accedendo agli App store. Inoltre, al fine di ridurre gli errori di indirizzamento delle fatture, è possibile registrare il canale telematico di ricezione prescelto attraverso la funzionalità web ‘Registrazione della modalità prescelta per la ricezione dei file fattura’, accessibile dall’interfaccia web di fruizione dei servizi ‘Fatture e Corrispettivi’.



La registrazione consente di indicare la modalità con cui si desidera ricevere le fatture elettroniche delle quali si risulta essere destinatari. Per esempio, qualora si scelga di utilizzare quale indirizzo telematico di ricezione la PEC, la stessa sarà indicata durante il processo di registrazione. La scelta così effettuata verrà considerata dal SdI come prioritaria nella consegna della fattura elettronica, a nulla rilevando l’eventuale diverso indirizzo telematico di destinazione inserito nel file di fattura dal fornitore. L’Agenzia delle Entrate, sempre nella medesima area dedicata, mette anche a disposizione una applicazione che permette la generazione di un ‘QRCode’ contenente i dati crittografati del contribuente (nome, denominazione, P.IVA, indirizzo telematico, ecc...). Il contribuente una volta generato e copiato su un supporto mobile il QRCode, potrà renderlo disponibile al fornitore il quale, essendosi dotato di strumenti automatici di lettura, lo utilizzerà per l’acquisizione rapida dei dati per l’emissione della fattura.

I controlli automatici sulla fattura
Il SdI non si limita a ricevere la fattura dal fornitore e recapitarla al cliente, bensì esso agisce come un vero e proprio ‘filtro’ regolatore al fine di scartare eventuali fatture formalmente non conformi e di certificare tra le parti tempi e modalità secondo cui è avvenuta la trasmissione dei file XML (con importanti ricadute fiscali). Il SdI, ricevuto il file, assegna un identificativo proprio ed effettua un controllo di tipo formale dei contenuti, i cui tempi di elaborazione possono variare da pochi minuti sino a 5 giorni, ma in nessun caso entra nel merito dei dati inseriti in fattura. Inoltre, come menzionato in premessa, esso gestisce e controlla sia file privi di firma elettronica sia quelli ai quali è stata apposta la firma. Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare:

- Nomenclatura e unicità del file trasmesso, al fine di intercettare e impedire l’invio di un file già trasmesso.

- Dimensioni del file, al fine di garantire che il file ricevuto non ecceda le dimensioni ammesse per il rispettivo canale di trasmissione.

- Integrità del documento se è presente la firma; nel caso in cui il file sia firmato, la verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma.

- Autenticità del certificato di firma, se presente; sulla base delle informazioni provenienti dalle Certification Authorities, il SdI verifica la validità del certificato di firma che non deve risultare scaduto, revocato o sospeso.

- Conformità del formato fattura, per garantire che il contenuto del documento sia rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche.

- Coerenza del contenuto, per garantire l’aderenza degli elementi informativi dello stesso alle regole tecniche (per esempio confronta la coerenza dei valori dell’imponibile, dell’aliquota IVA e dell’imposta indicata in fattura).

- Validità del contenuto della fattura, per accertare la presenza e la validità dei dati necessari al corretto inoltro del documento al destinatario (per esempio esistenza della PEC o del codice destinatario, correttezza dei codici fiscali e P.IVA delle parti attraverso una verifica nell’anagrafe tributaria).

- Unicità della fattura, al fine di intercettare e impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa e elaborata (al di fuori dei casi in cui si è avuto uno scarto).

Queste verifiche dovrebbero essere quanto più possibile anticipate dal contribuente al fine di evitare successive problematiche in fase di trasmissione.

Conseguenze derivanti dello scarto della fattura e possibili rimedi
In caso di mancato superamento dei controlli menzionati sopra, il SdI scarta la fattura e invia al soggetto trasmittente, attraverso il medesimo canale con cui ha ricevuto la fattura, un messaggio contenente una ricevuta di scarto. Il messaggio di errore contenuto nella ricevuta di scarto mostra uno specifico codice errore e la sua descrizione, per esempio ‘Codice: 00200 - Descrizione: File non conforme al formato’. Nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformità. In questo caso la fattura è considerata come non emessa e pertanto non produce i suoi effetti tipici né per il fornitore né per il cliente. Al fine di rimediare allo scarto, l’emittente ha cinque giorni di tempo, a decorrere dalla ricezione della notifica di scarto, per inoltrare nuovamente la fattura al SdI senza incorrere nella violazione degli obblighi previsti dalla normativa in relazione alla documentazione, registrazione e individuazione delle operazioni soggette a IVA. In questo caso, chi abbia registrato una fattura attiva, che è stata in seguito scartata, non dovrà emettere una nota di credito, limitandosi a effettuare una variazione contabile da utilizzare ai soli fini interni. A scarto avvenuto, secondo quanto chiarito dalla circolare dell’Agenzia delle Entrate pubblicata lo scorso luglio, sono tre le possibili modalità alternative al fine di porvi rimedio:

- l’emissione di una nuova fattura con la stessa data e numerazione del documento originario;

- l’emissione di una fattura con nuovo numero e data (in progressione numerica con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da SdI e successivamente stornata con variazione contabile interna, onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta;

- l’emissione di una fattura come al punto precedente, ma ricorrendo a una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal SdI. Si pensi a numerazioni quali ‘1/R’ o ‘1/S’ volte a identificare le fatture, inserite in un apposito registro sezionale, emesse in data successiva in luogo della n. 1 (nell’esempio fatto) prima scartata dal SdI. Così, per esempio, a fronte delle fatture n. 1 del 2/01/2019 e n. 50 dell’1/03/2019 (uniche due fatture del contribuente scartate dal SdI sino a quella data), potranno essere emesse la n. 1/R del 10/01/2019 e la n. 50/R dell’8/03/2019 annotate nell’apposito sezionale. Superati i controlli automatici, il SdI cercherà di inoltrare la fattura al destinatario presso l’indirizzo telematico indicato dal fornitore all’interno del file XML. Come già menzionato, nel caso in cui il destinatario si fosse invece registrato sul sito web dell’Agenzia delle Entrate con un diverso indirizzo, sarà quest’ultimo a essere utilizzato dal SdI per il recapito della fattura.

Recapito o messa a disposizione della fattura elettronica
Una volta terminati positivamente i controlli automatici del SdI, si possono verificare i seguenti casi:

a) La fattura è recapitata alla controparte. Il SdI provvede a inoltrare al trasmittente il messaggio di avvenuta ricezione inviatogli dal sistema ricevente del soggetto destinatario. Di conseguenza, per il trasmittente la fattura è considerata validamente emessa (la data di emissione è quella indicata in fattura). Da parte sua, il ricevente può registrare la fattura e, compatibilmente con quanto previsto dalla normativa IVA, detrarre l’IVA. È molto importante rilevare che, a differenza di quanto accade nella fatturazione verso i soggetti pubblici, i soggetti privati non possono rifiutare la fattura elettronica, dunque il trasmittente non potrà mai ricevere dal SdI una ‘Notifica esito committente’ che contenga un rifiuto da parte del destinatario;

b) La fattura non può essere validamente recapitata alla controparte per cause tecniche non imputabili al Sistema di Interscambio. I casi più comuni possono riguardare il codice destinatario che può essere inesistente o, in caso di indirizzo PEC, la casella di posta potrebbe risultare piena o inattiva. A questo punto, il SdI inoltra al trasmittente una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito e, allo stesso tempo, recapita la fattura elettronica al cliente mettendola a disposizione nell’area dedicata ai servizi telematici del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Sarà onere del trasmittente comunicare tale circostanza al cliente che quindi potrà accedere alla propria area web riservata e prendere visione della fattura. Infine, al momento della presa visione della fattura da parte del destinatario, un apposito messaggio avvertirà il trasmittente di tale circostanza. In questo caso, per il trasmittente la fattura si considera validamente emessa al momento in cui riceve il messaggio di avvenuta trasmissione, mentre il ricevente potrà considerare recapitata la fattura solo nella data in cui prenderà visione della stessa. Solo da quella data, infatti, il ricevente potrà esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA secondo le regole ed entro i termini statuiti dal Decreto IVA. Avvenuto il recapito o messa a disposizione della fattura, il ricevente non ha obblighi specifici verso il fornitore, posto che sarà il sistema elettronico del ricevente a inviare automaticamente al fornitore (per il mezzo del SdI) la notifica di avvenuta ricezione dei file. Nel caso in cui la fattura sia stata recapitata attraverso la messa a disposizione della stessa presso l’area dedicata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, la notifica al fornitore sarà trasmessa direttamente dal SdI. In merito a quanto già descritto sul sistema di ricezione scelto, occorre considerare che chi sceglierà una soluzione ‘fai da te’ non avvalendosi o limitando l’utilizzo di intermediari esterni, molto probabilmente opterà per una ricezione tramite casella PEC.

Tali soggetti si troveranno ad affrontare la questione legata alla capacità di spazio complessivo della casella di posta, le cui dimensioni possono variare a seconda del provider utilizzato. A tal proposito, si potrebbe suggerire di utilizzare una PEC dedicata, quindi in aggiunta rispetto a quella istituzionale comunicata alla Camera di Commercio di appartenenza. Ciò consentirebbe anche una maggiore semplicità di gestione dei messaggi in entrata contenenti fatture o notifiche a esse relative, che rimarrebbero distinti dal resto dei messaggi di posta. Un’ulteriore peculiarità della trasmissione attraverso la casella di posta elettronica certificata consiste nel fatto che lo stesso SdI utilizza più di indirizzi PEC tramite i quali ricevere i file. In merito, è previsto che in occasione del primo invio effettuato dal trasmittente, con il primo messaggio di risposta il Sistema d’Interscambio comunicherà l’indirizzo PEC specifico che il trasmittente dovrà utilizzare per gli invii successivi. Tale processo potrebbe ingenerare problematiche di comunicazione tra il sistema trasmittente e il sistema ricevente delle due caselle PEC, soprattutto per i primi tempi, qualora il SdI utilizzi alternativamente indirizzi diversi. Ciò detto, qualunque sia il sistema di comunicazione telematica scelto, una volta terminata la fase della trasmissione/ ricezione dei file elettronici, l’ulteriore obbligo statuito dalla legge attiene alla loro conservazione. In merito, vale menzionare che le fatture elettroniche – vale a dire quelle create sin dalla loro origine in formato XML – devono essere conservate obbligatoriamente in formato elettronico secondo tempistiche e procedure espressamente stabilite normativamente. Tale procedura (nel nostro caso conservazione ‘elettronica’ o ‘sostitutiva’) può essere operata autonomamente dal contribuente dotandosi direttamente degli strumenti elettronici necessari, o viceversa, può essere demandata a fornitori esterni e alla stessa Agenzia delle Entrate che mette a disposizione un servizio di conservazione delle fatture elettroniche.

*Michele Chiumarulo, Senior associate tax department, Studio legale Bird & Bird e Gaetano Salvioli, Head of tax department, Studio legale Bird & Bird

 

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