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17/12/2018

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Roberto Ferrari

Fatturazione elettronica: ci siamo

I dove, come, quando e perché della novità che partirà dal primo gennaio. Con spunti per minimizzare i costi e comprendere le opportunità.



Ormai ci siamo. Salvo nefaste proroghe, dal 1° gennaio 2019 si parte con la fattura elettronica. Nefaste poiché sono tra gli operatori che colgono le diverse e positive opportunità dell’utilizzo della fatturazione elettronica. Vorrei quindi descrivere gli aspetti salienti della fattura elettronica per offrire qualche spunto utile a minimizzare i costi e a far luce sulle diverse opportunità.

1972
Era il 1972, l’anno della riforma fiscale che vide l’introduzione dell’IVA, l’Imposta sul Valore Aggiunto. Con essa, venne introdotto l’obbligo di emissione della fattura per tutte le operazioni soggette all’imposta. Dal prossimo anno la fattura sarà elettronica: il documento cartaceo diverrà digitale. È da tempo che le fatture sono trasmesse per posta elettronica. Qual è dunque la portata di questa innovazione? La differenza sostanziale deriva dal redigere un documento che nasce ed è gestito in modalità elettronica. Attualmente il documento fattura può essere redatto mediate un sistema informatico, quindi digitale, ma per acquisire valore legale deve poi essere stampato su carta.

2019
Per sua natura, il documento digitale può essere facilmente modificato. Questa attitudine mal si presta a certificare operazioni economiche con valenza fiscale. Ne consegue una serie di specifiche attenzioni per far si che il documento fattura possa divenire immodificabile. Attenzioni codificate nella normativa per il trattamento dei documenti digitali, già vigenti da alcuni anni. Queste prevedono l’utilizzo di strumenti e il rispetto di alcune procedure che rendono il documento digitale immodificabile, almeno allo stato delle conoscenze e della tecnologia attuale. La fattura sarà digitale e la stampa della fattura sarà solo una copia. Una delle tecniche per rendere il file non modificabile consiste nell’apporre la firma digitale. L’attuale normativa non ne prevede l’obbligo, tuttavia, l’esigenza di cristallizzare il contenuto del file permane. È quindi consigliabile apporre la firma digitale su ogni file fattura elettronica, trasformandolo in documento, prima dell’invio al SdI.

Come funziona
Vediamo come funziona l’emissione della fattura elettronica. La fattura è emessa mediante la creazione di un file, il cui contenuto è standard, in formato XML. La creazione del file è in genere guidata dal sistema informatico già in uso, eventualmente previo opportuno aggiornamento. Creato il file, va inviato elettronicamente all’Agenzia delle Entrate mediante un Sistema di interscambio (SdI) che ricevutolo lo trasmette, sempre elettronicamente, al cliente destinatario. Possiamo quindi associare al SdI il ruolo di postino virtuale. Il sistema (SdI), oltre a ricevere e trasmettere le fatture elettroniche, certifica ogni passaggio tramite specifiche ricevute: quando si trasmette il file, viene inoltrata al mittente una ‘ricevuta di recapito’, quando il file fattura è consegnato al destinatario, al mittente è notificata una ‘ricevuta di consegna’. L’obbligatorio utilizzo del SdI attribuisce al file una sorta di immodificabilità. Il presupposto muove dalla considerazione che solo il documento fattura detenuto dal SdI sia l’originale e quindi ci si debba rapportare ad esso per rinvenire il contenuto autentico della transazione. Ne consegue che l’apposizione della firma digitale rende autonomo l’emittente nell’attestare il reale contenuto del file, sin dall’origine. Oltre ai dati che già oggi devono essere indicati in fattura, potrà essere aggiunto l’indirizzo elettronico che utilizzerà il SdI dell’Agenzia delle Entrate per recapitare la fattura al cliente. Questo sarà l’indirizzo che il postino virtuale SdI utilizzerà per la consegna della fattura al destinatario.

Codice univoco – PEC
Questo indirizzo può essere un codice alfanumerico di sette caratteri, oppure l’indirizzo PEC del cliente. Il codice univoco è attribuito dall’Agenzia delle Entrate, su richiesta dell’interessato. Ciò permetterà al SdI di recapitare il documento direttamente al cliente. Uno dei due è sufficiente ma, in assenza di entrambi i dati, la fattura sarà messa a disposizione del cliente nel suo ‘cassetto fiscale’ (area riservata che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione di ogni contribuente). Va ricordato che l’obbligo di emissione di fatture elettroniche è già in corso da tempo relativamente ad alcune transazioni, come quelle con la Pubblica Amministrazione, per alcune fattispecie di acquisto di carburanti o nella cessione di beni a privati residenti in Paesi extra UE. Dal prossimo anno, invece, l’obbligo sarà generalizzato a tutti gli operatori economici, anche per le transazioni con privati, con la sola esclusione di alcuni operatori marginali quali imprese e professionisti che godono del ‘regime di vantaggio’ o del ‘regime forfettario’ oltre ai piccoli produttori agricoli.

Fatture estere
Inoltre, l’obbligo di emissione della fattura elettronica si applica per le sole transazioni con operatori interni. Quindi solo quando la controparte è italiana. Si prospetta quindi una prassi diversificata. Sarà obbligatorio emettere la fattura elettronica quando la controparte è italiana, mentre si potrà emettere la fattura tradizionale (come si fa attualmente) quando le controparti sono straniere. Poiché è data la possibilità di emettere fatture elettroniche anche con controparti straniere, ogni impresa potrà utilizzare la fattura elettronica con chiunque, salvo poi trasmettere al cliente straniero la fattura cartacea o digitale come allegato mail.

Quando emetterle
Un aspetto rilevante riguarda il momento entro cui emettere la fattura. È la norma (DPR 633/1972) che prevede il momento entro cui il documento fattura deve essere emesso. Va ricordato che la fattura è emessa quando è trasmessa alla controparte. Per le fatture su carta ciò avviene quando la fattura è affidata al servizio postale. Per quelle spedite come allegato ad una mail, il momento in cui la mail è inviata alla controparte. Dal prossimo anno, l’emissione avverrà mediante consegna del file elettronico al SdI. Come ricordato, il SdI documenterà con certezza il momento in cui la fattura elettronica sarà trasmessa al SdI: questo corrisponderà al momento in cui la fattura è emessa. Quindi qual è il termine per l’emissione della fattura? La norma fa riferimento al “momento di effettuazione dell’operazione”. In sintesi, questo termine è determinato in funzione di tre situazioni codificate: per la cessione di immobili, nel giorno dell’atto di trasferimento (in genere il rogito notarile); per la cessione di beni, all’atto della consegna del bene alla controparte oppure al più tardi entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna (fattura differita); oppure, in via residuale, all’atto dell’incasso del corrispettivo sia per la cessione di beni (mobili o immobili) che per la prestazione di servizi. Va ricordato che è sempre possibile emettere la fattura, anche quella elettronica, prima del verificarsi del termine per l’emissione.

Dimensione del fenomeno
In Italia pare siano circa 6,2 milioni i soggetti che possono emettere fatture. Si stima che il prossimo anno transiteranno dal SdI circa 1,5 miliardi di fatture elettroniche. Sarà buona prassi, quindi, emettere le fatture appena possibile così da evitare ritardi nella risposta del SdI. Questo eviterà i picchi di lavoro negli uffici amministrativi, oggi generalmente concentrati in alcuni momenti del mese, sia per l’emissione delle fatture attive che per la registrazione delle fatture passive. È evidente che la medesima prassi, se richiesta ai fornitori, consentirà di rilevare tempestivamente, anche ogni giorno, le fatture passive così da anticipare drasticamente i tempi degli ulteriori adempimenti contabili. Un altro frutto positivo della fatturazione elettronica deriva dal poter disporre, quasi in tempo reale, delle informazioni contabili. Inoltre, per come è strutturata la fattura elettronica, si potrà disporre di dati di dettaglio di tutti gli acquisti effettuati. Va inoltre ricordato che è possibile inserire in fattura altri elementi non obbligatori, anche su richiesta dell’acquirente/destinatario. Riepilogando: disponibilità di dati di dettaglio, intrinsecamente corretti, acquisibili in modo automatizzato e freschi.

 

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