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30/09/2015

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di Francesco Marcolin

Ergonomia e ottimizzazione dell’interfaccia umana

Durante i miei interventi nel campo dell’ergonomia d’ufficio capita spesso di chiedermi se abbia ancora un senso parlare di ergonomia alla scrivania come veniva intesa solo pochi anni fa, cioè una postazione di lavoro a videoterminale dedicata a un operatore che occupava lo stesso posto di lavoro per anni.

In questi casi, presenti ancor oggi, la valutazione dell’ergonomo risulta discretamente facilitata essendo noti gli elementi che compongono la postazione (monitor, sedia, strumentazione informatica, illuminazione, microclima ecc.), le caratteristiche dell’organizzazione (tipologia delle mansioni richieste, orari e turni di lavoro, pause, ritmi ecc.), e le caratteristiche specifiche dell’operatore. Di quest’ultimo si può sapere tutto dal punto di vista antropometrico e delle caratteristiche fisiche (statura, peso, particolarità morfologiche, eventuali limitazioni o disabilità), psicologico e del carico mentale (quanto percepito in modo soggettivo rispetto alle responsabilità e al ruolo ricoperto nell’organizzazione, ai tempi e alle metodologie utilizzate, alle componenti relazionali con superiori, colleghi e collaboratori), lo stile di vita della persona (sedentaria, sportiva, ecc.).

Queste informazioni concorrono nella valutazione ergonomica del posto di lavoro sia come richiesto dal panorama legislativo italiano (D.Lgs. 81/08) e normativo, sia rispetto ai principi dell’ergonomia spesso disattesi nella loro forma più completa pur essendo cogenti.
L’art. 15 del D.Lgs. 81/08 “Misure generali per la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori” alla Lettera E impone: “Il rispetto dei principi ergonomici nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo”.

Mentre all’articolo 22 del medesimo decreto si legge “I progettisti dei luoghi e dei posti di lavoro e degli impianti rispettano i principi generali di prevenzione in materia di salute e sicurezza sul lavoro al momento delle scelte progettuali e tecniche e scelgono attrezzature, componenti e dispositivi di protezione rispondenti alle disposizioni legislative e regolamentari in materia”

Ciononostante spesso si riscontra nella valutazione ergonomica è che anche molti progettisti disattendono tali principi a favore di realizzazioni centrate sull’estetica o su aspetti funzionali che non considerano adeguatamente la persona, la cosiddetta “Interfaccia Umana”. In questo senso, l’obiettivo di una corretta progettazione ergonomica è di mirare sempre alla soddisfazione dell’utilizzatore finale avvicinando la componente funzionale del prodotto o della postazione di lavoro a quella relativa alla gradevolezza estetico-funzionale, non preferendo l’una all’altra. Occorre precisare che la gradevolezza estetica è una delle componenti che concorrono nella valutazione ergonomica di un posto di lavoro o di un prodotto, che determina la soddisfazione d’uso da parte dell’utilizzatore e migliora anche le performance di apprendimento d’uso.

Non si può dimenticare che anche la funzionalità per l’organizzazione è un obiettivo perseguito dalle aziende che investono risorse economiche per aumentare la produzione tramite la scelta e l’utilizzo di macchinari o linee produttive tecnologicamente efficienti, ma poco o per nulla pensate nell’ottica sia delle componenti di interfaccia con l’utilizzatore, sia della salvaguardia della salute psico-fisica delle persone che le devono utilizzare. Ciò risulta poco lungimirante, in quanto non tenere in considerazione l’aspetto “salute e benessere” delle persone che lavorano negli uffici o negli stabilimenti manifatturieri può peggiorare sensibilmente i dati di efficienza produttiva, tenuto conto che la componente umana è quella che esprime il più elevato “delta” tra costo economico della risorsa rispetto alla gestione dell’efficienza produttiva della risorsa stessa. In altre parole, è molto più facile ottimizzare e mantenere nel tempo un determinato livello di efficienza di un macchinario, di un impianto o di una linea produttiva piuttosto che fare altrettanto con le persone che quegli strumenti utilizzano ogni giorno. E questo principio è valido sia che si parli di lavoro nell’industria, sia di lavoro d’ufficio.

Il problema sta nell’interfaccia, cioè nel rapporto tra “gli strumenti e i metodi” e le persone che li devono utilizzare. Questo è per l’appunto l’oggetto di studio dell’ergonomia. Infatti, anche la definizione internazionale di ergonomia cita testualmente: “Obiettivo dell’ergonomia è applicare teorie, principi, dati e metodi per ottimizzare il benessere delle persone e la performance complessiva del sistema” (cioè l’efficienza produttiva). Il difficile sta proprio nel trovare la “giusta misura” per perseguire due obiettivi apparentemente inconciliabili, dando soddisfazione alla Persona ed efficienza al Sistema.

Un approccio organizzativo nuovo, determinato dall’uso intensivo delle tecnologie e dal conseguente ampliamento di concetti quali la mobilità delle persone, la flessibilità dei ruoli, l’allargamento dei servizi al cliente, fa sì che le aziende debbano necessariamente e continuamente ripensare la propria organizzazione per soddisfare le esigenze espresse dal Mercato. Si potrebbe dire che il mito del “cambiamento continuo”, tanto declamato nei principi della Qualità Totale, oggi è una condizione necessaria. Ma non solo. Le aziende stanno imparando a gestire un fenomeno nuovo legato all’utilizzo delle nuove tecnologie e in particolare quelle legate alla Rete e alla telefonia mobile che hanno portato a un aumento del campo informativo a disposizione delle persone che lavorano con conseguente cambiamento delle esigenze e degli stili di vita delle stesse, nonché delle opportunità lavorative e della conseguente mobilità.

Entriamo qui nell’area della psicologia del lavoro e delle organizzazioni che richiede una particolare cura da parte delle aziende proprio per potersi garantire quel livello di efficienza elevato che il Mercato odierno impone. Da qui tutti gli studi, e i tentativi più o meno riusciti, per migliorare il benessere delle persone sul posto di lavoro cercando di gestire le dinamiche di integrazione tra lavoro e vita privata e lo stress da lavoro correlato, argomenti che in passato non trovavano applicazione nelle aziende.

Componenti fondamentali di una valutazione ergonomica in ambiente d’ufficio:

Gli strumenti informatici:

-  sono più leggeri (handling migliorato) e portatili e quindi meno costrittivi (tramite i collegamenti wireless);
-  sono tecnologicamente più prestazionali: ad esempio la visibilità degli schermi è migliorata in tutte le condizioni di illuminamento ambientale e il problema dei riflessi è un ricordo;
-  sono più personalizzabili sulle esigenze dell’utilizzatore: ad esempio: una più facile gestione delle dimensioni del testo, possibilità di accedere a funzioni attraverso shortcuts personalizzabili, possibilità di passare da un programma all’altro, piena integrazione dei software e in diversi casi anche standardizzazione dei comandi. La personalizzazione passa anche attraverso la possibilità di collegare e utilizzare device di diversa marca senza preoccuparsi dei vecchi problemi di “dialogo” tra macchine diverse. Il motto “What you see is what you get” coniato vent’anni fa da Apple è una realtà per tutti i dispositivi utilizzati in ambiente d’ufficio. Anche la scelta del mouse o della tastiera non è più un problema sia per gli aspetti funzionali che per quelli di costo che si è talmente abbassato che non è infrequente vedere due o più mouse, o tastiere, wireless contemporaneamente presenti sulla scrivania e utilizzati per compiti diversi o da utenti diversi.

Di pari passo si è evoluto il mondo dell’arredo d’ufficio (tavoli, sedute, accessori, ecc.) e dei componenti tecnologici di controllo delle condizioni ambientali (illuminotecnica, climatizzazione, ecc). Oggi possiamo scegliere tra innumerevoli soluzioni un tempo solo sognate dagli utilizzatori più evoluti, come ad esempio i tavoli a regolazione rapida e di facile uso di altezza da terra o innumerevoli tipi di sedute pensate per le più svariate esigenze operative. È chiaro che migliorare l’usabilità dei prodotti d’ufficio e la loro ergonomia non solo consente di prevenire disturbi muscolo scheletrici ed osteoarticolari (dolori e patologie al tratto cervicale o a quello lombare e lombo-sacrale), ma migliorando il “well-being” aumenta anche l’efficienza e la produttività degli operatori. Quindi, progettare con attenzione gli uffici attraverso scelte che pongano al centro le persone, diviene oggi più che mai strategico per qualsiasi azienda.  La standardizzazione delle prestazioni dei meccanismi utilizzati nelle sedute (pistoni, leveraggi, supporti) e la disponibilità di una gamma infinita di materiali e tessuti, consente di operare la scelta più adeguata per l’utilizzo previsto. A ciò si aggiunge la componente prezzo che non è più determinante come in passato in quanto si possono acquistare prodotti dalle prestazioni eccezionali a prezzi impensabili solo 5 anni fa!

Il problema quindi non sta in ciò che il mercato offre, ma in chi sceglie le attrezzature e gli strumenti. Nella mia esperienza ho riscontrato poche volte (e tutte nelle grandi aziende) una piena consapevolezza di ciò con conseguente analisi approfondita sia delle esigenze dell’organizzazione, sia di quelle degli utilizzatori.  
Da qui una serie di conseguenze operative altamente utili per le aziende più moderne che fanno del cambiamento veloce la loro filosofia:
-  minori rigidità dei layout a favore di uffici ri-organizzabili a seconda delle esigenze di mobilità interna all’azienda e delle riorganizzazioni interne, sempre più frequenti;
-  necessità di strumenti di lavoro (dagli arredi agli impianti, dagli strumenti informatici alle attrezzature) che rispondano ai principi della flessibilità e variabilità dei compiti svolti da uno o più operatori nella stessa postazione, della sua odierna velocità che porta le aziende a investire di più sulla formazione delle qualità umane, tecniche e linguistiche delle persone piuttosto che sull’addestramento per l’utilizzo di attrezzature o software;
-  necessità di sedute dinamiche per lavoro seduto o in piedi. Appaiono così sgabelli, sedute particolari, sedute che sono postazioni di lavoro singole associate a tavoli che devono muoversi in altezza, ma in modo rapido, senza meccanismi che richiedano regolazioni complesse per l’utente.
-  necessità di contenitori studiati per archiviazione di supporti informatici oltre che per cartacei;
-  sistemi di illuminazione a basso consumo (LED) e personalizzabili dall’utente in base al posto di lavoro e alla modalità lavorativa (ad esempio meeting con altri colleghi, ecc.);
-  sistemi per il controllo dei rumori circostanti (cuffie) per poter skypare in ogni momento senza interferire con il lavoro dei colleghi vicini;
-  pareti attrezzate a vetro totale: dal pavimento al soffitto per ridurre psicologicamente le distanze tra le persone;
-  sistemi di climatizzazione a controllo personalizzato del clima a zone definite;
-  aree relax di concezione per “ricaricare le pile” dallo stress;
-  Aree incontro specificamente progettate per favorire gli scambi comunicativi e le relazioni interne. arredate in modo funzionale e accogliente per l’appoggio veloce e sicuro dei device connessi wireless alla rete interna e a quella esterna;
-  aree ristoro che nulla hanno a che fare con le vecchie mense e che favoriscono lo scambio delle comunicazioni di lavoro anche nel momento del pranzo attraverso la possibilità di collocare e ricaricare il tablet o il telefonino;
-  Diete personalizzate per i dipendenti (cibi per intolleranti e allergici e cibi rispettosi delle diverse culture presenti nell’azienda) che oramai appartengono non più a una specifica area geografica, ma che provengono da ogni parte del mondo.

Queste sono solo alcune delle differenze con il lavoro di solo un decennio fa, quello che ha espresso una progettazione fatta per soddisfare le esigenze di uffici “classici” come li conosciamo.
Oggi il mondo del lavoro d’ufficio è profondamente cambiato e le parole d’ordine sono:
-  stimolare le relazioni e la comunicazione tra le persone finalizzata a far emergere in tempi rapidi idee e soluzioni nuove;
-  gestire l’integrazione tra le diverse culture presenti in azienda;
-  scegliere strumenti informatici veloci, affidabili, facili da usare, la cui interconnessione sia anche “Plug&Play” per ridurre al minimo le richieste di assistenza da parte degli esperti informatici;
-  progettare non più uffici, ma ambienti flessibili che non richiedano alle persone di adattarsi, ma esattamente il contrario;
-  eliminare tutte le cause di inefficienza e irrigidimento e conformismo delle idee a favore del perseguimento dell’efficienza e dello sviluppo della creatività che rispondono a un principio logico: “Ti metto nella condizione di non avere vincoli, né rallentamenti causati dall’ambiente di lavoro, dagli strumenti utilizzati, da rigide procedure interne, né da elementi che possano interferire nella tua corsa verso la performance lavorativa e lo sviluppo della creatività”.

In altre parole: le aziende più moderne oggi tendono a mettere le persone nella condizione migliore per poter operare e perseguire gli elevati standard qualitativi richiesti da qualunque mercato in cui si operi, cercando in tal modo anche di eliminare tutti i possibili vincoli, siano essi i vecchi “alibi” con cui un certo numero di persone che operano in azienda giustificano le loro inefficienze o quelle criticità che frenano lo sviluppo di tante aziende.

Conclusioni
Se potessimo utilizzare una metafora di stampo marinaro potremmo dire che ogni mare è turbolento e la navigazione tranquilla per lungo tempo non esiste. Oggi la sfida è di far correre la barca nonostante le avverse condizioni meteomarine e l’unico sistema per fare ciò è possedere una barca solida, disporre di strumenti affidabili, ma soprattutto un equipaggio formato e competente, adattabile alle mutevoli condizioni che troverà nella navigazione e resistente dal punto di vista sia fisico che psicologico.

Per quelli che vanno per mare il detto “siamo tutti sulla stessa barca” ha un preciso significato che porta a concetti quali la competenza tecnica, la fiducia nei compagni di viaggio, la disponibilità alla fatica e al sacrificio, il senso di appartenenza ad un gruppo, la volontà di perseguire gli obiettivi e di raggiungere la meta, ma soprattutto la necessità di far tesoro degli inevitabili errori, senza paura di essere mal considerati dagli altri. Al contrario, come ebbe a dirmi tanti anni fa un caro amico “navigatore dell’aria” e pilota di un caccia Tornado: “Dopo ogni errore era un dovere per noi indire subito un meeting per far capire ai nostri compagni di stormo tutti i dettagli sull’errore commesso. Non vivevamo questa cosa come una vergogna. Anzi consideravamo un privilegio poter trasferire questa esperienza a chi avrebbe potuto trovarsi nelle stesse condizioni. Dopo tutto stavamo parlando di salvare le nostre vite!”

Penso che se le aziende (anche quelle piccole e medie) si impegneranno per vedere il Mercato (il mare) e loro stesse (la barca) in questo modo, non saranno più vittime di tendenze o novità dell’ultima ora nella scelta delle attrezzature o degli strumenti e opereranno delle scelte profondamente diverse rispetto al passato sia per quanto concerne gli strumenti che per i metodi di lavoro. Basterà seguire il principio ergonomico dell’ottimizzazione dell’interfaccia facendo sì che l’obiettivo della performance produttiva del Sistema passi attraverso l’analisi e il soddisfacimento delle esigenze delle persone. Ciò non sulla base di una nuova teoria o di un nuovo credo, ma sui principi psicologici e fisici che regolano il funzionamento delle persone da migliaia di anni, non dimenticando che il successo delle aziende passa sempre dalla soddisfazione e dall’orgoglio di appartenenza delle persone che danno loro vita.

 

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