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07/01/2015

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Documento digitale: l’innovazione arriva dalla PA

La Fatturazione Elettronica ha impresso un cambiamento che può portare molteplici benefici ai processi aziendali, ma anche all’intero Sistema Paese

In un mercato che segna una continua situazione di difficoltà, ma che fa intravvedere alcuni segnali di inversione di tendenza, il mondo documentale presenta risultati positivi e offre, grazie agli investimenti previsti dalla PA, una prospettiva di crescita. Le novità legislative, in particolare sull’obbligo della fatturazione elettronica per tutti gli enti pubblici e sulla firma elettronica nelle sue diverse forme, presentano una prospettiva di nuove soluzioni da parte dei fornitori e di bisogni crescenti da parte della domanda. Di queste importanti novità si è parlato nel recente appuntamento di Roma dell’evento Documento Digitale organizzato da Soiel International che ha registrato oltre 200 partecipanti.

 

La fatturazione elettronica abilita la razionalizzazione
Ottaviano Tagliaventi, responsabile marketing document management di Olivetti, ha illustrato le proposte della società che nascono dalla consapevolezza che l’introduzione obbligatoria della fatturazione elettronica verso la PA rende necessari cambiamenti nella gestione dei sistemi informatici. Olivetti risolve questo problema inserendosi come intermediario per la trasmissione ‘da’ e ‘verso’ l’SdI (sistema d’interscambio) sia per le Pubbliche Amministrazioni che per i suoi fornitori, permettendo di evitare complesse modifiche nel proprio sistema  di fatturazione, ma anche di gravare con nuove attività il carico aziendale. La Soluzione Fatturazione Elettronica Olivetti è un servizio cloud basato sulla piattaforma di dematerializzazione HDO - Hub Documentale Olivetti - cheprende in carico i documenti di fatturazione così come escono dal gestionale/ERP aziendale e li trasforma in fatture elettroniche con un trattamento conforme alla normativa, gestendone tutto il ciclo di vita, fino al termine del periodo per il quale ne è prescritta la conservazione. L’apposizione su ogni fattura del riferimento temporale e della firma digitale garantiscono i requisiti fondamentali della fattura elettronica, mentre la conservazione a norma di legge ne garantisce la ‘leggibilità a distanza di tempo’. Il servizio cloud si integra con i processi aziendali esistenti, senza la necessità di intervenire sui sistemi o sulle competenze interne.
Luisa Manfredi, business development manager di Ricoh, ha invece ricordato che la dematerializzazione nella PA, in uno scenario di piena adozione della fatturazione elettronica, della PEC e della digitalizzazione del fascicolo sanitario e delle pratiche
del personale, potrebbe apportare al Sistema Paese un risparmio di 7,5 miliardi di euro all’anno. Ma complessivamente, i risparmi conseguibili a livello di Sistema Paese grazie alla piena digitalizzazione di amministrazioni, imprese, sanità, scuola e giustizia potrebbero raggiungere i 30 miliardi di euro. In questo scenario, l’approccio Ricoh ai temi della dematerializzazione, da sempre impegnata per migliorare i workflow, ottimizzare i costi e ridurre gli sprechi, è strutturato in diverse fasi: analisi della situazione di partenza e delle esigenze del cliente, progettazione di un’infrastruttura tecnologica ottimizzata e condivisione del progetto, implementazione della nuova infrastruttura, supporto alle aziende nella formazione agli utenti e nella gestione del cambiamento, condivisione di report periodici, consulenza durante tutta la durata contrattuale per individuare ulteriori aree di miglioramento. 

 

Daniele Rossi, CEO di Scai Solutions, e Vito Intini, sales director Italy di ELO Digital Office, hanno presentato insieme la partnership tra le due aziende volta a fornire al mercato soluzioni complete. La soluzione ECM proposta da ELO è un sistema integrato che va dall’ordine alla fattura, che offre una gamma di funzionalità complete e di facile utilizzo, a partire dalla nuova interfaccia orientata al layout di Microsoft Windows 8 e Microsoft Office 2013, che permette la semplificazione delle attività più complesse, consente attività collaborative, ha funzionalità per la ricerca di tipo avanzato, permette l’archiviazione e la stampa in modo semplice ed efficace. Il sistema ECM è integrato con le soluzioni di firma digitale di Scai Solution, rendendo completi i flussi documentali che richiedono una firma. La definizione legale della firma elettronica avanzata, ha reso possibile la diffusione di questa tecnologia, che Scai Solution prevede in modo sicuro e completo. L’acquisizione della firma grafometrica è una soluzione semplice da utilizzare e da inserire nei documenti digitalizzati, garantisce conformità, sicurezza e integrabilità, è flessibile e non coinvolge i presidi di sicurezza.

 

Dagli archivi ibridi al furto del documento digitale

Nell’intervento successivo, Andrea Barulli, responsabile area progettazione di Bucap, ha affrontato il tema della sfida per gestire e mantenere il controllo sull’archivio ibrido in cui coesistono originali analogici e originali digitali anche afferenti allo stesso processo/procedimento. Gli aspetti di gestione archivio ibrido sono tre: archivistico, organizzativo e informatico. Per quel che riguarda l’aspetto archivistico, occorre disporre  di un sistema di classificazione unico, oggettivo e condiviso in modo da consentire di stabilire correttamente il vincolo archivistico tra i documenti e il fascicolo di competenza.

L’aspetto organizzativo definisce le regole, le procedure, gli oggetti e gli attori in base agli aspetti archivistici e informatici del Sistema Documentale trattato.
Infine c’è l’aspetto informatico basato su soluzioni a supporto della organizzazione, gestione dei documenti, dei processi documentali e dei dati. Il contesto digitale che oggi ha piena validità legale e che offre sicuramente vantaggi in termini di efficienza, saving e sostenibilità ambientale va governato con regole archivistiche/organizzative, con i giusti strumenti informatici e soprattutto va affrontato con consapevolezza e con il sostegno di
un partner competente e affidabile. 

 

Antonio Oriti, marketing & sales manager di Boole Server, ha invece proposto un tema poco conosciuto e invece estremamente delicato, quello del furto del documento digitale, problema difficile da percepire, perché il furto non è visibile a chi lo subisce, anche se è di impatto notevole sull’organizzazione. Il bersaglio principale sono le PMI ad alto valore aggiunto, che stanno subendo una significativa emorragia di proprietà intellettuale, senza
nemmeno accorgersene, da parte di utenti interni all’azienda. Il nostro know-how, la nostra creatività, il nostro design, i nostri brevetti rischiano sempre di più di finire nelle mani dei competitor, con danni incalcolabili non solo per le aziende coinvolte.
Le soluzioni che Boole Server propone sono: storage protetto delle informazione sempre e ovunque tramite cifratura di livello militare di file, email e messaggi; condivisione dei dati esclusivamente tra utenti autorizzati, interni o esterni; e controllo in tempo reale dell’attività svolte sui file da ogni utente profilato.

 

Gestione dell’informazione, gestione dell’acquisizione

Alberto Carrai, manager responsabile dell’international business development di Able Tech, società italiana operativa da tempo nel mercato della gestione documentale con la soluzione Arxivar che inizia a essere adottata anche in altri Paesi, ha ribadito che il punto di partenza non può che essere la razionalizzazione dell’informazione: oggi ce ne sono troppe e troppi sono gli strumenti atti alla loro gestione. Questo l’approccio implementato
in ARXivar, che consente di procedere integrando in un unico strumento tutte le funzioni: da quelle cardine, legate all’archiviazione per la dematerializzazione del ciclo attivo e passivo, al BPM, per la gestione dei processi, alla conservazione sostitutiva, alla gestione documentale. A queste sono state aggiunte nel corso del 2014 le novità per la firma
grafometrica onsite e offsite, la fatturazione elettronica, l’enterprise search e il lavoro collaborativo.


L’obiettivo è la gestione delle informazioni organizzative e questo attraverso una serie di variabili che vanno controllate: concentrazione, organizzazione, flessibilità (che non vuol dire libertà incontrollata), controllo dei processi e accessibilità. Alessandro Vinci, account manager & software sales specialist document imaging di Kodak Alaris, ha presentato l’ampia gamma di scanner che caratterizza oggi la presenza sul mercato dell’azienda connotandola per un’offerta completa e articolata in modo da supportare ogni esigenza: dal segmento Personal Mobile fino ad arrivare a scanner di altissimo volume che possono raggiungere la  velocità di oltre 200 ppm e la capacità di lavorare con logiche 24x7. Le stesse prestazioni, tecnologie ed affidabilità delle macchine di alto volume dedicate principalmente ai centri servizi documentali professionali le ritroviamo anche nelle macchine desktop per la scansione distribuita insieme alla gestione dei relativi workflow documentali sviluppati su piattaforma Microsoft Sharepoint. Tramite una semplice interfaccia utente personalizzata gli utilizzatori possono scansionare, indicizzare, pubblicare i documenti nelle librerie e avviare specifici processi di workflow tramite un semplice click direttamente da questa piattaforma software. Kodak Info Activate, questo il nome della soluzione, è un sistema di acquisizione distribuita progettato per ottimizzare i processi di business che prevedono l’utilizzo di documenti cartacei o digitali. 

 

Due progetti regionali a confronto

All’interno del convegno si è svolta una tavola rotonda, animata e condotta da Flavia Marzano, presidente degli Stati Generali dell’Innovazione che ha avuto come protagonisti Rossella Bonora, direttore della Divisione Servizi di Lepida Maurizio Stumbo, responsabile del controllo delle spese e Sistemi Informativi di LAit. Lepida è lo strumento operativo promosso dalla Regione Emilia-Romagna per la pianificazione, lo sviluppo e la gestione omogenea e unitaria delle infrastrutture di telecomunicazione degli enti collegati alla rete Lepida, per garantire l’erogazione dei servizi informatici inclusi nell’architettura di rete e per una ordinata evoluzione verso le reti di nuova generazione.
Rossella Bonora, ha illustrato quelli che sono i principi di un’attività efficace in ambito documentale, uno dei più importanti per la PA e sui quali la sua società si sta impegnando. Bisogna lavorare non sull’ibrido, ma sul digitale, altrimenti i costi non si riducono. Occorre, ha detto con forza, non scansionare, ma lavorare sul documento digitale nativo. Questo obiettivo è condizione per la semplificazione delle procedure, che è la mission fondamentale per rendere efficiente la PA. Le resistenze al cambiamento sono forti, e sono il vero ostacolo al raggiungimento degli obiettivi. Occorre lavorare su
piattaforme comuni e superare la prassi delle piattaforme verticali. In Emilia-Romagna si sta lavorando, per esempio sulla costruzione di anagrafi comuni. I dati devono essere conservati in un unico posto e resi accessibili a chiunque ne abbia diritto. Maurizio Stumbo ha illustrato in particolare le attività della Regione Lazio per l’introduzione della fatturazione elettronica, in anticipo con i tempi legislativi, che la prevedono, per le Regioni, nel corso del 2015. LAit è l’acronimo di Lazio Innovazione Tecnologica. Dal 2001, la società lavora al fianco della Regione Lazio per assicurare la governance dei processi di informatizzazione della pubblica amministrazione regionale. LAit progetta, realizza e gestisce il Sistema Informativo della Regione Lazio per stimolare lo sviluppo della società dell’informazione, ponendo le basi per la creazione dell’amministrazione digitale. 
La piattaforma per la fatturazione elettronica ha generato significativi benefici: il documento è unico, è chiaro, viene usato anche da altri enti, ma può portare benefici anche alle PMI. I pagamenti sono rapidi, ma il risultato più significativo è che si ottiene maggior trasparenza, e si riesce a produrre in tempi rapidi un’analisi delle spese.

Dunque un quadro che presenta situazioni in movimento, con una disponibilità all’investimento e con benefici che riguardano non solo l’efficienza interna dell’amministrazione, ma anche le relazioni con l’utenza. E le prospettive sono
interessanti, come testimoniano i progetti governativi per l’Italia Digitale su cui Asssinform/Confindustria è stata chiamata a collaborare: completamento dell’identità digitale per tutti gli italiani con un’anagrafe unica, convogliata in un solo database; fatturazione elettronica estesa alle amministrazioni locali; sanità digitale con l’implementazione dei fascicoli sanitari elettronici; progetto della ‘Buona Scuola’ che permetterà agli studenti di interagire in modalità digitale con il loro istituto di riferimento. 

 

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