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12/12/2012

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Come il documento digitale migliora l’organizzazione

Il convegno Soiel si è focalizzato sui sviluppi futuri immaginati dalle aziende

 

 

L’evento Documento Digitale organizzato da Soiel a Roma a fine ottobre ha rappresentato un nuovo interessante appuntamento su uno dei settori più vitali e in crescita del mercato ICT. La presenza di più di 300 persone, in rappresentanza della domanda, dell’offerta e della consulenza, testimonia la centralità di un tema che per le sue implicazioni, tecnologiche, organizzative, legislative è indice del dinamismo del settore.
 

Nel corso del convegno è stata presentata una ricerca, a cura di Mirò per conto di Soiel, che testimonia appunto come il settore presenti elementi di crescita nel breve e nel medio periodo: il 70% del campione – composto da realtà medio-grandi della domanda - dichiara di voler investire in un prossimo futuro in soluzioni di questo tipo. Gli investimenti coprono un po’ tutti gli ambiti, ma è interessante notare come il 34% risponda che questi andranno nella direzione del workflow management, e cioè di applicazioni integrate e sofisticate con un impatto diretto sulla gestione dei processi e sui miglioramenti organizzativi. Elemento confermato dalla percentuale elevata di chi si aspetta che il miglioramento dei processi produttivi sia la motivazione prevalente nella scelta dell’investimento.

 

 

Un settore che rimane in salute
 

 

Il convegno è stato introdotto da una relazione di Bianca Granetto di Gartner. Secondo le analisi e le previsioni elaborate il settore è in crescita sia in Italia (+0,9% nel 2012) che in Europa (+4%), cifre che paiono non straordinarie in assoluto, ma se confrontate con il calo generale del mercato, indicano un settore in controtendenza.

 

Il tema della digitalizzazione dei documenti va però inquadrato nell’ambito più ampio dell’Enterprise Content Management, mettendo al centro dell’attenzione appunto i contenuti, e non il loro supporto. Anche questo settore deve fare i conti con le tendenze più significative del mercato, e cioè il cloud e il social, che ne determinano l’evoluzione. Contenuti, sempre più creati e distribuiti su piattaforme sociali, e residenti su applicazioni cloud: questo è il futuro del settore, secondo le analisi fatte da Gartner. Ciò implica la necessità di spostare il focus da architetture centrate sulla tecnologia a interventi che si basano sulla rilevanza di informazione e processi e di promuovere sempre più applicazioni che si basino sul mobile e si diffondano in modo sociale.
 

Ottaviano Tagliaventi, ha presentato le soluzioni che Olivetti sta proponendo per la firma grafometrica, su cui l’azienda può vantare esperienza e progetti rilevanti, essendo stata aggiudicataria di progetti fondamentali quali le gare di Intesa Sanpaolo e di Poste Italiane. La soluzione è integrata alla suite di servizi Olivetti che garantisce alle aziende la gestione completa del ciclo di vita del documento e il massimo risparmio sui costi di back office e gestione tradizionale dei processi cartacei.
 

La soluzione consente, anche grazie alla dematerializzazione dei documenti sottoscritti, di prendere in consegna il documento fin dal suo ingresso nei processi aziendali, che diventano veloci processi paperless pienamente ottimizzati, con l’eventuale dispatching agli interlocutori in qualsiasi modalità e infine con la conservazione con valore legale per tutto il tempo previsto dalle normative.
 

Il lancio del nuovo tablet a otto pollici Olipad Graphos, rende l’offerta ancor più performante. Olipad Graphos aggiunge, a tutte le funzionalità di un tablet capacitivo, anche la possibilità di acquisire, con una particolare tecnologia che è stata integrata sul display una firma con tutte le caratteristiche grafometriche necessarie per una eventuale successiva perizia calligrafica, e quindi garantire l’opponibilità in caso di contenzioso.

 

 

Workflow, business process management e sicurezza
 

 

Luca di Roma di CBT ha presentato un caso di implementazione di un workflow per la gestione sinistri in una compagnia di assicurazioni. Si tratta di un’applicazione che intercetta il documento alla fonte – indipendentemente dal formato e dal mezzo di trasmissione – e lo sottopone a un processo automatico di interpretazione e riconoscimento del contenuto.
 

L’alta qualità delle immagini scansionate al primo passaggio è un punto fondamentale del processo. La fase di cattura assume un ruolo decisivo, sia in termini operativi, qualitativi, che di costi, da poter influenzare tutto il sistema di gestione documentale. Il monitoraggio dei processi e la gestione centralizzata danno l’opportunità agli operatori di intervenire in caso di necessità e calibrare i carichi di lavoro, in funzione dei picchi di documentazione da trattare. L’integrazione con il sistema gestionale contribuisce a creare un unico ambiente di lavoro per snellire il flusso di informazioni interne all’azienda, risparmiare spazio e costi di gestione e, quindi semplificare notevolmente e rendere sempre più efficace la comunicazione con i clienti.
 

La soluzione Web Rainbow è la piattaforma di CBT per business rules, workflow and document management, caratterizzata da semplicità di utilizzo, rapidità di implementazione e integrazione ed è frutto di una pluriennale esperienza nel settore.
 

Valerio Pastore di Boole Server ha affrontato il tema sicurezza. Il web ha rivoluzionato la comunicazione con due effetti: sempre più spesso i contenuti sono concepiti per l’utilizzo in mobilità e le applicazioni progettate per essere veicolate su server remoti; cresce dunque l’esigenza di proteggere le informazioni rese ‘volatili’ e insicure da queste nuove tecnologie.
 

Il fenomeno del cloud è entrato nell’utilizzo quotidiano delle persone da soli quattro anni. Su 4 milioni di aziende in Italia il 69% utilizza servizi Saas, il 49% Iaas e solo il 24% quelli Paas. Le tecnologie cloud, quindi, solo se protette rappresentano un’opportunità enorme per lo sviluppo dell’economia, non solo digitale, ma soprattutto reale poiché consentono un’importante razionalizzazione dell’attività produttiva. È indispensabile pertanto mettere in guardia tutti coloro che generano e condividono informazioni rilevanti per il loro business che devono dotarsi di strumenti adeguati per la sicurezza informatica, perché è sufficiente lasciare aperta una piccola breccia, dati e documenti non cifrati e quindi non protetti, per mettere in pericolo l’intero sistema aziendale.
 

La soluzione di sicurezza offerta da Boole Server si basa su una serie di elementi: cifratura di livello militare, gestione dei diritti d’accesso ai dati dinamica e granulare controllo dei dati separati, semplicità e completezza.
 

Alberto Carrai, di Abletech, azienda da dieci anni sul mercato italiano del software per la gestione documentale, il cui nome è legato alla soluzione di business process management ARXivar focalizzata su document e content management, workflow e process management, archiviazione ottica, conservazione sostitutiva e firma grafometrica, tutto in un’unica soluzione oggi distribuita nella nuova versione 5.0.
 

Per ARXivar non si parla mai di gestione documentale perché i documenti sono solo una piccola parte delle informazioni che compongono il nostro lavoro quotidiano. Le informazioni le ritroviamo nelle transazioni economiche, nelle mail, nelle azioni che svolgiamo ogni giorno.
 

Nel 1990 un signore di nome Bill Gates prevedeva l’era delle “information at your fingertips”, ovvero le informazioni a portata di dita. A vedere i video (fantascientifici per allora) contenuti nella presentazione sembra incredibile quanto realistiche fossero le sue visioni. Oggi dopo 20 anni possiamo finalmente avere degli strumenti come ARXivar che ci permettono di ottenere tutte le nostre informazioni a portata di dita e che ci aiutano nella loro gestione quotidiana.
La soluzione ARXivar rende possibile integrare informazioni provenienti da sistemi eterogenei e tenerle sempre a disposizione su smartphone, tablet, così come messe a disposizione del pubblico via web con qualcosa in più.

 

 

Integrazione fattore chiave
 

 

È stato poi il turno di Pier Luigi Zaffagnini di Top Consult. L’intervento del legislatore per la ‘dematerializzazione’ ha portato al consolidamento del documento informatico, firmato o meno digitalmente, nella vita aziendale. Utilizzando la gestione elettronica dei documenti e la loro conservazione a norma, le imprese potranno ottemperare agli obblighi delle nuove normative, ma anche cogliere le opportunità associate di tempestività, efficienza e risparmi nei processi aziendali, mantenendone inoltre l’efficacia probatoria in caso di contenzioso. In un mondo di documenti via via solo informatici, il sistema documentale diventerà l’asse portante del sistema informativo aziendale.
 

Nei progetti documentali il valore più grande sta nell’esperienza del partner. Top Consult ha appena raggiunto i 25 anni di attività; ha ‘evangelizzato’ il mercato con la filosofia dell’integrazione fra dati e documenti ed è focalizzata totalmente sulle tematiche documentali. Ha profonda conoscenza delle normative, ha proposto tecnologia ma anche soluzioni concrete per i diversi settori aziendali, ha realizzato centinaia di progetti con sistemi informativi diversi. È stato il pioniere della conservazione sostitutiva, e il suo sistema Top Media NED è una piattaforma enterprise, sempre più integrata con gli ERP e orientata al mondo mobile e social, che assume già oggi il ruolo strategico di cogestore del sistema informativo aziendale a fianco del sistema gestionale.
 

Angelo La Duca di Endurance Italia ha presentato la realizzazione di integrazioni native per accelerare i processi di business con la finalità di conservazione sostitutiva, protocollo informatico, workflow documentale, gestione delle fatture e ordini di vendita. Questo grazie anche alla disponbilità di mySynapse, la proposta cloud (PaaS) di Endurance Italia.
 

L’acquisizione elettronica dei documenti mostra il suo valore se eseguita all’inizio del processo, proprio per attivare il workflow che sottende l’attività aziendale. Obiettivo è catturare la sorgente dell’informazione nel momento e nel luogo in cui entra in azienda, per poi passarla ai sistemi di classificazione documentale e di estrazione automatica dei metadati, il cui output farà attivare automaticamente il workflow corretto, in base alla tipologia di documento e ai sui metadati.

 

Questa semplice rivoluzione del momento e del luogo dell’acquisizione, ha degli importanti effetti: distribuisce la cattura portandola dove il documento viene generato, abbatte significativamente il numero di documenti da gestire per singola entità. Inoltre le immagini dei documenti che devono essere classificati e da cui estrarre dati, possono essere inviate usando diversi canali. Infine la classificazione avanzata e l’estrazione dati intelligente risiede nel cloud, che espone all’interno di una interfaccia web le fasi di validazione, fruibile da pc, tablet e altri dispositivi.
 

 

Il convegno ha messo in luce le problematiche che caratterizzano il settore della gestione documentale, destinato sempre più a essere trainante per l’economia, anche grazie ai provvedimenti legislativi che caratterizzano l’Agenda Digitale, strumento fondamentale per lo sviluppo del Paese, per l’ammodernamento della pubblica ammministrazione, per la semplificazione delle procedure e degli obblighi.
 

La missione degli operatori, quindi, non è più solo l’ufficio paperless, di cui parlavano i pionieri dell’office automation, ma della realizzazione di una società paperless: più leggera, più efficiente, più veloce e più sostenibile.

 

 

Il Responsabile della Conservazione
 

 

Il tema del responsabile della conservazione è stato trattato da Paolo Monte, di Studio Monte & Partners. La deliberazione CNIPA n. 11/2004 (che verrà sostituita dalle nuove “Regole tecniche in materia di conservazione”) prevede come figura centrale del processo di conservazione il responsabile della conservazione al quale attribuisce compiti e responsabilità.

 

Secondo le nuove “Regole tecniche”, il responsabile della conservazione dovrà definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, gestire il processo di conservazione garantendone nel tempo la conformità alla normativa, effettuare la verifica periodica dell’integrità e della leggibilità degli archivi, adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione, assicurare la necessaria assistenza nelle attività di verifica e di vigilanza svolte da parte degli appositi enti verificatori, predisporre il Manuale di Conservazione curandone il periodico aggiornamento.
 

Il processo di conservazione richiede determinate conoscenze e capacità che il responsabile deve possedere: buona preparazione sulle norme di riferimento,conoscenza adeguata sui principali processi di gestione dei documenti, sufficiente esperienza nel settore dell’IT.
 

Al responsabile della conservazione gravano diverse responsabilità: contrattuale ed extracontrattuale, responsabilità civile aggravata perché risponde sia a titolo di responsabilità contrattuale sia a titolo di responsabilità extracontrattuale.

 

 

Le quattro firme per il mondo digitale
 

 

Documento Digitale, come tradizionale, ha dato spazio anche alle novità legislative. L’avvocato Andrea Reghelin dello Studio Legale Isl Consulting, ha illustrato in particolare il tema della firma elettronica delinenandone le diverse tipologie:
 

• firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;
 

• firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
 

• firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che si basa su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;
 

• firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
 

 

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