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18/05/2018

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Dalla digitalizzazione dei documenti alla cattura dei dati

PaperStream Capture Pro garantisce continuità e massima trasparenza tra documenti fisici ed elettronici.

Se un avvocato, preparando una memoria difensiva, volesse citare una sentenza di 10 o 15 anni fa non potrebbe fare altro che andare a cercarla all’interno di voluminosi faldoni cartacei. Può sembrare un caso estremo, ma pensiamo alla fatturazione elettronica che presto diventerà obbligatoria per tutti: quasi sempre per confrontare i dati presenti in documenti archiviati su diversi repository più o meno recenti è necessario un intervento manuale, con evidenti perdite di tempo ed elevati margini di errore.

Klaus Schulz“La digitalizzazione dei processi è ormai abbastanza diffusa, ma non si è ancora passati da un concetto di cattura dei documenti a uno di cattura delle informazioni al fine di garantire la massima continuità tra documenti, fisici o elettronici che siano, in qualunque momento e ovunque risiedano”, ha evidenziato Klaus Schulz, product marketing manager di PFU (Emea) Ltd., la consociata Fujitsu che da anni offre una ampia gamma di scanner personali, dipartimentali e di alta produttività. L’occasione è stata la presentazione di PaperStream Capture Pro, la versione più recente del suo software di acquisizione front-end che introduce funzionalità innovative tese a efficientare ulteriormente i processi di acquisizione e gestione elettronica dei documenti.

Flessibilità e scalabilità
La nuova soluzione permette la scansione e la digitalizzazione di immagini da molteplici sorgenti. In primis gli scanner documentali Fujitsu delle serie fi e SP, ma anche immagini generate da altre sorgenti come stampanti multifunzione o dispositivi di rete. Possono essere elaborati anche file tiff provenienti da vecchi fax, in modo da poterli integrare nei processi con la massima qualità di immagine e compatibilità. PaperStream Capture Pro gestisce anche i metadati delle scansioni - inclusi i codici a barre - che, una volta verificati, possono essere utilizzati per indicizzare e archiviare automaticamente le informazioni nel giusto repository, ad esempio un archivio in locale o cloud e/o integrarle in qualsiasi tipo di workflow. La possibilità di avere immagini ricche di metadati migliora l’accessibilità e l’utilizzo delle informazioni, anche perché l’interfaccia utente è veramente semplice. Funzionalità di reporting, indicizzazione e versioni batch completano la panoramica delle principali funzionalità di PaperStream Capture Pro. Interessante anche il modello commerciale, basato su licenza (per utente) a vita e non sui volumi di scansioni effettuati.

 

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