Estate 2019
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07/07/2014

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Digitalizzazione della PA: a che punto siamo?

Uno studio dell’Economist promosso da Ricoh indaga in che modo la dirigenza europea della PA percepisca l’importanza, l’urgenza e le opportunità introdotte dalle tecnologie digitali

 

La modernizzazione delle pubbliche amministrazioni è un passaggio obbligato per fare uscire il Paese dalla situazione attuale, caratterizzata da stagnazione e sfiducia. Ma come vedono le nuove tecnologie i diretti interessati, ossia i manager della PA? A questa domanda ha provato a dare una risposta uno studio paneuropeo condotto dall’Economist Intelligence Unit intitolato ‘The Challenge of Speed’ (la sfida della velocità) sponsorizzato da Ricoh che purtroppo rileva che i dirigenti del settore pubblico non ritengono i cambiamenti guidati dalla tecnologia un aspetto prioritario. Questo in parte si spiega con il fatto che nella PA europea i sistemi di e-government sono abbastanza diffusi. Quali sono, allora, le aree in cui i dirigenti di questo settore ritengono necessario introdurre innovazioni?



Un’evoluzione inevitabile, ma...

Due terzi dei dirigenti è convinto che la propria organizzazione dovrà evolvere rapidamente nei prossimi tre anni per tenere il passo con i mutamenti in atto, ma solo il 27% ritiene che l’adozione di misure per adattare le proprie organizzazioni a tali cambiamenti sia un aspetto prioritario o di estrema urgenza. Il 55% ritiene che le nuove tecnologie avranno sulle organizzazioni un impatto minimo o addirittura nullo nei prossimi tre anni (negli altri settori la per- centuale dei dirigenti che pensa che l’impatto sarà minimo scende al 29%). Esistono comunque delle aree in cui stanno avvenendo cambiamenti e in cui nei prossimi anni verranno introdotte innovazioni? Il report mostra come alcuni cambiamenti sono comunque inevitabili: negli ultimi tre anni la maggioranza dei dirigenti pubblici (71%) ha modificato il proprio lavoro e il proprio modo di operare come conseguenza dell’innovazione tecnologica. Inoltre, la maggioranza dei dirigenti pubblici ha in programma di migliorare ulteriormente l’efficienza della propria organizzazione e ritiene che le aree in cui avverranno importanti cambiamenti nei prossimi anni saranno soprattutto le risorse umane, con l’assunzione di nuovo personale (45%) e i processi aziendali ‘core’, con l’obiettivo di migliorarli (44%).

 


Una PA sempre più digitale


In realtà, gli obiettivi dell’Unione Europea riguardo alla PA digitale sono chiari: entro il 2015, il 50% dei cittadini e l’80% delle aziende dovranno essere in grado di interagire con gli enti statali tramite sistemi di e-government. Nel 2012 il tasso di adozione di tali sistemi era del 44%. Il dato è positivo e aiuta a spiegare perché i dirigenti pubblici non sono preoccupati e non si aspettano ulteriori cambiamenti significativi guidati dalle tecnologie. Tuttavia, ulteriori trasformazioni sono inevitabili e si verificheranno necessariamente in un breve lasso di tempo. Infatti, quasi certamente anche la pressione verso un cambiamento sempre più rapido è destinata ad aumentare, anche perché cresce l’esigenza dei cittadini di comunicare più facilmente con le pubbliche amministrazioni. In un contesto in cui i processi sono sempre più rapidi e digitali è impensabile che i cittadini si trovino a gestire pratiche cartacee lunghe e complesse, per rapportarsi con la PA.
I dirigenti del Settore Pubblico riconoscono che esistono diverse aree critiche su cui è necessario concentrarsi per migliorare la soddisfazione dei cittadini. Le aree indicate come fondamentali per il futuro sono l’assunzione di nuovo personale, l’aumento della soddisfazione dei cittadini, l’ottimizzazione dei processi core e il miglioramento dell’accesso alle informazioni critiche. Queste priorità indicano che c’è ancora molto da fare, anche se parecchi governi stanno già cogliendo i benefici della trasformazione digitale. Il report mette in evidenza alcuni esempi:
in Spagna, tre procedure amministrative su quattro
vengono ora avviate on line. Questo ha ridotto le procedure burocratiche, permettendo alle aziende di risparmiare 19 miliardi di euro solo negli ultimi cinque anni;
in Estonia, 100 sistemi informativi sono connessi tramite una rete pubblica di scambio dei dati. Questa interoperabilità permette di fornire circa 2.500 tipi di servizi elettronici ai cittadini;
la Danimarca sta lavorando per rendere obbligatorio l’uso di canali digitali con l’obiettivo di digitalizzare almeno l’80% di tutte le comunicazioni scritte tra i cittadini o le aziende e la Pubblica Amministrazione entro l’anno 2015.

 

Non lasciare indietro nessuno


Tuttavia, molti dirigenti intervistati in Europa si dimostrano preoccupati del fatto che la rapidità dei cambiamenti possa comportare un rischio crescente nell’ambito delle comunicazioni tra PA e cittadini ‘non digitali’. Con la diffusione dei sistemi di e-government e delle comunicazioni on line è necessario prendere in considerazione le esigenze delle persone che non hanno ancora acquisito una piena dimestichezza con le nuove tecnologie. Il campione d’indagine ritiene che, per una rapida trasformazione delle procedure e delle attività, le funzioni IT (45%) e marketing (45%) siano di uguale importanza.
Le comunicazioni cross-media, la sicurezza e l’analisi dei dati, nonché l’implementazione di processi strutturati e di piattaforme tecnologiche integrate sono aspetti fondamentali per ridurre al minimo il rischio, aumentare la soddisfazione dei cittadini e migliorare l’efficienza. Un esempio può venire dalla Rete Ferroviaria Italiana, per la quale Ricoh ha in concessione il servizio di gestione delle tessere di viaggio. Le richieste da parte dei cittadini sono oltre 80.000 ogni anno. L’automazione della procedura, l’interazione diretta con i viaggiatori, la convalida dei dati e l’emissione di tessere di viaggio personalizzate hanno permesso di ridurre i tempi di attesa del 50%. Da questo esempio dovrebbe risultare chiaro come l’implementazione di processi ottimizzati e sviluppati ad hoc consenta di risparmiare e di aumentare al contempo la soddisfazione dei cittadini.


 

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