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07/06/2012

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Il progetto di dematerializzazione in corso al Comune di Roma

Il sistema Gestione Elettronica Documentale a regime gestirà oltre 5 milioni di documenti

 

 

 

Il sistema Gestione Elettronica Documentale gestirà oltre 5 milioni di documenti

 

 

Gianmarco Nebbiai

 

 


Distribuite tra dipartimenti, municipi ed altre sedi, sono 16.000 le postazioni di lavoro connesse a 270 LAN collegate, a loro volta, a una rete a banda ultra larga. Questa l’infrastruttura ICT del Comune di Roma, sul quale l’ente ha pianificato un progetto volto alla realizzazione di un sistema completo per la gestione documentale, diffuso in più fasi, con un monitoraggio settimanale dei risultati.

 

Il lavoro è stato inizialmente facilitato dal fatto che già nel 2009 il Comune aveva adottato una soluzione per la gestione del protocollo informatico che in realtà aveva tutte le caratteristiche per implementare anche la gestione documentale. A raccontarci di questo progetto è Emilio Frezza, direttore del dipartimento risorse tecnologiche: “Grazie all‘ap­plicazione che poteva gestire un completo processo di gestione documentale che avevamo già in casa, abbiamo sostanzialmente messo in piedi il servizio; dal punto di vista strumentale, abbiamo dovuto soltanto dotare il Comune degli scanner necessari per poter digitalizzare i documenti, sia in entrata che in uscita. L’elemento significativo del programma, in realtà, è stato l’aspetto organizzativo del servizio”.

 

 

 

I volumi in gioco

 


All’interno del Comune entrano ed escono, ogni anno, circa 5.500.000 documenti cartacei: l’obiettivo finale è riuscire a digitalizzarli tutti. L’operazione ha preso il via nel 2010 in maniera diffusa, con un primo gruppo di Aree omogenee, quelle più pronte ed avanzate, che comprendeva circa la metà degli uffici interessati. Le rimanenti sono sono state coinvolte, via via, nel corso dei mesi successivi.


“Nel 2011 – ricorda Frezza – abbiamo conseguito un risultato molto importante, per una realtà complessa come il Comune di Roma: tutte le Aree omogenee hanno effettivamente adottato lo stesso protocollo. Gli obiettivi di digitalizzazione vengono misurati settimanalmente, attraverso l’intranet aziendale, con tabelle che indicano quanti documenti sono stati digitalizzati rispetto a quelli ricevuti”.


A tal proposito, le osservazioni di Frezza sottolineano la crescita geometrica dei risultati: “In termini generali, il nostro scopo è quello di arrivare, per le categorie di documenti digitalizzabili, intorno al 90%.


Esistono, infatti, dei documenti che, per limiti normativi, non possono essere digitalizzati e devono essere ancora mantenuti in cartaceo. Nel 2011, abbiamo dematerializzato oltre 2 milioni di documenti. Considerando che abbiamo iniziato a gennaio 2010, possiamo dire di essere a un buon punto”.


Per il 2012, l’obiettivo è quello di arrivare a circa 4 milioni di documenti cartacei lavorati.

 


L’aspetto organizzativo

 


Nell’organizzazione dell’amministrazione comunale sono presenti ben 74 aree organizzative omogenee, ovvero, i punti di entrata e uscita della corrispondenza ufficiale. In ogni dipartimento, in ogni municipio, esiste, quindi, un punto di smistamento della corrispondenza. In ognuno di questi punti, i documenti, tanto quelli in entrata quanto quelli in uscita, vengono digitalizzati e archiviati in un database unico, al quale possono accedere tutti gli operatori autorizzati. Circa 4.000 persone su tutti i dipendenti.


Quando si accede al sistema è possibile ricercare un certo documento, esaminarlo e inoltrarlo, a seconda delle esigenze.

 

Per questo scopo è stato necessario condividere tecnologie e criteri, come ricorda ancora Frezza: “Per costruire questo sistema d’insieme è stato necessario dotarci di un regolamento unico di riferimento per tutte le aree omogenee, e quindi organizzare ed effettuare corsi di addestramento per almeno un migliaio di persone sui 4.000 addetti totali; poi abbiamo messo a punto un sistema per misurare il grado di diffusione e penetrazione dell’applicazione. A tal fine, sono stati fissati degli obiettivi per tutti i dirigenti, d’intesa con il Segretario generale, che prevedono la digitalizzazione di un numero crescente nel tempo di documenti”. La crescita graduale, ma costantemente misurata e monitorata, è stata la chiave del successo del progetto.


La piattaforma di gestione documentale, utilizzata integralmente, è andata arricchendosi di contenuti e funzionalità aggiuntive. Questo ha consentito il raggiungimento di risultati significativi. “In particolare, si è superato il limite che prevedeva, per le comunicazioni di documenti formali tra diversi uffici dell’Amministrazione, l’impiego di corrieri”. Dal 2010, inoltre, d’intesa con DigitPA, è stata attivata una componente dell’applicazione che consente di trasmettere ufficialmente i documenti tra ogni Area omogenea, con la garanzia che quel documento non possa essere alterato durante la trasmissione. “A questo scopo è stato implementato il timbro digitale”.

 

 

Un’esperienza significativa

 


Quella del Comune di Roma è un’esperienza significativa per la pervasività e la profondità raggiunta dal sistema di gestione documentale, all’interno del workflow dell’Ente, attraverso la messa a punto degli strumenti, la volontà di impiegarli concretamente e un forte impegno organizzativo e culturale, come sottolinea Frezza: “Per attivare il sistema di Gestione Elettronica Documentale, abbiamo dovuto compiere alcuni interventi nel tuning dell’applicazione esistente, nel potenziamento di alcune funzioni, come la trasmissione di documenti tra le diverse Aree e l’adattamento della capacità informatica di supporto per quella che è diventata una delle applicazioni principali nei processi di lavoro del Comune, mettendo a disposizione più memoria e capacità elaborativa”.


Oggi, però, il GED è un applicativo determinante, che non può subire blocchi e mancati funzionamenti. L’introduzione di questa nuova metodologia di lavoro ha richiesto un vero e proprio cambio di mentalità, sono state necessarie riunioni con tutti i dirigenti e il personale coinvolto, è stato necessario superare le resistenze iniziali, assicurando al progetto un commitment molto forte da parte del segretario generale: “Ma, adesso, abbiamo a disposizione un sistema che porta efficienza e trasparenza”.

 

I documenti si trovano e vengono gestiti in tempo reale; prima, in una realtà delle dimensioni dell’Amministrazione, si potevano rintracciare i titoli dei documenti e il numero di protocollo, ma il documento, di fatto, diventava spesso irreperibile. Oggi tutto questo è reso immediato, con una ricerca all’interno dell’applicazione GED. “Il partner Engeenering ci ha affiancato nell’attività di formazione al primo nucleo di addetti, questi poi hanno diffuso all’interno dell’organizzazione l’utilizzo del sistema di gestione documentale. In realtà, il sistema è abbastanza intuitivo, con poche ore di esperienza ci si impadronisce delle nozioni necessarie ad adoperarlo, perlomeno per le funzioni di base”.

 

 

Benefici misurabili

 


“I benefici in termini di efficienza sono tangibili: rintracciare un documento è divenuto un’attività quantificabile in qualche clic e in pochi minuti. Abbiamo ridotto gli archivi, accentrato le informazioni, eliminato gli spostamenti dei corrieri. Per dare un’idea dei risultati, possiamo accostare il dato dei 2 milioni di documenti, dematerializzati nel 2011, con l’eliminazione del costo di 15 euro per singolo esemplare, lungo il ciclo di lavorazione, come era stato stimato dal Cnipa nel libro Bianco relativo alla dematerializzazione. Il risultato ottenibile da un’idea del valore conseguito fino a oggi, grazie alla diffusione di questa soluzione: circa 30 milioni di euro all’anno”.
 

 

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