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Applicazioni - Mobile/Wireless
 

20/03/2015

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Così si abilita lo smart working

La rivoluzione della mobility ha varcato i confini ristretti delle applicazioni di sales e work force management e sempre più utenti aziendali vengono coinvolti in nuove modalità di interazione con le informazioni aziendali supportate da tablet e smartphone

La rivoluzione della mobility che ha portato a diffondere nelle aziende l’utilizzo dei nuovi device come tablet e smartphone ha ormai superato anche nelle aziende italiane i confini degli ambiti originali, un po’ di nicchia, in cui questa è inizialmente partita. In molte realtà è infatti cresciuta la consapevolezza che il valore abilitato dall’accesso immediato alle informazioni e dai rapidi tempi di risposta indotti dall’utilizzo dei nuovi device porta comunque dei benefici evidenti in molti processi aziendali in cui le informazioni di business, ma anche quelle organizzative e di servizio, devono essere condivise tra più manager e persone...

 

Tablet e smartphone quindi oggi non sono più utilizzati solo ‘on the field’, e associati all’utilizzo di applicazioni verticali per sales e workforce management, ma anche in ambiti più ampi e diversificati. È questo il percorso che oggi ha portato aziende utenti e fornitori a configurare il nuovo ambito dello ‘smart working’, concetto dove rientra un ripensamento profondo delle modalità, ma anche del ‘luogo’ di lavoro, di fasce crescenti di manager e persone che lavorano negli ambiti aziendali più disparati, ma comunque caratterizzati da un utilizzo sempre più diffuso di tablet e smartphone. In questo scenario le nuove applicazioni che vengono via via immaginate per essere utilizzate dai diversi smart worker, o knowledge/mobile worker come vengono anche identificati, trovano nelle piattaforme di gestione documentale il loro ambiente di sviluppo naturale. Da qui la curiosità di capire quanto oggi proprio i fornitori più diversificati di prodotti e servizi in ambito document management hanno implementato o stanno progettando per andare a supportare le aziende che sempre più vanno incontro al nuovo scenario dello smartworking. Abbiamo quindi proposto a un ristretto gruppo di operatori specializzati sul tema gestione documentale una serie di domande volte a tracciate lo stato dell’arte della loro offerta in ambito smartworking. Di seguito le indicazioni emerse.

 

In che modo le vostre soluzioni di gestione documentale si aprono al tema dell’integrazione con le applicazioni usufruibili da device mobili?
“La piattaforma di Document & Process Management ARXivar è da sempre molto attenta a una piena usabilità da device mobile – afferma Claudio Vigasio, presidente Able Tech. Nativamente la piattaforma è utilizzabile dal web ma è la suite ARX-Mobile che ha permesso di incrementarne espo
nenzialmente l’utilizzo da qualsiasi tablet o smartphone. ARX-Mobile, infatti, permette di accedere dal proprio device a tutti i documenti conservati nell’archivio aziendale. Per gestire un documento non è quindi più necessario essere presente fisicamente nella propria postazione in ufficio ma è sufficiente avere una connessione, un device e cominciare a lavorare in tutta sicurezza su documenti e processi aziendali”.

 

“Grazie alla partnership europea stretta circa un anno fa con Verizon, Canon offre alle aziende la possibilità di gestire in outsourcing documenti e informazioni, con modalità cloud e mobile – racconta Davide Balladore, solution marketing manager Canon Italia. Il servizio è svolto utilizzando le infrastrutture e i datacenter sicuri di Verizon (liberando così il cliente dalla necessità di avere un server o altri asset interni) e la soluzione di gestione documentale Canon Therefore Online, che permette di condividere qualsiasi documento da remoto e in mobilità, senza la necessità di acquistare licenze. È sufficiente infatti stipulare un contratto di servizio flessibile dove il prezzo varia in funzione dello storage iniziale e del numero di utenti”.

 

“Tramite un intelligente componente software, ELO può essere usato su tutti i principali smartphone e tablet – dichiara Vito Intini, country manager ELO Digital Office. Per Apple iPhone e iPad e gli apparecchi Android esistono app specializzate, che si possono scaricare gratuitamente dall’App-Store o da Google Play. L’utente si collega semplicemente al server ECM centrale in intranet e riceve l’accesso ai dati desiderati. La riservatezza dei dati è garantita sia da una password, che da protocolli di trasmissione particolarmente sicuri. Naturalmente gli scenari del lavoro fuori sede non si limitano solo all’acceso dei documenti, si possono infatti gestire anche funzioni e operazioni di workflow. In questo modo i processi aziendali rimangono in movimento e i tempi morti si riducono al minimo. Con il proprio touch screen l’utente può navigare tra le operazioni da evadere. Può comodamente inserire note nel documento e successivamente autorizzare il processo workflow e/o passare alla successiva fase di elaborazione”.

 

“Un tipico tema dello smart working implementato da Olivetti è quello della firma dei documenti quando non è possibile essere presenti in ufficio – spiega Ottaviano Tagliaventi, responsabile document management di Olivetti. Ipotizziamo che un procuratore dell’azienda debba chiudere i documenti per una gara e non sia disponibile presso la sede. Olivetti ha integrato nella propria soluzione documentale la funzionalità di libro firma: come se fosse in ufficio, il procuratore attraverso il proprio mobile tablet può attivare il libro firma elettronico che gli propone in successione i documenti da verificare e da sottoscrivere in modalità digitale con pieno valore legale della propria firma”.

 

“Da una ricerca condotta da IDC e sponsorizzata da Ricoh è emerso come i tablet e gli smartphone ricoprono un ruolo sempre più strategico all’interno delle aziende cambiando il modo di gestire i processi, inclusi quelli inerenti la gestione documentale – riporta Roberto De Felice, direttore vendite dirette di Ricoh Italia. L’offerta di Ricoh evolve per rispondere alle nuove esigenze e oggi integra app e soluzioni che permettono di stampare in sicurezza anche da dispositivi mobili. Per garantire una flessibilità ancora maggiore offriamo anche soluzioni che portano la gestione documentale sul cloud. Grazie a Ricoh Cloud Enabler, per esempio, è possibile archiviare nel Cloud i documenti scansiti e consultarli in maniera semplice e veloce tramite un portale web, anche mediante dispositivi mobili. L’archiviazione avviene direttamente dal sistema multifunzione dotato di una applicazione preconfigurata e semplice da utilizzare. Un altro esempio è Ricoh myPrint che consente alle università di offrire agli studenti una soluzione che consente loro di stampare da dispositivi mobili (pc portatile, smartphone, tablet...) connessi a Internet”.

 

“Tutte le soluzioni documentali Top Consult, basate sulla nuova piattaforma TopMedia Social NED per la gestione documentale e la collaborazione aziendale, prevedono la fruizione delle applicazioni anche mediante i dispositivi mobili – sottolinea Pier Luigi Zaffagnini, amministratore Top Consult. Surfer Mobile è il client della piattaforma progettato per smartphone e tablet, con app native sia iOS che Android. In questo modo tutte le funzionalità interattive di TopMedia Social NED sono disponibili in modo semplice e intuitivo a ogni tipologia di utenti che ha quindi a disposizione: modalità di ricerca, archiviazione interattiva, notifiche, collaborazione e interazione con i flussi documentali”.

 

Quali altre innovazioni, che vanno nella direzione del cosiddetto ‘smart working’, avete sviluppato o state pensando di introdurre nelle vostre soluzioni di gestione documentale?
“La recente acquisizione effettuata da Canon Italia di Integra Document Management (IDM), società italiana specializzata e focalizzata sui servizi di business process outsourcing testimonia la nostra volontà di posizionarci come uno tra i leader più importanti nel mercato italiano dell’information management e dei processi di gestione documentale, affiancando le imprese con innovazioni tecnologiche che facilitino lo smart working – afferma Balladore di Canon Italia. Canon è inoltre costantemente impegnata nel favorire la creazione di una ‘cultura digitale’ che abbia al centro mobile e cloud, come testimonia anche la partnership con gli Osservatori del Politecnico di Milano in ambito Fatturazione Elettronica, Dematerializzazione e Mobile Enterprise”.


“TopMedia Social NED integra e propone già come nuova modalità di lavoro l’approccio ‘smart worworking’, attraverso interfacce intuitive con funzionalità mutuate dai dispositivi
mobili e dai social network, utilizzabili con facilità quindi anche da coloro che non hanno mai interagito con un sistema documentale; inoltre queste interfacce sono configurate sul ruolo che l’utente riveste in azienda – spiega Zaffagnini di Top Consult. Fra le funzionalità
smart sono state implementati i Documenti Preferiti e Recenti, i Tag, la Ricerca libera simile a quella di Google e le notifiche che eliminano le mail. Tutti possono così lavorare in modo smart in ufficio, a casa e in mobilità; l’uso della gestione documentale si allarga a tutta l’organizzazione, compresi manager e mobile worker, interessando anche le applicazioni di business”.


“Ogni nostra nuova innovazione è rivolta all’utilizzo della nostra soluzione in un’ottica di smart working, per questa ragione abbiamo integrato nella gestione dei documenti da mobile anche la gestione dei processi e la firma grafometrica – sottolinea Vigasio di Able Tech. Per quest’ultima ci siamo spinti oltre, sviluppando una app che permette di apporre le firme sui documenti anche in assenza di connettività internet. In ottica di collaborazione e condivisione dei documenti aziendali abbiamo sviluppato ARXdrive, una suite di file hosting che permette di condividere e modificare, anche contemporaneamente, i documenti, tenere sempre traccia delle revisioni effettuate e recuperare versioni precedenti con la sicurezza di accesso ai dati tipiche di ARXivar”.


“Il tema ‘collaboration’ ha un’elevata priorità oggi negli ambiti aziendale – riporta Intini di ELO Digital Office. In ELOprofessional 9 gli sviluppatori hanno dedicato importanti risorse all’integrazione di queste capacità nella nostra offerta. Come primo risultato è stato reso disponibile un feed di documenti condiviso, grazie al quale tutte le modifiche e le novità vengono implementate una volta sola e tutti i destinatari autorizzati risultano quindi sempre allineati all’ultimo aggiornamento effettuato sulle informazioni condivise. Questo approccio offre un notevole valore aggiunto nell’ambito dell’offerta ELO, mentre il feed documenti è disponibile su tutti i client Java, Windows e web”.


“Un’innovazione appena introdotta è connessa all’obbligo per i fornitori della PA di emettere solo fatture elettroniche, obbligo che, dal 31 marzo 2015, si estenderà a tutte le pubbliche amministrazioni locali - racconta Tagliaventi di Olivetti. La soluzione permette di redigere e approvare una fattura elettronica direttamente dal proprio tablet ovunque ci si trovi. La fattura così preparata viene presa in consegna dalla soluzione documentale cloud che provvede a inviarla al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate; in seguito ne gestisce e ne riconcilia le notifiche e la immette automaticamente nel Sistema di conservazione a norma, mentre l’utente può seguirne e monitorarne in ogni momento lo stato di avanzamento”.

 

“Smart working per noi significa migliorare la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra le persone – dichiara De Felice di Ricoh Italia. Ricoh si pone anche come un partner per la comunicazione aziendale con l’offerta Connect and Collaborate grazie alla quale le aziende hanno a disposizione un unico punto di contatto per la fornitura e la gestione di una vasta gamma di soluzioni per la visual communication che includono sistemi per la videoconferenza, videoproiettori e lavagne interattive. Inoltre, Ricoh offre alle aziende un supporto completo per aiutarle a identificare, implementare, gestire e manutenere le migliori soluzioni di comunicazione necessarie al business. Grazie a questa offerta i dipendenti possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno necessità, proprio in un’ottica di smart working”.

 

Potete già raccontare brevemente un progetto di ‘smart working’ in cui è stata presa come punto di riferimento la vostra piattaforma?
“Un caso concreto di implementazione del libro firma elettronico è quello dell’Azienda Energetica Reti di Bolzano – racconta Tagliaventi di Olivetti. Grazie all’adozione della soluzione da parte dell’azienda, quando gli uffici competenti predispongono una comunicazione che deve uscire firmata verso l’esterno, i documenti sono inviati automaticamente al libro firma elettronico del funzionario, che li può quindi firmare ovunque si trovi, con il vantaggio non solo di ottimizzare i processi interni aziendali, ma anche di velocizzare i rapporti con gli utenti”.

 

“IBC Solar è uno degli oltre 40 progetti che hanno terminato un progetto di smart working – dichiara Intini di ELO Digital Office. La società distribuisce un’ampia gamma di componenti fotovoltaici. Si avvale di installatori e distributori qualificati per commercializzare i suoi prodotti, sia a marchio proprio sia dei produttori leader del mercato. Il progetto ha coinvolto tutte le filiali internazionali dove gli operatori dell’azienda presso i cantieri attivi lavorono su piattaforme mobile”.

 

“Molte aziende che hanno acquisito la nostra piattaforma social e collaborativa stanno adottando il nuovo modo di lavorare ‘smart’ sia nelle applicazioni amministrative sia in quelle di business o del personale – evidenzia Zaffagnini di Top Consult. Archiviazione, ricerca nelle diverse modalità possibili, controllo dei documenti vengono effettuati mediante i dispositivi mobili ovunque si trovi l’utente. Un dipendente può vedere per esempio il proprio cedolino, un manager approvare il pagamento di una fattura o autorizzare un contratto di vendita e un impiegato controllare l’esito della spedizione di una fattura elettronica PA al Sistema di Interscambio SDI”.

 

“I progetti di smart working vanno di pari passo con il Byod, ovvero ‘porta il tuo device personale’ – spiega Vigasio di Able Tech. Nel caso di un nostro cliente, importante azienda di telecomunicazioni, ARX-Mobile è stato reso disponibile sui device personali dei manager aziendali. Il progetto mirava in primo luogo a eliminare la grande mole di mail che i manager ricevevano ogni giorno per approvare, firmare o validare documenti, sostituite, grazie ad ARX-mobile, in task di processo avanzabili comodamente anche da smartphone. Il tutto con la sicurezza che i dati aziendali non si sarebbero mai mossi dall’archivio aziendale, anche se l’accesso avviene da device personali”.

 

“Abbiamo condotto di recente un progetto internazionale con un importante cliente nel settore del recupero crediti, che ha adottato la soluzione Canon Therefore Online per ottimizzare il flusso delle informazioni tra filiali e consentire agli utenti di lavorare da casa o da remoto – afferma Balladore di Canon Italia. Le caratteristiche di estrema versatilità della piattaforma, unite a una formula commerciale di tipo ‘pay-per-use’, senza quindi alcun vincolo di licenza, e con un proprio spazio su cui caricare e gestire i documenti, ha soddisfatto in pieno le esigenze di flessibilità del cliente, che ha scelto Canon per trasferire nella ‘nuvola’ tutti i propri processi documentali”.

 

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