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Applicazioni
 

24/07/2014

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Conservazione dei documenti: le nuove regole tecniche

Il provvedimento che sostituisce integralmente la precedente deliberazione chiarendo gli aspetti più controversi e integrando quelli più innovativi

Come è noto, la prima applicazione della deliberazione Aipa (Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione) n. 42/2001, inerente le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, ha presentato alcuni problemi in quanto la tecnologia suggerita per la firma del file dei documenti da conservare è praticabile solo per file di dimensioni molto piccole e le definizioni di ‘documento informatico’ e di ‘firma digitale’ non sono coerenti con quelle presenti nel ‘Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa’ (DPR 445/2000, di seguito CAD) dopo il recepimento della direttiva comunitaria sulla firma digitale. Nel 2004 infatti sono state emanate dal Cnipa le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico che hanno definito l’ambito di applicazione e hanno suggerito modalità operative del sistema di conservazione. Tuttavia, l’evoluzione tecnologica e gli sviluppi normativi hanno determinato la necessità di rendere ancora più esplicativo e più innovativo il processo inerente i sistemi di conservazione dei documenti informatici.


Fare chiarezza

A fronte di tale esigenza il Legislatore odierno, con l’ausilio di alcuni operatori del settore e noti esperti accademici, ha formulato un nuovo provvedimento che sostituisce integralmente la precedente deliberazione chiarendo gli aspetti più controversi e integrando gli aspetti più innovativi. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 (GU 12 marzo 2014, n. 59) sono state emanate le nuove “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”. L’entrata in vigore del suddetto decreto ha abrogato e precedenti fonti di riferimento e segnatamente a Delibera Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11. Le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione si applicano:
- alle pubbliche amministrazioni;
- alle società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico;
- ai privati;
- ai soggetti esterni cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.


Cosa cambia rispetto al passato?
È stato maggiormente accentuato, rispetto al passato, il ruolo del responsabile della conservazione di cui sono definiti espressamente i compiti e conseguentemente i profili di responsabilità. Inoltre sono state individuate altre due figure a presidio. A fronte di tale esigenza il Legislatore odierno, con l’ausilio di alcuni operatori del settore e noti esperti del sistema: l’art. 6 del decreto configura il ruolo del ‘produttore’ e dell’ ‘utente’ svolto da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione. Risulta inoltre accentuata la necessità di un coordinamento fra le attività del responsabile della conservazione e le attività del responsabile del trattamento dei dati personali. La medesima norma precisa che “Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali”.


Un processo unitario
Tuttavia, la novità più rilevante pare essere l’utilizzo della formula ‘sistema di conservazione’ che reca con sé l’idea della conservazione dei documenti quale processo unitario pur se scindibile in distinte fasi. L’art. 3 del Dpcm prevede i requisiti indispensabili che il sistema di conservazione deve garantire, ovvero autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. In particolare gli oggetti conservati nel sistema dovranno essere: i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati; i fascicoli informatici, ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale.
Sotto questo aspetto, particolare rilevanza ha la previsione secondo cui il sistema di conservazione deve garantire l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
Oggi il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale.

 

Arriva il manuale della conservazione
La necessità di adottare un modello organizzativo ben definito per il sistema viene supportato anche dal manuale della conservazione, altra innovazione del decreto in esame. Nello specifico, si tratta di un manuale che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. La legge prescrive le informazioni e gli elementi di base che devono essere indicate nel manuale. In ogni caso è bene precisare che, fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.


36 mesi per adeguarsi
Con le disposizioni finali, il presidente del Consiglio ha previsto un termine di 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto per l’adeguamento dei sistemi secondo dei piani dettagliati e allegati al manuale della conservazione. Tuttavia fino al completamento del processo regolato dalle nuove tecniche, restano validi i sistemi di conservazione realizzati ai sensi della deliberazione Cnipa n. 11/2004. Possiamo ormai sostenere che il sistema conservativo nonché lo sviluppo anche di altri strumenti quali la firma elettronica, il protocollo informatico uniti all’espansione dell’uso della posta elettronica, rende possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle unità organizzative.
 

 

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