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03/04/2017

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di Luca Brusamolino

Le regole per introdurre lo smart working in azienda

I 6 passi per definire un progetto integrato di smart working, a partire da un’attenta analisi dello stato di fatto dell’azienda sino alla definizione degli obiettivi, degli attori da coinvolgere e degli strumenti da utilizzare.

Smart Working

Lo Smart Working è un vero e proprio nuovo modello organizzativo che fonda le sue basi su tre pilastri:

Le tecnologie digitali, i nuovi device a disposizione e la propensione delle persone alle interazioni e alle relazioni virtuali, permettono di ripensare i modelli organizzativi classici mettendo in discussione i vecchi vincoli relativi a luoghi, orari e strumenti di lavoro e consentendo alle persone di raggiungere al tempo stesso una maggior efficacia professionale e un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.

Gli spazi di lavoro sempre più basati su un concetto di activity based working, con ambienti diversificati nei quali le postazioni non sono assegnate e le persone si possono muovere all’interno dell’ufficio a seconda dell’attività da svolgere. Inoltre, la possibilità di lavorare ovunque, amplia l’accezione di ambiente di lavoro che sempre più racchiude luoghi anche esterni all’azienda.

Le policy organizzative e gli stili di leadership sono fondamentali per guidare il cambiamento verso modalità di lavoro più flessibili

I principi organizzativi dello Smart Working
L’introduzione dei principi organizzativi dello smart working è un progetto integrato che coinvolge tutta l’organizzazione e che, come tutti i processi di cambiamento, non può prescindere da un’attenta analisi dello stato di fatto dell’azienda e, prima ancora, dalla definizione da parte del top management degli obiettivi che si vogliono raggiungere. Occorre quindi procedere per step individuando gli attori da coinvolgere e gli strumenti da utilizzare. 

1. Definizione priorità e obiettivi: è fondamentale, attraverso interviste con il top management condividere la strategia, gli obiettivi e i driver del cambiamento. L’introduzione dello smart working sarà infatti affrontata in modo diverso se la priorità dell’azienda è un saving sui costi piuttosto che l’attrazione di giovani talenti. 

2. Definizione leader del progetto: lo smart working presuppone un approccio multidisciplinare e in particolare il coinvolgimento dei tre leader delle funzioni coinvolte maggiormente (IT, HR Facility). Per evitare il rischio di sovrapposizione di ruoli e di stallo decisionale occorre un forte commitment del top management e un’investitura a ruolo di leader di progetto a seconda dalle priorità e degli obiettivi a chi è maggiormente coinvolto. 

3. Readiness Assessment: occorre raccogliere più dati possibili su “chi è” l’azienda che vuole attuare questo processo di cambiamento per fare una prima valutazione su quanto sia pronta al cambiamento. Questo passaggio è fondamentale e naturalmente risulta più efficace tanto più è alto il livello di coinvolgimento anche delle figure non manageriali. Nel decidere il livello di coinvolgimento va però considerato l’impatto comunicativo di un’azione su tutta l’azienda che può generare aspettative o paure sui dipendenti.

Elementi da valutare:

• Caratteristiche dell’azienda – Dimensioni, settore, attività, mission, cultura
• Analisi demografica dipendenti – Genere, età, anzianità, scolarità, carichi famigliari, distanza dalla sede di lavoro
• Analisi struttura organizzativa – Organigramma, gerarchia, dipartimenti, funzioni
• Policy organizzative –  Flessibilità oraria, mobilità interna/esterna all’azienda, sistemi di valutazione, stili di leadership
• Processi organizzativi – Attività svolte, livello di interazioni e comunicazione, social network analysis 
• Infrastrutture tecnologiche – Dotazioni individuali, comunicazione virtuale, collaboration, accesso a dati da remoto, livello di digitalizzazione 
• Spazi di lavoro– Tipologie, adiacenze, policy di utilizzo postazioni, tempi di utilizzo, possibilità di utilizzare luoghi di lavoro terzi (casa, co-working, altre sedi), vincoli architettonici

4. Comunicazione e cambiamento: Occorre sempre tenere a mente che ogni processo di cambiamento va gestito coinvolgendo il più possibile tutti i soggetti interessati e comunicando le motivazioni e gli obiettivi di tale cambiamento. 
Individuare dei “facilitatori” del cambiamento che possano agire come sponsor e mentor (in genere middle manager, responsabili sindacali e opinion leader non gerarchici)
Creare dei momenti di formazione e confronto sia attraverso workshop e training sia attraverso strumenti di social collaboration (social network aziendali e community) anche per abituare le persone a lavorare in modo più smart
Informare costantemente sullo stato di avanzamento del progetto, sui risultati ottenuti e sulle nuove policy anche attraverso a strumenti digitali (intrantet aziendale, blog, mail)

5. Progetto pilota: alla luce dei risultati emersi dall’analisi dell’azienda e in base alle priorità definite dal management e dai leader di progetto occorre definire il vero e proprio progetto di attuazione dello smart working che potrà partire da una fase di test su un ambito specifico o su una platea ristretta di lavoratori.

• Determinare l’ambito e la platea con cui attuare il pilota
• Comunicare a tutta l’azienda motivazioni e vision del progetto
• Attivare momenti di formazione e di confronto per i soggetti coinvolti direttamente nel progetto 
• Definire i Kpi del progetto e la relativa valutazione (in genere 1/3/6 mesi)

6. Diffusione: Una volta conclusa la fase pilota e i relativi aggiustamenti il progetto può essere ampliato a una platea più ampia di dipendenti o ad altri ambiti ripartendo sempre dalla definizione dei nuovi obiettivi e considerando lo smart working come un processo di miglioramento continuo. 

I benefici dello smart working

Benefici per le aziende:

• Aumento produttività 
• Riduzione tasso assenteismo e turnover 
• Riduzione costi di gestione degli spazi fisici (facility, locazione, rimodulazione degli spazi)
• Riduzione costi di gestione del personale (buoni pasto, straordinari, trasferte, pendolarismo)

Benefici per i lavoratori:

• Maggiore autonomia nella gestione delle proprie attività lavorative (orari, luoghi)
• Maggiore soddisfazione e miglioramento della qualità della vita in termini di work-life balance 
• Risparmio tempi e costi dovuti agli spostamenti
• Minore stress legato al lavoro

Benefici per l’ambiente e la comunità:

• Riduzione delle emissioni di CO2 di traffico e inquinamento
• Rivitalizzazione quartieri periferici non più solo “dormitorio”

 

 

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