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25/01/2013

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La business intelligence on-demand di PDE

Al via una piattaforma web based che permette di gestire i Big Data

 

 

 

PDE SPA - Promozione Distribuzione Editoriale, nata nel 1976 come consorzio per servizi amministrativi e di coordinamento commerciale nel campo dei libri, in 36 anni di vita è diventata l’azienda leader del mercato italiano della promozione e logistica dei libri, che fornisce a 500 editori clienti un capillare e qualificato servizio di promozione e distribuzione esclusiva di titoli in outsourcing e gestisce tutta la filiera logistica del libro, dall’editore alle librerie e agli altri punti vendita.
 

Dal 2008, PDE è entrata nel gruppo Feltrinelli e ha introdotto nel 2010 una nuova linea di business per la vendita all’ingrosso di libri e articoli complementari non-book come poster, DVD e giochi in scatola. Dal 2012 è iniziato anche il servizio di stampa digitale per piccole tirature (a partire da poche decine di copie). La strategia evolutiva del business aziendale è fornire una serie di servizi a corollario della distribuzione dei libri cartacei.
Il reparto IT di PDE è composto da due gruppi che, riportando al CIO Massimo Russo, sviluppano e mantengono le applicazioni aziendali.

 

Un gruppo, ubicato nella sede storica di Firenze, gestisce tutti i sistemi informativi legacy, mentre il secondo gruppo, con sede a Milano e coordinato da Luca Demartini, si occupa dell’implementazione dei nuovi sistemi e delle nuove tecnologie. Le operation sono gestite dal personale IT del gruppo Feltrinelli, mentre i server fisici sono in housing presso server farm esterne.
 

Poiché la disponibilità accurata e tempestiva dei dati relativi alla situazione logistica e commerciale è di vitale importanza per la gestione del business, PDE ha deciso di rinnovare completamente il proprio sistema di business intelligence. Abbiamo chiesto a Luca Demartini, responsabile del progetto, di illustrare le principali caratteristiche

 

 

Come è nato il progetto?
 

 

L’esigenza da cui è nato il progetto era quella di fornire una soluzione di business intelligence basata su web, in grado di fornire report on demand con elevate prestazioni, scalabile e con costi contenuti delle licenze software.
 

Il nuovo sistema è nato per sostituire un sistema legacy, che soffriva di limitazioni tecniche e funzionali. Il processo di software selection si è concluso con la scelta di una piattaforma BI altamente scalabile, derivata da un ambiente open source, in cui il costo delle licenze non aumenta all’aumentare del numero degli utenti.
 

La realizzazione della prima parte del progetto ha richiesto quattro mesi di lavoro con un partner esterno specializzato in applicazioni BI.
 

Il risultato è un portale di business intelligence online che contiene dati relativi alle vendite e all’andamento del mercato e fornisce un servizio di reportistica on-demand via web, dedicato principalmente a 250 degli editori di cui gestiamo la distribuzione, ma utilizzato anche dai servizi interni PDE di gestione commerciale e controllo di gestione e dai 55 agenti commerciali PDE che propongono i titoli ai punti vendita, per seguire gli andamenti del business e analizzare nel dettaglio i dati di mercato.

 

 

Quali sono le principali informazioni disponibili?
 

 

Il sito contiene informazioni relative alle giacenze dei titolo nei magazzini PDE, alle vendite per zona, data, editore e autore, agli ordini da evadere ed evasi. Permette di verificare la coerenza tra inventari contabili e fisici e di eseguire analisi sui clienti e sul fatturato, tramite cruscotti con analisi e reportistica, con possibilità di richiedere sia informazioni sintetiche sia dati elementari per eseguire analisi personalizzate con discesa fino al massimo livello di dettaglio.
 

L’utente può scegliere i parametri di ingresso dei report, come, titoli, zone geografiche, etc. La reportistica fornita a video con la logica del drill down è anche esportabile in formato pdf o sotto forma di griglia in formato Excel o altri formati tabellari, per permettere agli utenti di effettuare analisi personalizzate.
 

Il sito comprende attualmente quattro sezioni. Un dashboard iniziale che riporta la situazione globale delle vendite, da cui è possibile partire per eseguire operazioni di drill-down per arrivare fino alla movimentazione del singolo titolo, a cui si aggiungono report istituzionali (report già presenti sul sistema legacy, ma con la possibilità di scegliere i parametri di ingresso e esportare in excel sotto forma di griglia) report navigabili e report per esportazione in formato Excel o altri formati tabellari.
 

L’attività di migrazione dei report istituzionali dal sistema legacy al nuovo ambiente sarà completata entro il primo semestre del 2013.
 

Stiamo anche sviluppando nuove dashborad specifiche, relative alle prestazioni del servizio logistico, misurate in funzione di KPI (key performance indicator) appositamente definiti, corredate da vari grafici (semafori, istogrammi, torte, etc.).
 

I dati sono importati in batch durante la notte dai sistemi gestionali e sono quindi aggiornati alle chiusure del giorno prima. Stiamo valutando anche la possibilità di effettuare aggiornamenti near-real-time.
Già con l’attuale versione è possibile fruire il sistema da device mobili, ma stiamo rilasciando una nuova versione che permette una fruizione ottimizzata anche sui tablet.

 

 

Quali sono i principali elementi critici?
 

 

Gli elementi di criticità di un sistema BI in tempo reale sono la stabilità e le performance.
Il data base on-line contiene i dati di vendita di quattro anni, con circa 10 milioni di righe d’ordine ogni anno, e tutti i dati relativi alla logistica.

 

Grazie alle prestazioni della piattaforma scelta e a un attento processo di tuning dei sistemi, siamo riusciti a ottenere performance decisamente buone, tenendo conto del fatto che i report sono calcolati on-the-fly partendo dai dati elementari.
 

Siamo molto soddisfatti della piattaforma tecnologica, che garantisce prestazioni eccellenti con costi bassi. Il sistema si basa su database specializzati per l’analisi dei dati, molto veloci, in grado di comprimere i dati in modo molto efficiente e di gestire i Big Data.
 

Il sistema risiede su due server: un DB server e un application server con architettura a macchine virtuali.
Quando alcuni utenti richiedono l’estrazione di parecchi milioni di righe (pari a decine di migliaia di pagine di report), nasce il problema di non rallentare i tempi di risposta per tutti gli altri utenti. Abbiamo risolto il problema aggiungendo una notevole capacità di RAM nell’application server ed effettuando un accurato tuning dei parametri dei sistemi operativi e del middleware.

 

 

Quali sono gli sviluppi futuri previsti?
 

 

È in fase di sviluppo la funzione di ad-hoc reporting, che permette all’utente di definire nuovi tipi di report su domini fissi semplicemente selezionando, tramite drag-and-drop, quali dati estrarre, il tipo di rapporto, il formato dei dati, i grafici, le etichette di riga e di colonna, eventuali filtri.
Poiché queste analisi richiederanno grandi risorse di calcolo, dedicheremo una terza macchina alla preparazione dei rapporti ad-hoc.

 

 

I numeri di PDE
 

 

La distribuzione del gruppo PDE ha l’obiettivo di valorizzare i prodotti editoriali dei propri clienti attraverso tutte le componenti di servizio e di assistenza al cliente. PDE serve circa 500 Editori, di cui 250 locali, per conto dei quali vengono gestiti oltre 100.000 titoli. Ogni anno, a 4.500 librerie e altri punti vendita, vengono fornite oltre 10 milioni di copie - per un valore di oltre 160 milioni di euro - e ritirati 3,5 milioni di resi.
La società si occupa anche della logistica legata sia ai libri sia a prodotti non-book come giochi in scatola e altri collaterali. PDE dispone di un magazzino centrale a Landriano (PV) e di 5 magazzini locali distribuiti in tutta Italia che gestiscono rifornimenti e resi.
Il nuovo sistema di business intelligence consente ai clienti, agli agenti e agli uffici PDE di conoscere il dettaglio di tutta l’attività commerciale e logistica.

 

 

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