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10/10/2012

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La fatturazione senza carta in 10 hotel di Starwood Italia

Semplificate emissione, archiviazione e ricerca per centinaia di migliaia di documenti

 

 

 

 

Semplificate emissione, archiviazione e ricerca per centinaia di migliaia di documenti

 

 

Giancarlo Magnaghi

 


Starwood Hotels & Resorts Worldwide Inc. è una delle società principali che a livello mondiale opera nel settore alberghiero, con oltre 1.100 alberghi di proprietà, in gestione o in franchising in più di 100 Paesi, riconoscibili dai brand St. Regis, The Luxury Collection, W, Westin, Le Méridien, Sheraton, Four Points by Sheraton, Aloft ed Element. Starwood Hotels è presente nelle principali città italiane con 27 alberghi di fascia alta (4 stelle, 5 stelle o 5 stelle lusso).

 

 

Il progetto di dematerializzazione e conservazione sostitutiva

 

 

Per migliorare l’efficienza del sistema di gestione delle fatture attive e razionalizzare il sistema di archiviazione delle fatture e di altri documenti contabili, la filiale italiana di Starwood Hotels ha adottato la soluzione DocFlow Synergy di gestione documentale e di workflow della società DocFlow per realizzare, con l’assistenza dello stesso fornitore, un sistema di dematerializzazione e conservazione sostitutiva articolato in vari progetti.

 

Il primo progetto ha avuto come obiettivo la realizzazione di un servizio per la dematerializzazione, conservazione sostitutiva a norma e consultazione online dei documenti fiscali.

 

Le procedure automatizzate sono supportate da un sistema di notifica che avvisa gli utenti sullo stato di avanzamento delle procedure e segnala eventuali problemi. Sono inoltre previsti accessi personalizzati dell’utente secondo particolari sistemi di profilazione e sicurezza.

 

La seconda fase ha visto la dematerializzazione del ciclo attivo riguardante tutte le fatture clienti dei singoli alberghi e delle società di gestione del gruppo. Il sistema Synergy è stato configurato per gestire l’archiviazione e la conservazione sostitutiva delle fatture emesse sia dagli alberghi sia dal sistema gestionale SAP dell’amministrazione centrale intercompany.

 

Il servizio implementato, e il collegamento con i sistemi gestionali preposti, hanno permesso a Starwood di eliminare totalmente i documenti cartacei.

 

La creazione di un modello organizzativo, implementativo e formativo ha permesso la graduale introduzione del servizio in vari hotel, secondo le esigenze organizzative di business e di tempo dei singoli referenti amministrativi degli alberghi.

 

Nel progetto di conservazione delle fatture attive sono attualmente coinvolti dieci alberghi italiani.

 

 

Le ragioni della scelta

 

 

Gli elementi che hanno portato alla scelta del servizio DocFlow sono stati la competenza organizzativa e normativa dei consulenti DocFlow, la disponibilità di un ambiente specializzato nella gestione dei documenti in grado di archiviare i documenti in ingresso cartacei ed elettronici supportando processi collaborativi, la possibilità di automatizzare le procedure e la comunicazione con i sistemi gestionali, la gestione del processo di conservazione sostitutiva con la conseguente eliminazione dei documenti cartacei, la possibilità di garantire la conformità dei processi alle normative di sicurezza, privacy, di settore e alle regole specifiche per la conservazione sostitutiva e, infine, la possibilità di sviluppi futuri relativi ad altre esigenze. Per avere maggiori informazioni abbiamo sentito direttamente le opinioni dei dirigenti di Starwood Italia che hanno lavorato alla definizione e progettazione del sistema.

 

 

Quali sono le ragioni che hanno indotto Starwood Italia a realizzare questo progetto e come vi siete organizzati per partire?

 

 

Rosario Micali, tax director Starwood Italia. L’idea di partire con un sistema di archiviazione ottica ci è venuta per facilitare l’accesso ai documenti per tutti coloro che lavorano nell’ambito dell’account receivable (ciclo attivo). Siamo passati da un ambiente cartaceo a un ambiente elettronico che permette una maggiore integrazione con i sistemi gestionali e una maggiore flessibilità per quanto riguarda l’accesso alle informazioni.

 

Abbiamo dovuto affrontare diverse problematiche, dovute al fatto che abbiamo due diversi tipi di fatturazione: quelle emesse dai front office degli alberghi (che utilizzano il sistema gestionale alberghiero Opera) e quelle extra-alberghiere intercompany delle società del gruppo Starwood, emesse dai nostri servizi di back office utilizzando il sistema SAP.

 

Il punto critico è che bisogna garantire la sequenzialità della numerazione delle fatture, indispensabile per rispettare la normativa fiscale, anche se le fatture vengono emesse tutti i giorni da due sistemi indipendenti. Si è deciso di non recuperare tutto l’archivio storico degli alberghi, per non appesantire il progetto e non ritardarne la partenza, e nel 2010 è stato realizzato il primo progetto pilota all’Hotel Westin Palace di Milano.

 

Abbiamo poi deciso di partire in produzione con il nuovo albergo Sheraton Malpensa che apriva nel novembre 2010, poiché è più facile partire con gli alberghi ‘stand alone’ che hanno un unico centro di fatturazione, mentre l’avvio del sistema di archiviazione sostitutiva è iniziata dal primo gennaio 2011 per la sincronizzazione con l’anno fiscale ai fini IVA. All’inizio del 2011 siamo partiti con 10 alberghi, ognuno dei quali produce le proprie fatture.

 

Per passare dalla gestione delle fatture su carta alla gestione in formato elettronico, abbiamo dovuto costruire un processo standard uguale per tutti gli alberghi: la fattura cartacea viene stampata per il cliente al banco dell’hotel e viene inviata in formato elettronico a DocFlow, che provvede all’archiviazione secondo tutti i dettagli tecnici previsti dalla normativa.

 

 

Quali sono stati gli impatti organizzativi e i benefici negli hotel che sono partiti per primi?

 

 

Francesco Manghina, financial controller degli hotel Westin Palace e Sheraton Diana Majestic di Milano. L’impatto positivo più evidente che ha avuto il progetto sul front-office è stato un notevole risparmio di carta e delle relative operazioni di smistamento delle copie, poiché non è più necessario stampare la copia delle fatture ai fini IVA. Questo evita tutti i costi relativi alle operazioni cartacee ed elimina la possibilità di smarrimento delle copie oltre ad avere più ordine e sicurezza.

 

Il processo di pagamento delle fatture è ora completamente paperless. Il programma di checkout permette al cliente di controllare su un tablet la fattura prima che venga stampata, per evitare di ristamparla in caso di errori. Il cliente firma per accettazione, sempre sul tablet, prima che la fattura venga stampata. La firma digitalizzata viene utilizzata anche per il pagamento tramite carta di credito.

 

Per quanto riguarda il back office, l’impatto è maggiore, poiché gli impiegati non devono più ordinare e archiviare le fatture (circa 45.000 documenti/anno), e abbiamo potuto ridurre gli spazi di archiviazione. Poiché la clientela è prevalentemente business, capita spesso, su richiesta del cliente, di dovere ri-inviare la fattura perché smarrita dallo stesso.

 

Essendo tutte le fatture su file, la ricerca è molto più agevole ed è molto più veloce procedere alla spedizione via posta elettronica evitando di cercare gli originali e di acquisirli con lo scanner. Il controllo delle fatture viene eseguito elettronicamente, e la persona che si occupava dell’archiviazione ora utilizza questo risparmio di tempo per effettuare altre attività amministrative.

 

Le fatture vengono archiviate in un data center gestito da DocFlow, che garantisce i massimi livelli di sicurezza e la conformità alle normative della privacy relativamente ai dati sensibili relativi ai clienti. Poiché solo alcune persone del back office sono autorizzate ad accedere all’archivio delle fatture, in questo modo è garantita anche la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.

 

 

Questo progetto come si pone nella strategia globale di Starwood Hotels e quali sono gli eventuali sviluppi futuri?

 

 

Alessandro Grassivaro, regional director of finance Italy and Central Mediterranean. Starwood Hotels, nella sua veste di operatore di alberghi di lusso che conta oltre 1.100 alberghi nel mondo, cerca sempre soluzioni tecnologiche avanzate.

 

Questo progetto di Starwood Italia si integra nella strategia della società a livello mondiale, che ha interesse a migliorare i processi interni e trasferire anche al cliente finale i benefici delle tecnologie evolute, ma è anche attenta agli aspetti ambientali per ridurre le emissioni di carbonio (carbon footprint) dei propri alberghi. La sostenibilità può e deve viaggiare su un binario parallelo con l’efficientamento del processo, che sia produttivo, amministrativo, organizzativo.

 

Riguardo al processo amministrativo l’evoluzione tecnologica e normativa ci offre la possibilità di cogliere opportunità che fino a qualche anno fa erano impensabili, consentendo la gestione di documenti contabili in maniera elettronica in tutte le fasi del ciclo di vita, dalla creazione alla consultazione, trasmissione e conservazione.

 

Il progetto della conservazione delle fatture attive nasce proprio come logica conseguenza di tutto ciò, ben consci delle incognite che ogni variazione di un processo complesso e affinato nel tempo possono far emergere. È compito della direzione finance essere il driver di questo cambiamento organizzativo e a tratti anche culturale che contribuisce a rendere la nostra azienda all’avanguardia a 360 gradi. Il desiderio è quello di estendere questa logica anche al ciclo passivo.

 

 

Quali sono i ritorni sull’investimento sia monetizzabili che non monetizzabili?

 

 

Francesco Sala, treasury manager Starwood Italia. I motivi alla base di questo progetto sono stati molteplici e si inquadrano in un’ottica di efficienza che mostra i suoi effetti sia sui costi ma soprattutto sull’organizzazione del lavoro.

 

L’efficienza viene migliorata notevolmente in termini di minori costi di stampa, archiviazione, personale, di maggiore sicurezza, facilità di ricerca, invio a clienti di copie di fatture.

 

L’analisi di fattibilità/economicità iniziata a gennaio 2010 evidenziava degli interessanti margini di recupero di efficienza e quindi si è deciso di procedere scegliendo DocFlow in quanto già partner in un progetto avviato di conservazione a norma dei libri contabili.

 

Si è scelta la modalità ‘service’ in modo da esternalizzare anche la gestione del server di conservazione di tali documenti, privilegiando tale soluzione all’opzione in house. L’invio avviene quotidianamente, con una procedura schedulata in orario notturno. Nel 2011 sono stati archiviati oltre 320.000 documenti.
 

 

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