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10/10/2016

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Aziende e digitale: Cosa cambia dall’1 gennaio 2017

Tra tre mesi anche nel B2B si potrà passare alla fatturazione elettronica con la gestione digitale del ciclo attivo e ciclo passivo, una opportunità per le imprese che puntano a migliorare i processi per semplificare i flussi e abbattere i costi.

Alfieri Voltan

Dal 1 gennaio 2017, in base al DLgs 127 del 5 agosto 2015, le aziende private potranno scambiarsi fatture elettroniche e questo traguardo può aprire significative opportunità. Infatti, la fatturazione elettronica B2B entrerà a pieno titolo nella gestione digitale dei processi documentali di ‘procure to pay’ (ciclo passivo) e ‘order to cash’ (ciclo attivo), con la possibilità per le imprese di migliorare i propri processi verso la semplificazione e l’abbattimento dei costi. Ne parliamo con Alfieri Voltan, fondatore e presidente di Siav di Rubàno (Padova), nata nel 1990 e oggi autorevole riferimento del settore, con oltre tremila installazioni all’attivo per la dematerializzazione e la gestione e archiviazione digitale dei documenti.

“La nostra tecnologia - spiega Voltan - insieme ai servizi di business process outsourcing, consente di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Abbiamo soluzioni di enterprise content management, con prodotti per l’enterprise file sync & share e collaboration (BlueDrive), la gestione elettronica dei documenti e il workflow management (Archiflow) e la conservazione digitale (Virgilio). Il servizio è flessibile: in house, in full outsourcing o ibrido”. Il valore dell’azienda è attestato da più fonti autorevoli: “Siav è l’unica azienda italiana presente, da ben 7 anni, nel Magic Quadrant di Gartner per l’enterprise content management (ECM) - puntualizza Voltan -; inoltre, siamo tra le prime realtà accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale per i servizi di Conservazione Digitale. Investiamo continuamente in ricerca e sviluppo, collaborando con istituzioni accademiche nazionali e internazionali. Contiamo circa 200 dipendenti, negli uffici di Milano, Genova, Bologna e Roma, oltre alla sede centrale in Veneto, dove opera anche la nostra software house, mentre il nostro concorrente più prossimo ne conta un quarto e questa proporzione si riflette nell’installato”. Siav si occupa da sempre della gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo servendo medie e grandi organizzazioni nel privato e nel pubblico, con referenze come Banca d’Italia, Cassa Depositi e Prestiti, Consob, Istat e diversi Ministeri, nonché numerose aziende ospedaliere. “In molti casi le installazioni dei nostri sistemi coinvolgono migliaia di utenti - dice Voltan - e la fatturazione elettronica è integrata nei processi documentali che abbiamo implementato per il cliente”. Dopo aver guidato l’applicazione della normativa che ha obbligato gli enti pubblici ad adottare la fatturazione elettronica, ora Siav può essere un interlocutore per le aziende private in vista dell’estensione della fatturazione digitale nel B2B. 

Che cosa comporterà in concreto questa novità per le imprese?

Con questo provvedimento si va verso una gestione full digital dei processi di business. Non si tratta pertanto di aderire a un adempimento, ma di cambiare mentalità dando una svolta ai processi amministrativi aziendali. Un’innovazione da sfruttare per migliorare il controllo di gestione e l’interoperabilità tra i soggetti coinvolti. La fatturazione elettronica B2B è sostanzialmente un’occasione per eliminare la carta e portare nelle aziende i benefici della digitalizzazione, in termini di efficienza e di riduzione dei costi.

Come le aziende possono affrontare queste nuove sfide?

Nell’ottica di digitalizzare l’intero ciclo ordine-pagamento, il primo atto è passare dalle fatture analogiche, ancora molto diffuse in Italia, alle fatture elettroniche. Occorre quindi scegliere da subito un partner tecnologico con le competenze e l’esperienza per accompagnare la trasformazione, delineando una solida roadmap di progetto: on premise, in cloud, in outsourcing o scegliendo forme ibride, secondo le esigenze.

Quali sono i problemi avvertiti da chi deve acquistare o far acquistare queste soluzioni?

Il rischio è che gli innegabili vantaggi – a partire da quelli fiscali che derivano dalla scelta della trasmissione telematica – vengano adombrati dall’incertezza sulla soluzione da adottare in termini di ROI, curva di apprendimento organizzativo e integrazione con i sistemi esistenti. Altre preoccupazioni riguardano la compliance normativa e il controllo. Per questo può essere vincente la scelta di affidarsi a un outsourcer qualificato.

Una best practice?

Un nostro cliente, che gestisce circa 7.000 utenti con il nostro sistema in Italia e all’estero, ha completamente dematerializzato le sue attività - utilizza la carta solamente nel 2% delle sue operazioni -, integrando la nostra soluzione con altri sistemi: Outlook, Office, il gestionale, e altri; consentendo agli utenti interni di operare in mobilità anche tramite smartphone. Ogni documento viene generato in formato elettronico, completato, scambiato, firmato, spedito e conservato in modalità elettronica; lo stesso avviene per i documenti in arrivo: se sono cartacei, vengono immediatamente scansionati; se elettronici invece (da PEC o da mail generiche o da fatture elettroniche, inclusi i dati della fattura), sono acquisiti automaticamente. Grazie alla creazione di circa 400 processi di workflow, ogni giorno ogni utente interno accede alla sua scrivania elettronica che fornisce la ‘to do list’ e lo guida nelle sue attività. In questo caso a fare la differenza è stata non solo la tecnologia, ma anche la capacità consulenziale e di reingegnerizzazione di Siav.

Qual è l’approccio consigliato da Siav?

Per ottenere benefici reali e tangibili, i processi di gestione digitale devono essere completi e integrati con i sistemi aziendali, comprendendo i workflow autorizzativi e le riconciliazioni automatiche con i dati già presenti a sistema. Per questo i progetti documentali di Siav sono sempre realizzati con la totale integrabilità e interoperabilità, grazie ad Archiflow, una piattaforma ‘aperta’. Nostro fiore all’occhiello è il prodotto di Gestione Documentale per la Fatturazione Elettronica integrata con SAP, il più diffuso ERP, frutto dell’esperienza maturata da Siav in questo mondo applicativo, dove abbiamo all’attivo oltre 100 referenze, tra cui Artsana, Carpigiani, Ermenegildo Zegna, Granarolo, FAAC, Marcegaglia, Ospedale San Raffaele, Roquette, Grandi Salumifici Italiani e Bolton Group.

Avete integrazioni anche con altri gestionali oltre a SAP?

Nel caso di SAP le interfacce da noi sviluppate sono state direttamente certificate dall’azienda; la nostra piattaforma Archiflow si può però collegare virtualmente con tutti i gestionali, a iniziare da quelli installati negli ambienti nati dall’evoluzione delle piattaforme AS/400.

Previsioni per fine anno e programmi per il 2017?

Nel 2015 abbiamo registrato una crescita del 10% rispetto ai risultati del 2014, per quest’anno siamo in linea con le aspettative e per fine anno dovremo confermarle. Per il 2017 stiamo investendo in una nuova piattaforma evoluta che dovrebbe consentirci di affrontare al meglio il mercato estero dove abbiamo un centinaio di installazioni. A breve apriremo una filiale negli USA per pianificare da lì l’espansione internazionale.

Lo scenario della trasformazione digitale?

Il futuro non può che essere un percorso di reingegnerizzazione in chiave digitale dei processi aziendali per guadagnare in competitività nel sempre più concreto Mercato Unico Digitale Europeo.

 

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