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09/10/2012

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ARXivar per l’efficienza documentale nel settore retail

Uno strumento facile ma potente per gestire il flusso di informazioni e i processi documentali delle grandi catene commerciali

 

 

 

Uno strumento facile ma potente per gestire il flusso di informazioni

e i processi documentali delle grandi catene commerciali

 

 

Per poter organizzare quasi 1300 negozi sparsi in Italia e nel mondo e gestire un fatturato (in crescita) per un totale di più di 500 milioni di euro c’è bisogno di grandi capacità organizzative, una grande squadra di persone, dei prodotti innovativi e un continuo aggiornamento. In una situazione di questo tipo la velocità è un fattore determinante, assieme al controllo.

 

La quantità di informazioni e documenti da e per la sede centrale, e la necessità di coordinare le azioni di migliaia di persone, comportano difficoltà quasi difficili da immaginare. Questa è la descrizione di due importanti aziende italiane che hanno da poco deciso di scegliere ARXivar come piattaforma per la gestione dei documenti e l’organizzazione dei loro processi. Stesso settore, due progetti diversi.

 

 

Due casi esemplari

 

 

In un caso, ARXivar è usato come repository centrale di tutti i documenti amministrativi, fiscali e organizzativi. “ARXivar è interfacciato col sistema gestionale che gira su sistema AS/400 e cattura automaticamente tutti i documenti del ciclo attivo e passivo. Questi diventano immediatamente disponibili nelle varie filiali e presso i centri di logistica. La sede centrale riceve i carichi della merce e gli eventuali problemi in tempo reale dalle filiali e riesce così a gestirli tempestivamente”, spiega Alberto Carrai di Abletech, l’azienda proprietaria di ARXivar.

 

Nell’altro caso, ARXivar è usato come motore e concentratore di informazioni provenienti da almeno 7 sistemi gestionali diversi. “Qui la necessità era quella di raccogliere i documenti generati da strumenti diversi e avere una piattaforma facilmente integrabile con il portale aziendale per poterli pubblicare – spiega Carrai –; dovevamo inoltre gestire automaticamente la vita del documento, compresa la visibilità a tempo, l’accessibilità e il controllo dei diversi processi di distribuzione, compresa la postalizzazione”.

 

Le due aziende hanno apprezzato in particolar modo la nuova interfaccia ARXivar Web Portal, che essendo completamente configurabile permette di essere adattata alle necessità di ogni singolo utente. Con l’introduzione della versione 5, ARXivar è diventata una piattaforma completa per la gestione e integrazione delle informazioni: si interfaccia con i più diffusi sistemi gestionali e permette di organizzare i documenti, ma anche di gestire i processi che li governano.

 

Tra le novità della nuova versione c’è l’introduzione dei plug-in che permettono al cliente di aggiungere funzionalità alla piattaforma in modo del tutto autonomo e che ha aperto la strada allo sviluppo di App per ARXivar, quali l’interfaccia con Dropbox o Evernote. Un’altra importante innovazione è il client mobile, compatibile con tutte le piattaforme, che permette di accedere ai documenti e interagire con i processi da qualsiasi tablet o smartphone.

 

M.C.
 

 

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