11 Giugno 2019
Documento Digitale
Dalla Fatturazione elettronica ai Processi Digitali: aumentare efficienza, agilità e governance con la dematerializzazione
Evento FISICO
Veronica Palillo - veronica.palillo@soiel.it - 0226148855
Veronica Palillo - veronica.palillo@soiel.it - 0226148855
09.00 - Registrazione dei partecipanti
09.45 - Benvenuto e apertura lavori
10.00 - Il ruolo dei Conservatori Accreditati nel processo di digitalizzazione dell'Italia: evoluzione e nuove prospettive
Quest'anno ricorrono i 15 anni del primo provvedimento che normava la Conservazione digitale in Italia. In tutto questo tempo c'è stata una marcata evoluzione della figura del Conservatore, e sempre più enfasi è stata data alla qualità dei processi di Conservazione. Oggi ci troviamo davanti ad un mercato maturo dal punto di vista dell'Offerta, ma dal lato della Domanda a che punto siamo? Quali scenari si aprono con i progetti di digitalizzazione di interi flussi documentali che si stanno diffondendo sempre di più anche all'interno delle PMI che rappresentano la trama fondamentale del tessuto economico italiano?
Giovanni Maria Martingano - Consigliere Assintel e Coordinatore Assoconservatori Accreditati Assintel
10.25 - Gestione documentale collaborativa: adesso sì che è facile!
Digitalizzare i processi aziendali sostituendo carta e penna nel lavoro di ogni giorno.
La vecchia “Gestione Documentale” fatta di scanner e orientata ad abolire solo l’ingombro della carta è ormai superata. La sfida principale di ogni azienda è la digitalizzazione dei processi aziendali e la Gestione Documentale Collaborativa è la soluzione.
Top Consult che da oltre trent’anni si occupa solo di Gestione Documentale ha aiutato centinaia di aziende ad eliminare la carta come strumento di lavoro ed è quindi il Partner giusto per facilitare la trasformazione digitale dei processi.
Con il nuovo TopMedia Social NED, l’utente è collaborativo, sempre partecipe e informato, interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, ha sempre la visione d’insieme di tutti i processi in cui è coinvolto.
La possibilità di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati i normali workflow “automatizzano” l’utente e irrigidiscono il lavoro: Social NED rimuove la rigidità dei processi e fa diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo gli automatismi ma mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato sia quando è in ufficio sia mentre è in mobilità”
Le aziende sono in grado di digitalizzare completamente qualsiasi processo strutturato, anche complesso e business critical, e se vengono utilizzate anche le funzionalità native di firma elettronica (digitale e grafometrica) abbandonare non solo la carta ma anche la penna, completando così l’ultimo miglio della Digital Transformation.
Pier Luigi Zaffagnini - CEO, Top Consult
10.50 - Chi cerca… non sempre trova!
Stai cercando un documento per nome? Per data? Per tipologia? La caccia al tesoro all’interno di innumerevoli cartelle non è mai stata divertente. Archiviare tutto il materiale digitalizzato, come ad esempio documenti contabili e/o amministrativi, non è una fase da sottovalutare. Va tenuta in alta considerazione la necessità di trovare facilmente quello che si sta cercando all’interno di un archivio in costante crescita. Non è più possibile infatti navigare fra cartelle, nominate nella maggior parte dei casi per anno, mese, parola chiave, nome cliente, argomento, solo per fare qualche esempio. Quando il numero dei documenti archiviati è superiore alle 3 cifre, findability è la parola magica per sopravvivere. Traducibile in trovabilità è la caratteristica chiave che un archivio digitale deve assolutamente avere. Inserire una parola chiave nella ricerca di un file e lasciare che sia l’archivio a proporre i risultati trovati fra naming, metadati, testo interno ai documenti, tag, categorie, può far risparmiare un’enorme quantità di tempo a chi in quel momento ha magari una necessità urgente da soddisfare. L’archivio digitale può essere condiviso fra tutti i reparti aziendali è diventare così l’unico repository di tutto il patrimonio digitale aziendale, comprensivo di documenti, immagini, video e presentazioni.
Carlo Caporizzi - CEO, GMDE
11.15 - Coffee Break & Networking
11.45 - Digitalizzazione Intorno alla Fattura: la gestione dei processi fra aziende
La fatturazione elettronica ci è stata imposta ma può essere vista come una opportunità: consideriamola come il primo un tassello del percorso che porterà alla dematerializzazione dei processi aziendali di business (che coinvolgono attori interni ed esterni alla organizzazione) e dei fascicoli amministrativi e fiscali, con i benefici in termini di riduzione dei tempi di attraversamento, migliore servizio ai clienti, semplificazione delle attività, minimizzazione degli errori, dovuti alla tanta, troppa manualità ancora presente.
E’ necessario a questo punto ragionare in termini di processo e capire come digitalizzare le fasi e le tipologie documentali che girano intorno alla fattura: l’ordine, la conferma d’ordine, i documenti di trasporto, la documentazione contrattuale ecc. La normativa europea si sta già muovendo per favorire questa tendenza ed è quindi indubbio che siamo di fronte a un importante cambiamento di abitudini e di processi, a cui nessuna organizzazione non può sottrarsi. SB Italia è partner di molte aziende in progetti di digitalizzazione dei processi. In molti casi, questi progetti diventano percorsi di vera e propria digital transformation, che abilitano nuovi business model e nuovi sistemi di offerta al mercato.
Pablo Pellegrini - BU Manager, Document Management, Workflow & Services, SB Italia
12.10 - La fatturazione elettronica: uno stimolo per la digitalizzazione del trasporto
Paolo Bisogni - Presidente, Ailog
12.35 - I documenti digitali come ciclo della comunicazione aziendale
La questione centrale per l’introduzione del documento digitale in verità non gira intorno al progresso o all’innovazione. Le aziende introducono la digitalizzazione al loro interno per ottenere il massimo della comunicazione con i loro contatti e clienti. L’introduzione della fattura elettronica ci ha mostrato che il documento digitale rende il lavoro più semplice ed efficace. Le attività ripetitive adesso vengono svolte dal sistema. Con questa esperienza la digitalizzazione viene finalmente riconosciuta per la sua vera funzione: sfruttare la tecnologia per ottenere una comunicazione semplice e precisa; documentata e ricuperabile in ogni momento. Oggi si digitalizza quasi tutto: brevi info via WhatsApp o sms, newsletter, ordini – anche tramite webshop, documenti di consegna, conferme, contratti. La soluzione OL Connect ha rivoluzionato la semplificazione della comunicazione aziendale. Tutte le comunicazioni derivanti dai mezzi diversificati vengono inserite in un ciclo digitale, che consiste di attività consecutive e simultanee. Inoltre, i documenti e le comunicazioni possono essere interconnessi fra loro; trattando tutta la comunicazione aziendale, sia promozionale che transazionale, come un ciclo unico questo porta dei vantaggi notevoli. Oltre al risparmio di tempo e denaro, chi lavora con la comunicazione in un ciclo digitale può ottenere all’istante sia la panoramica che i dettagli per ogni singolo cliente. Come logica conseguenza la comunicazione con i clienti è precisa e tagliata su misura. OL Connect è la soluzione software che rende tutta questa operatività veloce, ed è facile da usare.
Simone Wolf - General Manager, Objectif Lune Italy
13.00 - Q&A time
13.10 - Lunch Buffet & Networking
14.10 – Il documento informatico e l'importanza della sua conservazione a norma
L'attuale quadro normativo permette la completa sostituzione del supporto cartaceo con quello digitale. Nella maggior parte dei casi tale sostituzione è una vera e propria opportunità, in altri un obbligo. Occorre però preservare integrità e leggibilità nel tempo del documento informatico e ciò può avvenire solo attraverso un valido processo di conservazione a norma.
Luigi Foglia - Avvocato, Anorc
14.25 - Il documento elettronico e le firme elettroniche dal punto di vista del diritto: valore legale e uso all'interno dell'azienda
La fatturazione elettronica rappresenta per le imprese un importante stimolo per avviare il processo di digitalizzazione interna.
La legislazione italiana è stata storicamente tra le più avanzate in tema di documento digitale e creazione ed apposizione di firme elettroniche tanto da costituire un modello per l'Unione Europea allorché quest'ultima ha elaborato un legislazione unitaria per gli Stati Membri.
L'intervento illustrerà le norme del Regolamento Europeo eIDAS e del Codice dell'Amministrazione Digitale nonché le relative regole tecniche al fine, tra l'altro, di comprendere quanti tipi di firme elettroniche esistano, le loro caratteristiche e il valore legale e probatorio delle diverse firme.
Una volta chiariti i suddetti profili, potrà essere interessante verificare e discutere in che modo i documenti digitali e gli strumenti di firma elettronica possono essere utilizzati all'interno delle diverse funzioni aziendali.
Nell'intervento si farà inoltre cenno agli altri servizi fiduciari offerti dal Regolamento eIDAS quali i sigilli elettronici, i servizi elettronici di recapito e l'autenticazione di siti web.
Gian Marco Rinaldi - Avvocato, Bird & Bird
14.50 - Chiusura lavori
L'Hotel Michelangelo si trova in Piazza Luigi di Savoia n.6. Accanto alla Stazione Centrale di Milano. Grazie gli ottimi mezzi pubblici e alla vicinanza con la Metropolitana è possibile raggiungere facilmente qualsiasi punto della cittá.
L'Hotel Michelangelo dispone di un ampio centro congressi attrezzato con le migliori tecnologie del settore.
GMDE è un’azienda nata 25 anni fa nel settore editoriale. Nel tempo ha aumentato le sue competenze sia nell’ambito dei sistemi editoriali che in quello della stampa e prestampa ed è riuscita così a conquistare la fiducia dei maggiori editori italiani di quotidiani, periodici e libri. Negli ultimi anni seguendo una politica di differenziazione e espansione nei diversi mercati ha esteso il suo interesse anche verso il mercato dell’Industry, mercato in cui le soluzioni che negli anni sono state proposte al publishing possono trovare nuova applicazione, riuscendo così a fornire i suoi servizi a molte rinomate aziende italiane. In un ambito in cui la veloce evoluzione nell’era digitale deve essere affrontata con la conoscenza di nuove soluzioni e nuovi prodotti, GMDE è il team giusto a cui affidarsi per aver un partner attento alle esigenze del mercato e che per questo e sempre alla continua ricerca e sviluppo di soluzioni innovative.
Le soluzioni proposte da GMDE infatti, aiutano le aziende nella creazione ottimale di una struttura dati volta a facilitare la comunicazione di ogni informazione di prodotto su qualsiasi tipo di piattaforma, riducendo innanzitutto la possibilità di errore (versioni di immagine o dati di prodotto sono infatti mantenute in un’unica posizione) e abbattendo il time to market.
L’idea di GMDE è proprio quella di far conoscere e comprendere l’importanza di sistemi basati sul dato strutturato, per poi riuscire ad ottenere il massimo dal dato stesso.
GMDE può inoltre essere utile alle aziende che stanno per affrontare la conversione al digitale, e di conseguenza si trovano a dover modificare le loro modalità di comunicazione, aiutandole a strutturare i propri database per sfruttarne il massimo delle potenzialità future, implementando workflow aziendali che coinvolgano sia le figure interne che quelle esterne, a cui tante aziende si rivolgono per la creazione di contenuti digitali, siano essi immagini, video o presentazioni. GMDE è in grado di proporre tutto questo grazie all’esperienza maturata in anni di applicazione nel settore della publishing a ogni livello, dove la comunicazione e l’interesse dell’utente finale sono l’obiettivo da raggiungere: dall’ingestion delle immagini di prodotto (di cui viene mantenuta ogni versione), alla compilazione dei metadati (che facilita all’interno di un archivio la ricerca delle immagini stesse) fino a soluzioni in grado di permettere anche a chi non ha conoscenze informatiche di poter comunicare le novità di prodotti e i cataloghi aziendali su qualsiasi tipologia di dispositivo mobile.
GMDE è Strategic Partner Pimcore per il mercato italiano!
Nata nel 1995 con l’obiettivo di migliorare la comunicazione clienti grazie ad una tecnologia all’avanguardia, Objectif Lune è diventata leader nell’ambito della composizione, dell’automazione dei processi aziendali, dell’output multicanale e delle soluzioni Capture. La nostra azienda offre una piattaforma flessibile ed interattiva per la creazione e l’automazione della comunicazione clienti grazie all’uso di stampa, web, e-mail e cellulari. Le nostre soluzioni sono scalabili e adattabili alle esigenze di ogni tipo di organizzazione, dalle PMI alle aziende enterprise.
Objectif Lune Italy
7 Tower
Via. A. Gramsci 88/A
42124 Reggio Emilia
Tel - 0522 18 63 111
sales@it.objectiflune.com
Software house nata in Italia a fine 2000 si è occupata sempre solo ed esclusivamente di ricerca e sviluppo nel settore dell’elaborazione delle immagini e della lettura ottica, due filoni strettamente legati alla gestione documentale.
Recogniform Technologies SpA
Contrada Concistocchi
87036 Rende
Numero Verde 800.732738 - Tel. 0984.404174 - Fax 0984.830299
info@recogniform.it
Costituita nel 1987 a Torino, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nella gestione elettronica dei documenti e ad "evangelizzare" il mercato. Oggi è uno dei leader di questo settore, dove conta oltre 500 clienti privati e pubblici in Italia e in Europa. Fra loro, ci sono anche colossi come Lavazza, L'Orèal, Prada, RINA, Kering, Coop Alleanza 3.0, Findomestic, che fanno affidamento sulle soluzioni Top Consult, per migliorare gestione del business e competitività.
Il motore di tutte le soluzioni Top Consult è TopMedia Social NED, la "rivoluzionaria" piattaforma enterprise che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione documentale; ha interfaccia intuitiva che consente lo smart working e l’allargamento della gestione documentale a manager e mobile worker; le sue soluzioni collaborative consentono la nascita dell’azienda senza e-mail, con soluzioni applicative fruibili da PC, Web o Mobile, in House o su Cloud.
Le soluzioni applicative fornite sono di due tipi: per le imprese e gli enti di grandi dimensioni si realizzano articolati progetti ad hoc basati su “TopMedia Social NED – Enterprise” dove vengono sfruttate al meglio le sue caratteristiche di fault tolerance e load balancing; le PMI che vogliono iniziare velocemente a gestire i documenti informatici possono impiegare “TopMedia Social NED – Suite”, pronta all'uso, che ha le strutture degli archivi elettronici già predisposte per le aree aziendali dell'Amministrazione-Contabilità, della Fatturazione Elettronica, del Personale e della gestione Corrispondenza.
In un mondo di documenti via via solo informatici, le imprese devono affidarsi a partner esperti e affidabili come Top Consult, capaci di guidarle nelle scelte tecnologiche e nelle trasformazioni organizzative dei processi avendo ben chiaro però sempre il rispetto delle specifiche normative sui documenti informatici e la loro conservazione obbligatoria a norma di legge. Ha profonda conoscenza delle normative e più di 30 anni di esperienza sul campo attraverso la realizzazione di centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi, e integrati con sistemi informativi diversi; è certificata: ISO 27001, ISO 9001, Conservatore Digitale accreditato AGID e possiede un Access Point Peppol certificato per lo scambio di documenti UBL tramite rete PEPPOL.
Top Consult eroga i propri servizi Cloud di Gestione Documentale e Conservazione Digitale utilizzando una infrastruttura IT proprietaria, completamente virtualizzata, che fornisce livelli enterprise di potenza di calcolo, capacità di memoria, spazio storage e risorse di networking dall’interno di due data center altamente interconnessi. Fanno parte integrante dell’infrastruttura di Top Consult, Firewall in HA (High Availability) e servizi di Load Balancing finalizzati a garantire un elevato livello di Security e di Business Continuity.
Top Consult
Via Valeggio 22/E
10128 Torino
Tel - 0115805994
www.topconsult.it
marketing@topconsult.it
